Постоянно действующие комиссии - важный инструмент для эффективной работы любой организации. Давайте разберемся, что это такое, зачем они нужны и как правильно создавать.
Определение постоянно действующей комиссии
Постоянно действующая комиссия - это коллегиальный орган, создаваемый для решения определенных задач на постоянной основе.
Как правило, постоянно действующие комиссии формируются приказом руководителя организации. В их состав входит несколько сотрудников и специалистов. Работа таких комиссий носит плановый характер.
Цели создания постоянно действующих комиссий
Основные цели создания постоянно действующих комиссий:
- Распределение полномочий и ответственности между сотрудниками
- Повышение оперативности принятия решений
- Улучшение качества и эффективности рабочих процессов в организации
- Коллегиальное обсуждение и решение вопросов
Виды постоянно действующих комиссий
Существует несколько наиболее распространенных видов постоянно действующих комиссий:
- Экспертные комиссии
- Аттестационные комиссии
- Инвентаризационные комиссии
- Комиссии по списанию
- Технические комиссии
Конкретные задачи и функции каждой комиссии определяются в положении о ней.
Порядок создания постоянно действующей комиссии
Процесс создания постоянно действующей комиссии включает несколько этапов:
Приказ о создании
На данном этапе издается приказ руководителя об учреждении комиссии. В приказе указываются:
- Наименование комиссии
- Перечень основных задач и функций
- Состав комиссии
- Срок полномочий комиссии (постоянно действующая или временная)
Требования к составу
В состав комиссии целесообразно включать:
- Представителей администрации
- Руководителей профильных подразделений
- Квалифицированных специалистов
Это позволяет обеспечить компетентность и объективность принимаемых комиссией решений.
Положение о комиссии
Для постоянно действующей комиссии разрабатывают положение - документ, регламентирующий ее деятельность.
Положение определяет цели, задачи, функции комиссии, права и ответственность ее членов, порядок работы и другие вопросы.
Пример приказа о создании
| Наименование организации | ПРИКАЗ |
| Дата, номер | Место издания |
О создании постоянно действующей инвентаризационной комиссии
В целях...
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию в следующем составе:
- Утвердить прилагаемое Положение о постоянно действующей инвентаризационной комиссии.
- Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Руководитель организации/Подпись/Расшифровка подписи
Постоянно действующая экспертная комиссия
Одним из распространенных видов является постоянно действующая экспертная комиссия. Ее основные задачи:
- Анализ и оценка объектов, проектов, процессов
- Подготовка экспертных заключений для принятия решений
В состав включают высококвалифицированных экспертов: инженеров, юристов, экономистов. Работа носит периодический характер по мере необходимости.
Права и обязанности постоянно действующей комиссии
Любая постоянно действующая комиссия для эффективной работы должна обладать определенными полномочиями и правами:
- Запрашивать необходимую информацию и документы от структурных подразделений
- Пользоваться консультациями специалистов организации
- Проверять качество работы ответственных лиц
В то же время на комиссию возлагаются обязанности:
- Своевременно и качественно выполнять возложенные задачи
- Соблюдать требования нормативных документов
- Вести документацию о своей работе
Организация работы постоянно действующей комиссии
Эффективная организация работы постоянно действующей комиссии включает:
Подготовка заседаний
На этапе подготовки определяется повестка, формируются материалы для рассмотрения вопросов. Кроме того, информируются все члены комиссии о предстоящем заседании.
Порядок проведения заседаний
Заседание проводит председатель комиссии или его заместитель. Решения принимаются простым большинством голосов и оформляются протоколом.
Оформление решений
Все решения постоянно действующей комиссии оформляются протоколами, которые подписывают председатель и секретарь.
Постоянно действующая комиссия охране труда
Одна из наиболее важных комиссий, занимающихся безопасностью работников - постоянно действующая комиссия охране труда. Ее задачи:
- Контроль за соблюдением требований по охране труда
- Анализ произошедших несчастных случаев
- Разработка мероприятий по улучшению условий труда работников
В состав входят: инженер по охране труда, юрист, представители администрации и профсоюзной организации.
Постоянно действующая комиссия по проверке знаний
Такая комиссия создается для периодической проверки знаний работников по вопросам:
- Охраны труда
- Промышленной безопасности
- Пожарной безопасности и др.
Проверка знаний производится в виде тестирования или собеседования с выдачей работникам соответствующих удостоверений и разрешений.
Прекращение полномочий постоянно действующей комиссии
Полномочия постоянно действующей комиссии могут быть прекращены в следующих случаях:
- Истечение установленного срока работы комиссии
- Досрочное прекращение полномочий по решению руководителя
- Выполнение задач, для решения которых комиссия создавалась
В этих случаях издается приказ о прекращении работы данной комиссии и расформировании ее состава.
