Расходный кассовый ордер является ключевым документом при любых кассовых операциях в компании. Правильное его оформление гарантирует отсутствие проблем с налоговой. Давайте разберемся, как заполнять расходный кассовый ордер, чтобы избежать штрафов и недоразумений.
Назначение и виды расходных кассовых ордеров
Расходный кассовый ордер (РКО) - это документ, который оформляется при любом расходовании денежных средств из кассы организации. РКО подтверждает факт выдачи наличных из кассы и является основанием для внесения записей в кассовую книгу.
РКО применяется в следующих случаях:
- выдача денег под отчет сотруднику
- выплата заработной платы
- оплата товаров, работ или услуг сторонним организациям
- передача выручки инкассаторам для сдачи в банк
Различают расходные кассовые ордера на бумажном носителе и в электронном виде. Бумажный РКО заполняется от руки или распечатывается. Электронный оформляется в специальной программе и подписывается электронными подписями.
Преимущества электронного РКО:
- удобство заполнения и хранения
- возможность оперативного поиска
- автоматическое заполнение реквизитов
Кто и когда оформляет расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер (бланк) заполняет главный бухгалтер или бухгалтер, если главный бухгалтер передал ему такие полномочия. Также РКО может оформлять руководитель организации при отсутствии бухгалтеров.
Подписывать РКО должны:
- руководитель организации;
- главный бухгалтер или иное лицо, уполномоченное руководителем.
Расходный кассовый ордер оформляется в день выдачи денег из кассы. Заполнять РКО заблаговременно нельзя.
Порядок заполнения расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер заполняется по установленной форме No КО-2, утвержденной Центробанком. Обязательно использовать типовой бланк.
Образец расходного ордера с заполненными реквизитами
Порядок заполнения РКО:
- Указать название документа и код формы в верхнем левом углу.
- Вписать номер и дату составления РКО.
- Указать наименование организации.
- В графе "Получатель" внести ФИО и должность получающего деньги.
- В графе "ИНН" указать ИНН организации.
Далее заполняются реквизиты самого РКО - основание выдачи денег, сумма прописью и цифрами, подписи ответственных лиц. После этого РКО передается получателю для подписи.
Завершает заполнение кассир - он указывает реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя, ставит дату и подпись.
Исправления в РКО не допускаются. При ошибке придется составлять новый бланк.
Электронный РКО заполняется в специализированной программе и подписывается электронными подписями бухгалтера, руководителя и получателя средств.
Заполнение РКО в разных ситуациях
Рассмотрим особенности заполнения расходного кассового ордера в различных ситуациях.
Выдача денег под отчет
Чтобы получить деньги под отчет, сотрудник должен написать соответствующее заявление на имя руководителя с указанием суммы и цели расходования средств.
В РКО в графе "Получатель" указывают ФИО и должность сотрудника. В графе "Основание" - реквизиты заявления на выдачу денег под отчет.
Выплата заработной платы
При выдаче зарплаты оформляют расчетно-платежную ведомость и на ее основании заполняют РКО. В РКО указывают номер и дату ведомости, конкретные данные получателей не заполняют.
Передача денег на расчетный счет
Когда средства сдают в банк, в РКО указывают ФИО и должность сотрудника, который будет доставлять деньги. В основании прописывают цель перечисления и реквизиты банковского счета.
Оплата поставщикам
При оплате сторонним организациям в РКО указывают наименование поставщика, а также паспортные данные получателя по доверенности. Обязательно приложить доверенность.
Регистрация и хранение расходных кассовых ордеров
Выписанный расходный кассовый ордер регистрируют в приходно-расходном журнале, где указывают его номер, дату, сумму.
Сроки хранения РКО
Согласно архивному законодательству, расходные кассовые ордера должны храниться не менее 5 лет. Этот срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом составления документа.
Например, РКО за 2023 год надо хранить как минимум до 1 января 2029 года. За организацию хранения отвечает руководитель.
Хранение электронных РКО
Электронные расходные ордера можно хранить только в электронном виде. При этом должны соблюдаться условия сохранности электронных документов.
Ответственность за нарушения с РКО
За отсутствие расходных кассовых ордеров компанию могут оштрафовать как за грубое нарушение правил учета. Размер штрафа для организации - 10 000 рублей.
Как избежать ошибок при заполнении РКО
Чтобы не допустить ошибок при работе с расходными ордерами, рекомендуется:
- Использовать типовые бланки РКО;
- Заполнять РКО только в день выдачи денег;
- Не допускать исправлений;
- Проверять правильность заполнения.
Выводы
Расходный кассовый ордер является важным финансовым документом, подтверждающим расходование денежных средств. Правильное оформление РКО позволит избежать проблем с налоговой инспекцией.
Автоматизация работы с РКО
Для упрощения работы с расходными кассовыми ордерами можно использовать специальные программы.
Функционал таких программ:
- Формирование и печать РКО на основе данных из 1С;
- Автоматическое заполнение реквизитов;
- Хранение РКО в электронном виде;
- Быстрый поиск РКО в архиве.
Использование программ для работы с РКО позволяет минимизировать ручной труд, ускорить обработку документов и снизить риск ошибок.
Организация документооборота РКО
Для эффективной работы с расходными ордерами рекомендуется настроить документооборот:
- Заявка на получение денег из кассы;
- Проверка заявки и одобрение руководителем;
- Оформление РКО в бухгалтерии;
- Получение денег в кассе по РКО;
- Передача 2-го экземпляра РКО в бухгалтерию.
Такой порядок позволит контролировать процесс и минимизировать риски ошибок и злоупотреблений.
Проверка правильности заполнения РКО
Перед подписанием РКО ответственные сотрудники должны проверить:
- Заполнение всех обязательных реквизитов;
- Соответствие суммы прописью и цифрами;
- Правильность расчетов;
- Наличие необходимых подписей.
Такая проверка позволит предотвратить ошибки и нарушения при оформлении РКО.