Что такое подлинник документа и как он отличается от копии? Этот вопрос часто возникает при работе с документами. В статье мы разберем основные определения, рассмотрим виды подлинников и их отличия от копий. Также узнаем о юридической силе подлинников и копий документов.
Определение подлинника документа
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013, подлинник документа - это первый или единственный экземпляр документа. То есть подлинник - это исходный документ, с которого делаются последующие копии.
Часто подлинник отождествляют с оригиналом документа. Однако между этими понятиями есть различия:
- Подлинник - первичный документ, с которого изготавливают копии.
- Оригинал - любой экземпляр документа, соответствующий подлиннику.
То есть оригиналом может быть сам подлинник и копия, полностью соответствующая подлиннику.
Важно отличать подлинник документа от его копии и дубликата:
- Копия полностью воспроизводит подлинник, но не имеет юридической силы.
- Дубликат - это повторный экземпляр подлинника, имеющий такую же юридическую силу.
Таким образом, подлинник документа - это первичный, подлинный документ, с которого изготавливают последующие копии.
Виды подлинников документов
Подлинники документов бывают:
- Бумажные
- Электронные
- Графические (чертежи, карты, схемы)
- Аудио и видео
Для подтверждения подлинности документа на нем проставляют соответствующие отметки:
- Подпись
- Печать
- Штамп
- Удостоверительная надпись
Подлинность электронного документа подтверждается электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью.
Таким образом, подлинники бывают разных видов в зависимости от носителя информации и способа удостоверения.
Подлинность и копии документов
Копия документа не имеет юридической силы подлинника. Чтобы придать копии юридическую силу, ее заверяют или удостоверяют установленным способом.
Заверение копии производится для подтверждения ее соответствия подлиннику. При этом заверитель свидетельствует тождество копии и подлинника, который находится у него.
В ряде случаев законодательство предусматривает обязательное представление подлинников документов:
- При подаче заявлений на получение паспорта, регистрацию брака, установление отцовства и др.
- При подаче исковых заявлений в суд
- При предъявлении претензий перевозчику
Использование и хранение подлинников документов регламентируется правилами делопроизводства организаций.
Таким образом, для придания юридической силы копии документа ее необходимо заверить. В ряде случаев требуется представление подлинников.
Подлинник документа в делопроизводстве
Порядок создания и оформления подлинников документов регламентируется правилами делопроизводства организаций.
После составления подлинник документа регистрируется и учитывается. Регистрация подтверждает факт создания документа и фиксирует необходимые сведения о нем.
В процессе делопроизводства подлинники документов:
- Исполняются ответственными лицами
- Хранятся в соответствии с установленными правилами
- Могут направляться для ознакомления другим подразделениям или организациям
По истечении срока хранения подлинники документов передаются на архивное хранение.
Подлинник документа в судопроизводстве
В судебном процессе стороны обязаны представлять подлинники документов в обоснование своих требований и возражений.
Суд может назначить экспертизу для установления подлинности представленных документов. При этом проверяются:
- Подписи и печати
- Реквизиты бланка
- Технические признаки документа
Подделка подлинника документа для представления в суд является преступлением и влечет уголовную ответственность.
Экспертиза подлинности документов
Экспертизу подлинности документов проводят специалисты судебно-экспертных учреждений Минюста России.
При определении подлинности анализируют:
- Внешние признаки документа
- Реквизиты
- Почерковедческие и технические признаки
Ошибки при экспертизе возможны, если используются ненаучные методы или эксперт некомпетентен.
Примеры судебных дел с исследованием подлинности
Рассмотрим несколько примеров судебных дел, где проводилась экспертиза подлинности документов:
- Дело о мошенничестве с поддельными доверенностями на получение кредитов (экспертиза установила факт подделки подписей)
- Дело о хищении земельного участка по подложным документам о праве собственности (выявлено изготовление подложных печатей)
- Дело об уклонении от уплаты налогов с использованием фиктивных договоров (доказан факт изготовления договоров задним числом)
Использование и хранение подлинников документов
Порядок использования и хранения подлинников документов регламентируется правилами документооборота организаций.
Подлинники документов:
- Используются строго по назначению
- Хранятся в специально оборудованных помещениях
- Выдаются сотрудникам под расписку на ограниченный срок
- Не допускается их порча или утрата
Сроки хранения подлинников определяются номенклатурой дел организации.
Передача подлинников документов на архивное хранение
По истечении установленного срока хранения подлинники документов подлежат передаче в архив организации или государственный архив.
Передаче подлежат подлинники, имеющие историческую и практическую ценность. Остальные подлинники подлежат уничтожению по акту.
Подлинники передаются в архив после:
- Оформления дел
- Составления описей
- Экспертизы ценности документов
В архиве подлинники документов хранятся в течение установленных сроков как архивный фонд.
Критерии определения подлинности документов
Основные критерии определения подлинности документов:
- Соответствие юридическим требованиям к оформлению
- Наличие установленных реквизитов
- Качество бланка, печатей, подписей
- Соответствие техническим признакам подлинника
Также анализируется содержание документа, наличие исправлений, стиль изложения.
Ошибки при определении подлинности документов
Типичные ошибки при экспертизе подлинности:
- Неполное исследование признаков подлинности
- Ненаучные методы исследования
- Недостаточная квалификация эксперта
- Несоответствие выводов фактическим данным
Для предотвращения ошибок необходимо проводить комплексное исследование квалифицированными экспертами на основе научных методов.
Техническая экспертиза документов
Техническая экспертиза проводится для установления способа изготовления документа и внесения в него изменений.
При технической экспертизе исследуются:
- Признаки печати или рукописного текста
- Качество бумаги, чернил
- Следы стирания, дописки, вставки
- Размеры полей, абзацев, интервалов
Для исследования применяют микроскопию, фотосъемку, химический анализ материалов документа.
Почерковедческая экспертиза подписей
Почерковедческая экспертиза устанавливает исполнителя рукописного текста или подписи.
При этом анализируются:
- Индивидуальные особенности почерка
- Давление, размах, наклон, форма букв
- Тремор, скорость письма
Вывод делается путем сравнения исследуемого почерка с образцами почерка предполагаемого исполнителя.
Экспертные организации по исследованию документов
Экспертизу документов проводят государственные судебно-экспертные учреждения:
- ФБУ РФЦСЭ при Минюсте России
- ЭКЦ МВД России
- СЭУ Минобороны России
Также экспертизы проводят негосударственные экспертные лаборатории и частные эксперты.
Требования к эксперту по исследованию документов
Эксперт по документам должен иметь:
- Высшее профильное образование
- Стаж работы в области исследования документов
- Свидетельство на право экспертной деятельности
- Знание научных методов исследования
Компетентность эксперта - залог достоверности экспертного заключения.