Правила заполнения командировочного удостоверения: образец и советы по заполнению

Командировки - неотъемлемая часть работы многих компаний. Чтобы избежать проблем с налоговой, важно грамотно оформлять все сопутствующие документы. В нашей статье мы подробно разберем, как правильно заполнять один из ключевых документов - командировочное удостоверение. Узнаете, какие данные в нем указывать, в какой последовательности, какие подписи и печати ставить. Получите готовый образец заполнения формы Т-10. Это поможет избежать штрафов и верно подтвердить расходы на командировку.

1. Что такое командировочное удостоверение и зачем оно нужно

Командировочное удостоверение - это основной документ, который оформляется при направлении сотрудника в служебную командировку. Этот документ необходим для:

• Подтверждения целей и продолжительности командировки;
• Обоснования расходов, связанных с командировкой;
• Подтверждения местонахождения сотрудника в период командировки;
• Регулирования трудовых отношений в период нахождения работника в командировке.

Основными нормативными актами, регулирующими порядок оформления командировочных удостоверений, являются:

• Трудовой кодекс РФ;
• Налоговый кодекс РФ;
• Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации".

2. Кто и когда обязан заполнять командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение заполняется для всех категорий работников, направляемых в служебные командировки, кроме некоторых исключений.

Например, для водителей грузовых автомобилей, работающих по разъездному характеру работы, командировочные документы не оформляются.

Заполнение командировочного удостоверения и своевременная выдача его работнику перед отъездом - обязанность работодателя.

Сам работник получает командировочное удостоверение перед отъездом в командировку из отдела кадров или у бухгалтера.

Командировочное удостоверение заполняется:

• До отъезда работника в командировку;
• По прибытии в пункты назначения во время командировки;
• По возвращении работника из командировки.

3. Какой бланк использовать для командировочного удостоверения

Для командировочных удостоверений применяется унифицированная форма N Т-10, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Эта форма имеет обязательные реквизиты:

• Наименование документа;
• Наименование организации;
• Сведения о командированном лице;
• Сведения о командировке;
• Отметки о прибытии в место командировки и выбытии из него.

Однако организации могут разработать и применять другие формы командировочных удостоверений, отразив их в учетной политике.

Но в любом случае в форме должны присутствовать вышеперечисленные обязательные реквизиты.

Для примера ниже приведен образец заполненной унифицированной формы Т-10:

Как видно из образца, в форме указываются все необходимые данные о командировке и командированном лице, а также имеются отметки о прибытии в пункт назначения и выбытии обратно с подписями и печатями.

4. Правила заполнения лицевой стороны удостоверения

При заполнении лицевой стороны командировочного удостоверения указываются следующие обязательные данные:

1. Полное наименование организации, включая организационно-правовую форму (ООО, ПАО и т.д.).
2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН).
3. Код по ОКПО.
4. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).
5. Код причины постановки на учет (КПП).
6. Номер и дата составления командировочного удостоверения.

Далее указываются данные о командированном лице:

1. Фамилия, имя, отчество.
2. Табельный номер.
3. Должность.

Затем заполняются реквизиты самой командировки:

1. Место назначения (пункт, в который командируется работник).
2. Цель командировки.
3. Даты начала и окончания командировки с указанием количества дней.
4. Номер и дата приказа о направлении в командировку.
5. Данные документа, удостоверяющего личность командированного (вид документа, серия, номер, кем и когда выдан).

И наконец, лицевая сторона заверяется подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации.

5. Заполнение оборотной стороны командировочного удостоверения

На оборотной стороне командировочного удостоверения проставляются следующие отметки:

1. В верхней части указывается наименование организации, направляющей работника в командировку, дата его выбытия, ставится печать и подпись ответственного лица.
2. По прибытии в пункт командировки в соответствующих графах указывается наименование организации, в которую прибыл работник, даты его приезда и выезда, ставится подпись и печать.
3. Аналогичные отметки делаются по каждой организации, которую посетил командированный в ходе поездки.
4. После возвращения работника в организацию также делается отметка с указанием даты приезда, подписью и печатью.

Такой порядок заполнения позволяет четко зафиксировать маршрут командировки работника с указанием всех пунктов.

