Отчет СЗВ-М: образец заполнения, инструкция, сроки сдачи формы

СЗВ-М - ежемесячный отчет для работодателей о своих сотрудниках. От того, насколько правильно он заполнен, зависит будущая пенсия работников. А ошибка может стоить немалого штрафа. Давайте разберемся, как заполнить СЗВ-М с нуля, пошагово. Рассмотрим пример, скачаем актуальный бланк и шаблон. В конце ответим на частые вопросы по отчету. Так что поехали!

Общая информация об отчете СЗВ-М

СЗВ-М - это ежемесячная форма отчетности для работодателей, в которой содержатся персонифицированные сведения о работающих у них гражданах. Этот документ нужен для правильного учета пенсионных прав застрахованных лиц.

Конкретнее, СЗВ-М позволяет:

Вести персонифицированный учет в ПФР
Рассчитывать пенсионные баллы и страховой стаж
Избегать ошибок при начислении пенсии в будущем

По данным из СЗВ-М ПФР формирует для каждого работающего гражданина индивидуальный лицевой счет. На него начисляются пенсионные баллы и стаж.

Таким образом, от корректности сведений в отчете напрямую зависит пенсия каждого сотрудника. А значит, к его составлению нужно подходить максимально внимательно и ответственно.

Кто должен сдавать СЗВ-М

Обязанность сдавать отчет СЗВ-М возникает у всех работодателей, которые:

Являются страхователями по обязательному пенсионному страхованию
Производят выплаты и иные вознаграждения физическим лицам

Это касается как организаций, так и индивидуальных предпринимателей. СЗВ-М сдают если у них работают:

Сотрудники по трудовым договорам
Лица по гражданско-правовым договорам (подряда, авторским и др.)

Даже если человек формально не работал, но договор действовал хотя бы день в отчетном месяце - его нужно включать.

Также в отчет попадает единственный учредитель организации, который исполняет функции руководителя.

Основные требования к СЗВ-М

Чтобы избежать ошибок, важно знать основные требования к отчету СЗВ-М:

Сдается страхователем ежемесячно не позднее 15 числа
Утвержденная форма и порядок заполнения
Обязательный электронный формат при 25 и более застрахованных

Отдельно стоит сказать про ответственность. Если работодатель нарушил требования к СЗВ-М, ему грозит штраф.

За непредставление отчета или ошибки в сведениях о каждом работнике штраф составит 500 рублей. Если ошибки обнаружат по результатам проверки ПФР, исправить без штрафа их уже нельзя будет.

Поэтому очень важно быть предельно внимательным и стараться избегать оплошностей при заполнении СЗВ-М.

Порядок и сроки сдачи отчета СЗВ-М

Чтобы правильно сдавать отчетность в ПФР, нужно четко знать установленные сроки и порядок.

Итак, сдавать СЗВ-М необходимо ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Если 15 число попадает на выходной или праздник, срок продлевается до ближайшего рабочего дня.

Например:

За январь 2022 года - до 15 февраля
За февраль 2022 года - до 15 марта
За март 2022 года - до 18 апреля (т.к. 15 апреля выходной)

Подавать отчет нужно в территориальный орган ПФР по месту регистрации страхователя. Это можно сделать одним из двух способов:

В бумажном виде - при менее 25 застрахованных
В электронном виде - при 25 и более застрахованных

Обязательно используйте официальные бланки СЗВ-М, утвержденные ПФР. Их можно скачать на сайте фонда в разделе "Формы документов".

Вариант 1. Скачать бланк СЗВ-М на сайте ПФР
Вариант 2. Воспользоваться специальными сервисами, которые предоставят актуальный бланк и помогут корректно заполнить отчет.

Отдельно стоит сказать про ответственность. Если работодатель нарушил требования к СЗВ-М, ему грозит штраф.

Поэтому очень важно быть предельно внимательным и стараться избегать оплошностей при заполнении СЗВ-М.

Автоматизация процесса

Чтобы сократить риск ошибок, многие работодатели прибегают к автоматизации процесса подготовки и сдачи отчетности.

Для этих целей существуют специальные онлайн-сервисы. Они позволяют:

Быстро генерировать заполненные формы СЗВ-М и другой отчетности в ПФР
Автоматически производить расчеты и проверку данных
Отправлять готовые отчеты прямо из системы
Избегать ошибок и связанных с ними штрафов

Такие сервисы значительно облегчают работу с отчетностью для бухгалтеров и специалистов кадровых служб.

Пошаговая инструкция заполнения СЗВ-М

Разберем последовательно, как заполнять форму отчета СЗВ-М. Рассмотрим актуальный в 2022 году вариант.

