Фискальный накопитель – неотъемлемая часть современной кассы. Периодически его приходится менять. Чтобы сохранить данные о финансовых операциях, нужно закрыть старый ФН и отправить отчет в налоговую. Давайте узнаем, как правильно это сделать.
Назначение отчета о закрытии ФН
Отчет о закрытии фискального накопителя предназначен для сохранения информации о ранее проведенных операциях на кассовом аппарате. Он формируется в следующих случаях:
- По истечении срока эксплуатации ФН
- При заполнении памяти ФН
- При выходе ФН из строя
- При утере или краже ККТ
После формирования отчет отправляется оператору фискальных данных, а затем в налоговую инспекцию. В нем содержится важная информация:
- Реквизиты организации или ИП
- Сведения об онлайн-кассе и фискальном накопителе
- Данные о проведенных финансовых операциях
- Дата и время формирования отчета
Отчет о закрытии фискального накопителя позволяет корректно завершить работу с текущим ФН и в дальнейшем использовать эти данные, например, при перерегистрации ККТ.
Три типа онлайн-касс и особенности закрытия ФН
Существует три основных типа контрольно-кассовой техники, которые по-разному подходят к процедуре закрытия фискального накопителя:
Смарт-терминалы
Это мобильные устройства со встроенным программным обеспечением. Они позволяют легко регистрировать кассу в ФНС и снимать с учета. Для закрытия ФН достаточно следовать инструкции на экране смарт-терминала.
Автономные кассы и фискальные регистраторы
Такие ККТ не имеют встроенных программ для работы с налоговыми органами. Поэтому потребуются специальные драйверы от производителя, которые устанавливаются на компьютер.
ККТ на базе компьютера или планшета
Для таких касс используют отдельные программы для регистрации и снятия с учета. Нужно подключить ККТ к компьютеру и запустить нужное ПО.
Лучше всего подходят мобильные смарт-терминалы, так как процедура закрытия в них максимально упрощена. Хуже всего – ККТ на базе ПК, где высок риск ошибки из-за сложности.
Пошаговая инструкция закрытия ФН
Рассмотрим подробную последовательность действий для закрытия фискального накопителя в онлайн-кассе:
Подготовка к процедуре
Перед началом закрытия ФН нужно:
- Передать все фискальные документы ОФД
- Проверить отсутствие непереданных ФД в кассе
- Подключить ККТ к интернету
- Подготовить новый фискальный накопитель
Непосредственное закрытие в ККТ
- Ввести команду закрытия ФН в меню кассы
- Подтвердить действие и ввести пароль
- Дождаться формирования отчета о закрытии ФН
- Распечатать отчет и проверить данные
Печать и отправка отчета в ОФД
- Распечатать отчет о закрытии ФН
- Дождаться автоматической отправки отчета ОФД
- Убедиться в получении квитанции от ОФД
При любой ошибке процедура закрытия ФН отменяется и нужно начинать сначала.
Возможные ошибки и их устранение
Частые ошибки при закрытии фискального накопителя:
- Непереданные ФД – передать все документы в ОФД
- Нет интернет-соединения – проверить настройки и подключение
- Неверные дата/время в ККТ – установить актуальные
- Отсутствие бумаги – загрузить рулон в принтер
При возникновении ошибок следует устранить причину и повторить процедуру закрытия ФН.
Что делать после закрытия ФН?
После успешного закрытия фискального накопителя и формирования отчета предстоит выполнить еще несколько важных действий.
Хранение отработанного ФН
Старый фискальный накопитель, по которому сформирован отчет о закрытии, необходимо хранить в течение 5 лет. Он должен быть доступен для предъявления по требованию налоговой инспекции.
Установка и активация нового ФН
После извлечения старого ФН его место занимает новый фискальный накопитель, который нужно активировать в установленном порядке, следуя инструкции.
Перерегистрация ККТ в налоговой
С установкой нового ФН онлайн-кассу необходимо перерегистрировать в налоговых органах. Это можно сделать либо через личный кабинет на сайте ФНС, либо через оператора фискальных данных.
Варианты перерегистрации онлайн
Для перерегистрации кассы онлайн потребуются:
- Заявление о снятии с регистрационного учета
- Отчет о закрытии ФН
- Новый фискальный накопитель
Затем через личный кабинет на сайте ФНС заполняется электронная форма заявления и отчет об изменении параметров регистрации.
Актуальные изменения в законодательстве
Требования к отчету о закрытии ФН регулярно обновляются. Рассмотрим ключевые нововведения в этой сфере.
Поправки в 54-ФЗ и в НК РФ
В 54-ФЗ и Налоговый кодекс РФ периодически вносятся изменения, касающиеся порядка закрытия ФН и отправки отчетности. Необходимо отслеживать актуальную информацию на сайте ФНС.
Разъяснения ФНС России
Налоговая служба публикует разъяснения по применению новых норм законодательства о ККТ. Важно изучать такие документы, чтобы правильно формировать отчет.
Судебная практика по спорным ситуациям
При возникновении споров с налоговыми органами полезно обращаться к судебной практике по аналогичным делам, чтобы защитить свою позицию.
Программы для автоматизации процесса
Для упрощения процедуры закрытия ФН можно использовать специальные программные решения.
Встроенные программы в ККТ
Многие современные модели онлайн-касс имеют предустановленные приложения для формирования необходимых фискальных документов, в том числе отчета о закрытии ФН.
Сторонние решения от разработчиков
Существуют сторонние программы, которые позволяют автоматизировать процесс подготовки отчета о закрытии ФН для разных моделей ККТ.
Интеграция со специализированным ПО
Отчет о закрытии фискального накопителя может формироваться в составе комплексных программных продуктов по автоматизации розничной торговли и учета.
Полезные советы по закрытию ФН
Рассмотрим рекомендации, которые помогут избежать ошибок при закрытии фискального накопителя.
Рекомендации для разных ситуаций
- При большом объеме фискальных документов лучше разбить отправку в ОФД на несколько порций
- Если ККТ работает с перебоями, отложите закрытие ФН до устранения неисправностей
- При появлении сообщения об ошибке не пытайтесь повторить процедуру сразу, сначала выясните ее причину
Ответы на частые вопросы
Отвечаем на типичные вопросы о закрытии ФН:
- Можно ли работать на кассе без ФН? – Нет, работа ККТ без фискального накопителя запрещена.
- Требуется ли печатать отчет о закрытии ФН? – Да, распечатка отчета обязательна.
- Куда обращаться если возникли проблемы? – В сервисный центр или службу техподдержки ОФД.
Пошаговые инструкции для пользователей
Подробные инструкции о том, как закрыть ФН на конкретной модели ККТ, можно найти на сайте производителя или в документации к вашему конкретному используемому кассовому аппарату.