Постоянно действующая комиссия - это что такое?

Постоянно действующие комиссии - важный инструмент для эффективной работы любой организации. Давайте разберемся, что это такое, зачем они нужны и как правильно создавать.

Определение постоянно действующей комиссии

Постоянно действующая комиссия - это коллегиальный орган, создаваемый для решения определенных задач на постоянной основе.

Как правило, постоянно действующие комиссии формируются приказом руководителя организации. В их состав входит несколько сотрудников и специалистов. Работа таких комиссий носит плановый характер.

Цели создания постоянно действующих комиссий

Основные цели создания постоянно действующих комиссий:

• Распределение полномочий и ответственности между сотрудниками
• Повышение оперативности принятия решений
• Улучшение качества и эффективности рабочих процессов в организации
• Коллегиальное обсуждение и решение вопросов

Виды постоянно действующих комиссий

Существует несколько наиболее распространенных видов постоянно действующих комиссий:

1. Экспертные комиссии
2. Аттестационные комиссии
3. Инвентаризационные комиссии
4. Комиссии по списанию
5. Технические комиссии

Конкретные задачи и функции каждой комиссии определяются в положении о ней.

Порядок создания постоянно действующей комиссии

Процесс создания постоянно действующей комиссии включает несколько этапов:

Приказ о создании

На данном этапе издается приказ руководителя об учреждении комиссии. В приказе указываются:

• Наименование комиссии
• Перечень основных задач и функций
• Состав комиссии
• Срок полномочий комиссии (постоянно действующая или временная)

Требования к составу

В состав комиссии целесообразно включать:

• Представителей администрации
• Руководителей профильных подразделений
• Квалифицированных специалистов

Это позволяет обеспечить компетентность и объективность принимаемых комиссией решений.

Положение о комиссии

Для постоянно действующей комиссии разрабатывают положение - документ, регламентирующий ее деятельность.

Положение определяет цели, задачи, функции комиссии, права и ответственность ее членов, порядок работы и другие вопросы.

Пример приказа о создании

О создании постоянно действующей инвентаризационной комиссии

В целях...

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию в следующем составе:
2. Утвердить прилагаемое Положение о постоянно действующей инвентаризационной комиссии.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель организации/Подпись/Расшифровка подписи

Постоянно действующая экспертная комиссия

Одним из распространенных видов является постоянно действующая экспертная комиссия. Ее основные задачи:

• Анализ и оценка объектов, проектов, процессов
• Подготовка экспертных заключений для принятия решений

В состав включают высококвалифицированных экспертов: инженеров, юристов, экономистов. Работа носит периодический характер по мере необходимости.

Права и обязанности постоянно действующей комиссии

Любая постоянно действующая комиссия для эффективной работы должна обладать определенными полномочиями и правами:

• Запрашивать необходимую информацию и документы от структурных подразделений
• Пользоваться консультациями специалистов организации
• Проверять качество работы ответственных лиц

В то же время на комиссию возлагаются обязанности:

• Своевременно и качественно выполнять возложенные задачи
• Соблюдать требования нормативных документов
• Вести документацию о своей работе

Организация работы постоянно действующей комиссии

Эффективная организация работы постоянно действующей комиссии включает:

Подготовка заседаний

На этапе подготовки определяется повестка, формируются материалы для рассмотрения вопросов. Кроме того, информируются все члены комиссии о предстоящем заседании.

Порядок проведения заседаний

Заседание проводит председатель комиссии или его заместитель. Решения принимаются простым большинством голосов и оформляются протоколом.

Оформление решений

Все решения постоянно действующей комиссии оформляются протоколами, которые подписывают председатель и секретарь.

Постоянно действующая комиссия охране труда

Одна из наиболее важных комиссий, занимающихся безопасностью работников - постоянно действующая комиссия охране труда. Ее задачи:

• Контроль за соблюдением требований по охране труда
• Анализ произошедших несчастных случаев
• Разработка мероприятий по улучшению условий труда работников

В состав входят: инженер по охране труда, юрист, представители администрации и профсоюзной организации.

Постоянно действующая комиссия по проверке знаний

Такая комиссия создается для периодической проверки знаний работников по вопросам:

• Охраны труда
• Промышленной безопасности
• Пожарной безопасности и др.

Проверка знаний производится в виде тестирования или собеседования с выдачей работникам соответствующих удостоверений и разрешений.

Прекращение полномочий постоянно действующей комиссии

Полномочия постоянно действующей комиссии могут быть прекращены в следующих случаях:

• Истечение установленного срока работы комиссии
• Досрочное прекращение полномочий по решению руководителя
• Выполнение задач, для решения которых комиссия создавалась

В этих случаях издается приказ о прекращении работы данной комиссии и расформировании ее состава.