Подготовка данных

Перед тем как приступить к заполнению, нужно подготовить всю необходимую информацию. Это прежде всего:

Паспортные данные и СНИЛС всех сотрудников
Реквизиты организации для титульного листа
Номер и дата приказов о приеме, увольнении, переводах за месяц

Эти сведения可以 взять в отделе кадров. Их нужно тщательно проверить, чтобы избежать неточностей.

Заполнение титульного листа

На титульном листе отчета СЗВ-М указываются:

Полное наименование организации
Регистрационный номер ПФР
ИНН и КПП
Наименование должности и ФИО руководителя
Период, за который подается отчет
Тип отчета (первичный, дополнительный, отменяющий)
Наименование ПФР, куда сдается отчет

Все эти данные берутся из учредительных документов и кадровых приказов компании.

Внесение данных о сотрудниках

Далее переходим к самому важному разделу - сведениям о каждом застрахованном лице. Здесь указываются:

Порядковый номер
Фамилия, имя, отчество полностью
СНИЛС
ИНН

Вносить данные нужно аккуратно, проверяя соответствие документам. Особое внимание СНИЛС и датам рождения.

Проверка заполненного отчета

После того как СЗВ-М заполнен, обязательно выполните его проверку:

Сверьте все указанные данные с источниками
Проверьте правильность заполнения кодов и номеров
Убедитесь, что включены все сотрудники за период

Такая проверка позволит свести к минимуму риск ошибок и отказа в приеме отчета ПФР.

После заполнения и проверки отчет готов к отправке в Пенсионный фонд. Это можно сделать либо через личный кабинет на сайте ПФР, либо с помощью специальных онлайн-сервисов, о которых мы говорили ранее.

Теперь разберем некоторые особые ситуации при заполнении СЗВ-М.

Заполнение отменяющей формы

Отменяющую форму СЗВ-М заполняют и подают в двух случаях:

Если исходный отчет был подан с ошибками
Если исходный отчет был подан по ошибке

В отменяющем СЗВ-М достаточно указать только те сведения, которые подлежат отмене. Например, данные по сотрудникам, которые включили ошибочно.

Заполнение дополняющей формы

Дополняющий отчет СЗВ-М подается

Для включения сведений о сотрудниках, которые не попали в первичный отчет
Для исправления ошибок в данных о работниках

В дополняющей форме указывают только те сведения, которые нужно добавить или исправить. Например:

Данные о сотруднике, которого ошибочно не включили в отчет за месяц
Исправленный СНИЛС работника, в котором была допущена опечатка

Таким образом дополняющая форма позволяет исправить ошибки или добавить недостающие сведения без необходимости полностью отменять первичный отчет.

Актуальный бланк формы СЗВ-М

С 2022 года вступил в силу обновленный бланк формы СЗВ-М. Рассмотрим его подробно.

Где взять новый бланк

Скачать актуальный бланк СЗВ-М можно:

На официальном сайте ПФР в разделе бланков
В личном кабинете на сайте ПФР
С помощью онлайн-сервисов для подготовки отчетности

Лучше всего пользоваться электронным бланком. Это исключит ошибки при заполнении.

Изменения в новой форме

Основные изменения коснулись:

Правил заполнения типа формы
Указания краткого наименования организации
Требований к заполнению ФИО
Нумерации сотрудников

Подробнее о нововведениях читайте в порядке заполнения СЗВ-М на сайте ПФР.

Описание нового бланка

Новый бланк СЗВ-М состоит из разделов:

Сведения о страхователе
Отчетный период
Тип формы
Сведения о застрахованных лицах

Первые три раздела заполняются в соответствии с реквизитами и типом отчета.

Четвертый раздел представляет собой таблицу со сведениями по каждому сотруднику. Здесь указываются:

Номер п/п
ФИО полностью
СНИЛС
ИНН

Следите, чтобы все данные точно соответствовали документам сотрудников.

Примеры заполнения формы СЗВ-М

Чтобы лучше разобраться в порядке заполнения СЗВ-М, давайте рассмотрим конкретные примеры.

Пример заполнения титульного листа

На титульном листе отражаем реквизиты организации, период и тип формы. Например:

Наименование: ООО "Стройкомпания"
Рег. номер ПФР: 123-456-7890
ИНН: 7856234712
Период: 03/2022
Тип: исходная

Пример данных о сотрудниках

В таблицу вносим данные из приказов о приеме на работу. К примеру:

1	Иванов Иван Иванович	123-456-789 01	1234567890
2	Петров Петр Петрович	123-456-789 02	1234567891

Как видно из примеров, все данные указываются максимально подробно, без сокращений.

