Нередко перед руководством компании встает вопрос: как правильно уничтожить печать организации? В этой статье мы подробно рассмотрим все нюансы данной процедуры.
Причины уничтожения печатей организации
Существует несколько причин, по которым организация может принять решение об уничтожении своей печати:
- Изменение реквизитов компании (например, смена наименования, адреса). В этом случае данные на старой печати уже не актуальны.
- Ликвидация или реорганизация юридического лица. После завершения этих процедур старая печать теряет юридическую силу.
- Переход компании на электронный документооборот. Многие организации принимают решение отказаться от использования печатей.
- Ветхость и непригодность печати для дальнейшего использования (нечеткий оттиск, сколы, трещины).
- Утеря или кража печати. В таком случае печать подлежит немедленному уничтожению.
Кто принимает решение об уничтожении печати?
Решение об уничтожении печати принимает руководитель организации. Он издает приказ о создании комиссии по уничтожению печати.
В состав комиссии входят от 2 человек, обычно представители руководства компании (заместитель директора, главный бухгалтер).
На комиссию возлагаются следующие полномочия:
- непосредственно уничтожить печать;
- удостоверить факт уничтожения в акте своими подписями.
Порядок уничтожения печати
Существует два основных способа уничтожения печати:
- Обратиться в специализированную организацию. Она окажет услугу по уничтожению печати на договорной основе.
- Уничтожить печать собственными силами. Для этого печать разбивают молотком, режут ножницами на мелкие части и т.п. Главное – сделать невозможным последующее использование печати.
После уничтожения печати в журнале учета движения печатей делается соответствующая запись.
Оформление акта об уничтожении печати
Акт об уничтожении печати - это основной документ, подтверждающий факт уничтожения. Акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- название документа;
- дата и место составления;
- наименование организации;
- ссылка на приказ руководителя о создании комиссии;
- состав комиссии;
- причины уничтожения печати;
- описание печати, подлежащей уничтожению;
- оттиск уничтожаемой печати;
- описание процесса уничтожения печати;
- подписи всех членов комиссии;
- подпись руководителя, заверяющая акт.
Рассмотрим образец заполнения акта об уничтожении печати на конкретном примере.
Образец заполнения акта об уничтожении печати
Приведем пример акта об уничтожении печати ООО "Ромашка" в связи с ликвидацией организации.
Титульный лист акта содержит основные реквизиты:
АКТ
об уничтожении печати от 15 марта 2022 г.г. Москва
ООО "Ромашка"
Далее указывается состав комиссии:
На основании приказа директора ООО "Ромашка" Петрова А.Б. от 14.03.2022 No 56 нами, комиссией в составе:
Председатель комиссии - Иванов И.И., главный бухгалтер
Член комиссии - Сидоров С.С., юрист
Пишем фактические обстоятельства уничтожения печати:
была уничтожена печать ООО "Ромашка" в связи с ликвидацией общества.
Ставим оттиск печати:
Члены комиссии ставят подписи:
Председатель комиссии: Иванов И.И. Член комиссии: Сидоров С.С.
Руководитель заверяет акт своей подписью и печатью:
Директор ООО "Ромашка" Петров А.Б.
М.П.
Таким образом, акт составлен в полном соответствии с требованиями и отражает процесс уничтожения печати организации.
Юридическая сила акта об уничтожении печати
Акт об уничтожении печати имеет важное юридическое значение.
Во-первых, этот документ может быть предъявлен в суде в качестве доказательства того, что печать была уничтожена организацией надлежащим образом.
Во-вторых, акт исключает возможность дальнейшего использования старой печати кем-либо в противоправных целях.
В-третьих, акт позволяет избежать различных злоупотреблений и случаев мошенничества с использованием старой печати компании.
Хранение и уничтожение акта
После составления акт об уничтожении печати подшивается в дела организации.
Срок хранения акта определяется внутренними документами компании, но не может быть меньше 3 лет.
По истечении установленного срока акт об уничтожении печати также подлежит уничтожению вместе с другими документами организации.
Риски при уничтожении печати
При уничтожении печати существуют определенные риски, о которых стоит помнить:
- Неполное уничтожение печати, при котором ее все же можно восстановить и использовать.
- Утрата акта об уничтожении печати, что позволит оспорить факт уничтожения.
- Попытки использования старой печати мошенниками.
Чтобы минимизировать эти риски, процесс уничтожения должен быть выполнен максимально ответственно и аккуратно.
Уничтожение печати при реорганизации
Если организация реорганизуется (слияние, присоединение, разделение), то ее старая печать также подлежит уничтожению.
Порядок уничтожения печати при реорганизации аналогичен: создается комиссия, утверждается акт об уничтожении печати.
В акте в этом случае будет указана именно реорганизация в качестве основания для уничтожения печати.
Ответственность за нарушения
За нарушение правил уничтожения печати организации и оформления акта предусмотрена административная ответственность.
Например, непредставление сведений о погашении печати в налоговые органы влечет штраф для должностных лиц в размере от 500 до 1000 рублей (ст. 15.6 КоАП РФ).
Также возможна уголовная ответственность за злоупотребления при использовании печати (ст. 325 УК РФ).
Акт уничтожении печати: образец
Для удобства организаций можно использовать типовой образец акта об уничтожении печати. Это позволит составить документ в соответствии со всеми правилами.
Образец акта об уничтожении печати содержит все необходимые реквизиты и поможет избежать ошибок при заполнении.