Преимущества постоянно действующих комиссий

К основным преимуществам постоянно действующих комиссий можно отнести:

• Высокую компетентность и профессионализм членов комиссии
• Четкое распределение обязанностей и ответственности
• Оперативное решение поставленных задач
• Отлаженная система документооборота по вопросам комиссии

Типичные ошибки при создании постоянно действующих комиссий

Часто встречающиеся ошибки:

• Некорректное определение целей и задач комиссии
• Неудачный подбор кандидатур в состав комиссии
• Отсутствие или несовершенство положения о комиссии
• Недостаточное материально-техническое обеспечение

Эти ошибки приводят к снижению эффективности работы комиссии.

Рекомендации по повышению эффективности работы постоянно действующих комиссий

Для повышения эффективности рекомендуется:

1. Четко определить круг решаемых задач и функции
2. Установить требования к квалификации членов комиссии
3. Обеспечить комиссию необходимыми ресурсами
4. Вести постоянный контроль и анализ ее деятельности

Эти и другие меры позволяют повысить качество и результативность работы постоянно действующих комиссий.

Пример создания эффективной постоянно действующей комиссии

Рассмотрим на примере создание эффективной постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

Определение целей и задач

Основные цели комиссии:

• Проведение инвентаризации активов и обязательств
• Контроль наличия и состояния имущества

Формирование состава

В состав включены: главный бухгалтер, начальник склада, экономист и инженер - компетентные специалисты в данной области.

Разработка положения

Утверждено положение, устанавливающее права, обязанности, ответственность членов комиссии и порядок ее работы.

Материально-техническое обеспечение

Комиссия обеспечена помещением для работы, оргтехникой, средствами связи, канцелярскими принадлежностями.

Отличия временных и постоянных комиссий

Рассмотрим отличия временных и постоянно действующих комиссий:

Помимо этого есть отличия в порядке создания, документальном обеспечении деятельности и отчетности о проделанной работе.

Тенденции в создании постоянно действующих комиссий

Основные тенденции:

• Увеличение доли комиссий в онлайн-формате
• Расширение использования информационных технологий в работе
• Повышение требований к аналитическим навыкам членов комиссий

Эти тенденции позволяют повысить оперативность и качество работы постоянно действующих комиссий.

Документация постоянно действующей комиссии

Для регламентации и контроля работы постоянно действующей комиссии необходима четкая система документации:

Организационные документы

Сюда относятся положение о комиссии, приказы о создании и изменении состава, распределении обязанностей, график работы и др.

Плановые документы

Ведется планирование: годовые, квартальные, месячные планы работы комиссии.

Отчетные документы

По итогам работы за определенный период (год, квартал, месяц) готовятся статистические и аналитические отчеты о деятельности комиссии.

Опыт работы постоянно действующих комиссий за рубежом

В зарубежных компаниях и организациях активно используется практика создания постоянных комитетов (комиссий), например:

• Комитет по аудиту
• Комитет по вознаграждениям
• Комитет по назначениям

Они наделены определенными полномочиями в рамках своей компетенции и играют важную роль в выработке и принятии управленческих решений.

Перспективы развития постоянно действующих комиссий

В ближайшей перспективе ожидается:

• Расширение сфер применения постоянных комиссий
• Совершенствование нормативно-правовой базы их работы
• Внедрение новых информационных технологий в деятельность комиссий

Эти меры будут способствовать дальнейшему повышению роли и эффективности постоянно действующих комиссий в организациях.

Мотивация членов постоянно действующей комиссии

Для эффективной работы постоянно действующей комиссии важно обеспечить мотивацию ее членов с помощью:

Материального стимулирования

Выплата вознаграждений, премий по итогам работы, компенсация расходов на командировки и т.д.

Нематериальной мотивации

Поощрение грамотами, объявление благодарностей, предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков, повышение квалификации.

Создание благоприятных условий работы

Обеспечение комиссии помещением, оргтехникой, канцелярией, транспортом для выездных мероприятий.

Риски в работе постоянно действующих комиссий

Основные риски:

• Недобросовестное исполнение обязанностей членами комиссии
• Нарушение конфиденциальности информации
• Несоблюдение процедур и регламентов работы комиссии

Для минимизации рисков необходим постоянный контроль и аудит деятельности комиссий.

Оценка эффективности постоянно действующих комиссий

Эффективность комиссий оценивается по критериям:

• Своевременность и полнота выполнения задач
• Соблюдение бюджета
• Качество принимаемых решений

Для оценки используют отчетные документы, опросы, проводят аудиторские проверки, анализируют статистические показатели деятельности.