Разбор типичных ошибок

Часто в отчетах встречаются такие ошибки:

Опечатки в СНИЛС
Сокращение ФИО
Несоответствие данных документам
Неверная дата рождения

Все это может привести к отказу в приеме отчета. Поэтому крайне важно внимательно проверять введенные данные.

Для снижения риска ошибок лучше использовать электронные сервисы, которые сами заполнят СЗВ-М на основе кадровых документов.

Заполнение СЗВ-М в типичных ситуациях

Рассмотрим особенности заполнения отчета СЗВ-М в некоторых типичных ситуациях.

Отчет при отсутствии сотрудников

Если в организации нет работников, сдается нулевая форма СЗВ-М. В ней заполняется только титульный лист.

Нулевую форму также подает индивидуальный предприниматель, у которого нет наемных лиц.

Отчет при увольнении сотрудников

При увольнении в течение месяца работник включается в СЗВ-М, если на него распространялось пенсионное страхование хотя бы 1 день.

Отчет руководителем организации

Единственный учредитель, исполняющий функции руководителя, включается в отчет СЗВ-М как застрахованное лицо.

Даже если с ним нет трудового договора, его данные указывают в СЗВ-М обязательно.

Исправление ошибок в сданном отчете

Чтобы исправить ошибки в уже поданном отчете СЗВ-М, нужно подать дополняющую или отменяющую форму.

В дополняющей форме исправляются конкретные ошибочные данные. В отменяющей - отменяется весь отчет целиком.

Автоматизация процесса подготовки СЗВ-М

Для снижения трудозатрат и риска ошибок имеет смысл автоматизировать процесс подготовки и сдачи отчета СЗВ-М.

Преимущества автоматизации

Использование специальных онлайн-сервисов дает такие преимущества:

Сокращение ручного труда
Минимизация ошибок в отчетах
Ускорение процесса сдачи отчетности
Своевременное информирование о сроках

Выбор сервиса автоматизации

При выборе сервиса обратите внимание на такие функции:

Возможность интеграции с 1С, другим ПО
Автозаполнение форм на основе данных
Автоматическая проверка отчетов на ошибки
Отправка готовых отчетов в контролирующие органы

Такой функционал значительно упростит работу с отчетом СЗВ-М.

Ответы на частые вопросы по СЗВ-М

Рассмотрим ответы на наиболее частые вопросы по заполнению и сдаче отчета СЗВ-М.

Нужно ли сдавать нулевую СЗВ-М?

Да, нулевой отчет сдается при отсутствии сотрудников. В нем заполняется только титульный лист.

Можно ли не сдавать СЗВ-М при банкротстве?

Нет, даже при банкротстве работодатель обязан сдавать СЗВ-М. Подается нулевая форма.

Как заполнить СЗВ-М индивидуальным предпринимателем?

ИП без наемных работников подает нулевую СЗВ-М. С наемными лицами - стандартную.

Подробнее об особенностях заполнения СЗВ-М читайте в официальных разъяснениях Минтруда и ПФР.

Образец заполнения отчета СЗВ-М

Для наглядности давайте еще раз рассмотрим пошаговый образец заполнения формы СЗВ-М с примерами данных.

Заполняем титульный лист

Указываем реквизиты организации, отчетный период, тип формы.
Вносим данные о сотрудниках

В таблицу вписываем все необходимые сведения о застрахованных лицах.
Проверяем заполненный отчет

Сверяем все данные с источниками, проверяем корректность кодов.
Отправляем СЗВ-М в ПФР

Отчет можно подать через личный кабинет на сайте ПФР или специальные сервисы.

Следуя этому образцу заполнения и проверки СЗВ-М, вы сможете избежать типичных ошибок.

Автоматизация подготовки отчета СЗВ-М

Рассмотрим, как можно максимально автоматизировать процесс подготовки и сдачи отчета СЗВ-М.

Использование онлайн-сервисов

Специальные интернет-сервисы позволяют сформировать и проверить СЗВ-М, а также отправить его в ПФР всего в несколько кликов.

Интеграция с 1С и другими системами

Есть решения, которые извлекают данные для СЗВ-М из 1С, SharePoint, Active Directory и других систем.

Уведомления о сроках сдачи

Сервисы могут автоматически оповещать о необходимости сформировать очередной отчет СЗВ-М.

Такие возможности автоматизации существенно упрощают работу с отчетом и повышают ее эффективность.