Если в удостоверении отсутствуют необходимые отметки и подписи, документ теряет свою юридическую силу.

6. Типичные ошибки при заполнении командировочного удостоверения

При заполнении командировочных удостоверений часто встречаются следующие типичные ошибки:

• Несоответствие указанных в удостоверении дат командировки датам, указанным в приказе о направлении в командировку;
• Отсутствие необходимых подписей и печатей организаций;
• Некорректное указание реквизитов направляющей организации;
• Неполное заполнение данных о командированном лице;
• Неправильное наименование организаций, посещаемых в командировке;
• Несоответствие отметок о датах приезда и выезда из организаций;
• Утеря листов бланка удостоверения.

Подобные ошибки могут привести к тому, что командировочное удостоверение будет признано недействительным и не позволит подтвердить сроки и факт командировки.

7. Как исправить ошибки в заполненном удостоверении

Чтобы исправить ошибки в командировочном удостоверении, можно:

• Аккуратно зачеркнуть неправильные сведения и написать рядом верные, заверив исправления подписью и печатью;
• Составить корректировочный приказ о направлении работника в командировку;
• Полностью переоформить командировочное удостоверение заново.

Если ошибку обнаружил командированный работник, он должен сообщить об этом работодателю и принять меры к исправлению ситуации.

Если ошибку допустил работодатель, он обязан исправить ее и принять меры к недопущению подобных ошибок впредь.

8. Куда и в какие сроки сдавать командировочное удостоверение

По возвращении из командировки работник обязан сдать заполненное командировочное удостоверение:

• В отдел кадров;
• Бухгалтеру;
• Иному лицу, ответственному за учет командировок в организации.

Ранее был установлен срок в 3 рабочих дня, но теперь он определяется локальными нормативными актами организации.

Вместе с удостоверением сдаются документы, подтверждающие расходы на командировку, а также отчет о ее результатах.

Командировочное удостоверение используется в дальнейшем кадровой службой для учета рабочего времени сотрудника, а бухгалтерией - для подтверждения затрат на командировку.

9. Ответственность за нарушения в оформлении удостоверения

За нарушение правил оформления командировочных удостоверений предусмотрена ответственность:

• Для командированного работника в виде дисциплинарного взыскания;
• Для работодателя в виде штрафов контролирующих органов.

Неправильное оформление удостоверения может привести к отказу в подтверждении расходов на командировку и доначислению налогов.

Решения о штрафах можно обжаловать в вышестоящих инстанциях.

10. Актуальные изменения правил по командировочным удостоверениям

В последние годы в правила оформления командировочных удостоверений были внесены следующие изменения:

• Отменено обязательное применение унифицированной формы Т-10;
• Разрешено использовать электронный документооборот при оформлении командировок;
• Упразднены служебные задания для командировок;
• Срок сдачи удостоверения по возвращении определяется локальными актами организации.

В настоящее время обсуждается возможность полной отмены использования командировочных удостоверений.

11. Полезные советы по заполнению командировочных удостоверений

Чтобы избежать ошибок при заполнении командировочных удостоверений, рекомендуется:

• Заблаговременно собрать и проверить все необходимые данные для заполнения;
• Внимательно проверять правильность реквизитов организации;
• Контролировать проставление отметок о приездах и отъездах во время командировки;
• Своевременно исправлять обнаруженные ошибки;
• Поддерживать взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии.

12. Как получить бланк командировочного удостоверения

Бланк унифицированной формы Т-10 для командировочных удостоверений можно получить следующими способами:

• Скачать на официальном сайте ФНС;
• Заказать печать бланков в типографии;
• Воспользоваться онлайн-сервисами для скачивания и печати;
• Разработать собственную форму и утвердить ее локальным актом.

13. Электронное командировочное удостоверение

Разрешено использовать электронное командировочное удостоверение с электронной подписью вместо бумажного.

Для этого необходимо:

1. Получить электронную подпись для организации и работника;
2. Утвердить порядок электронного документооборота по командировкам;
3. Использовать специальное программное обеспечение.

Электронное оформление позволяет упростить процесс, избежать ошибок и потери документов.