Преимущества постоянно действующих комиссий
К основным преимуществам постоянно действующих комиссий можно отнести:
- Высокую компетентность и профессионализм членов комиссии
- Четкое распределение обязанностей и ответственности
- Оперативное решение поставленных задач
- Отлаженная система документооборота по вопросам комиссии
Типичные ошибки при создании постоянно действующих комиссий
Часто встречающиеся ошибки:
- Некорректное определение целей и задач комиссии
- Неудачный подбор кандидатур в состав комиссии
- Отсутствие или несовершенство положения о комиссии
- Недостаточное материально-техническое обеспечение
Эти ошибки приводят к снижению эффективности работы комиссии.
Рекомендации по повышению эффективности работы постоянно действующих комиссий
Для повышения эффективности рекомендуется:
- Четко определить круг решаемых задач и функции
- Установить требования к квалификации членов комиссии
- Обеспечить комиссию необходимыми ресурсами
- Вести постоянный контроль и анализ ее деятельности
Эти и другие меры позволяют повысить качество и результативность работы постоянно действующих комиссий.
Пример создания эффективной постоянно действующей комиссии
Рассмотрим на примере создание эффективной постоянно действующей инвентаризационной комиссии.
Определение целей и задач
Основные цели комиссии:
- Проведение инвентаризации активов и обязательств
- Контроль наличия и состояния имущества
Формирование состава
В состав включены: главный бухгалтер, начальник склада, экономист и инженер - компетентные специалисты в данной области.
Разработка положения
Утверждено положение, устанавливающее права, обязанности, ответственность членов комиссии и порядок ее работы.
Материально-техническое обеспечение
Комиссия обеспечена помещением для работы, оргтехникой, средствами связи, канцелярскими принадлежностями.
Отличия временных и постоянных комиссий
Рассмотрим отличия временных и постоянно действующих комиссий:
| Критерий | Временная комиссия | Постоянно действующая комиссия |
| Срок работы | Ограничен (до выполнения задачи) | Не ограничен |
| Периодичность работы | Нерегулярная | Плановая, регулярная |
Помимо этого есть отличия в порядке создания, документальном обеспечении деятельности и отчетности о проделанной работе.
Тенденции в создании постоянно действующих комиссий
Основные тенденции:
- Увеличение доли комиссий в онлайн-формате
- Расширение использования информационных технологий в работе
- Повышение требований к аналитическим навыкам членов комиссий
Эти тенденции позволяют повысить оперативность и качество работы постоянно действующих комиссий.
Документация постоянно действующей комиссии
Для регламентации и контроля работы постоянно действующей комиссии необходима четкая система документации:
Организационные документы
Сюда относятся положение о комиссии, приказы о создании и изменении состава, распределении обязанностей, график работы и др.
Плановые документы
Ведется планирование: годовые, квартальные, месячные планы работы комиссии.
Отчетные документы
По итогам работы за определенный период (год, квартал, месяц) готовятся статистические и аналитические отчеты о деятельности комиссии.
Опыт работы постоянно действующих комиссий за рубежом
В зарубежных компаниях и организациях активно используется практика создания постоянных комитетов (комиссий), например:
- Комитет по аудиту
- Комитет по вознаграждениям
- Комитет по назначениям
Они наделены определенными полномочиями в рамках своей компетенции и играют важную роль в выработке и принятии управленческих решений.
Перспективы развития постоянно действующих комиссий
В ближайшей перспективе ожидается:
- Расширение сфер применения постоянных комиссий
- Совершенствование нормативно-правовой базы их работы
- Внедрение новых информационных технологий в деятельность комиссий
Эти меры будут способствовать дальнейшему повышению роли и эффективности постоянно действующих комиссий в организациях.
Мотивация членов постоянно действующей комиссии
Для эффективной работы постоянно действующей комиссии важно обеспечить мотивацию ее членов с помощью:
Материального стимулирования
Выплата вознаграждений, премий по итогам работы, компенсация расходов на командировки и т.д.
Нематериальной мотивации
Поощрение грамотами, объявление благодарностей, предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков, повышение квалификации.
Создание благоприятных условий работы
Обеспечение комиссии помещением, оргтехникой, канцелярией, транспортом для выездных мероприятий.
Риски в работе постоянно действующих комиссий
Основные риски:
- Недобросовестное исполнение обязанностей членами комиссии
- Нарушение конфиденциальности информации
- Несоблюдение процедур и регламентов работы комиссии
Для минимизации рисков необходим постоянный контроль и аудит деятельности комиссий.
Оценка эффективности постоянно действующих комиссий
Эффективность комиссий оценивается по критериям:
- Своевременность и полнота выполнения задач
- Соблюдение бюджета
- Качество принимаемых решений
Для оценки используют отчетные документы, опросы, проводят аудиторские проверки, анализируют статистические показатели деятельности.