Командировки руководителей компаний являются распространенной практикой ведения бизнеса. Однако многие директора сталкиваются с проблемами при их оформлении. В результате возникают конфликты с налоговыми органами, убытки и репутационные потери. Чтобы этого избежать, необходимо четко знать порядок оформления командировок для директоров.
Юридические основы командировок директоров
Согласно Трудовому кодексу РФ, командировка определяется как поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Это определение полностью распространяется и на директоров организаций.
Существует несколько наиболее распространенных целей командировок директоров:
- Участие в совещаниях, конференциях, семинарах
- Ведение переговоров с партнерами и клиентами
- Посещение филиалов или удаленных подразделений компании
- Решение неотложных производственных вопросов
- Повышение квалификации, обучение
Согласно закону, запрещено направлять в командировки беременных женщин и работников в возрасте до 18 лет.
Документы для оформления командировки директора
Для того чтобы правильно оформить командировку директора, необходимо подготовить следующий пакет документов:
- Приказ о направлении в командировку
- Служебное задание руководителю на период командировки
- Командировочное удостоверение
- Доверенность на представление интересов организации
Приказ о командировке директора образец - ключевой документ, регламентирующий сам факт командировки. Он должен содержать следующие сведения:
- Наименование и реквизиты организации
- Должность, ФИО, табельный номер директора
- Место назначения и срок командировки
- Цель поездки
- Указание на источник финансирования расходов
- Перечень служебных задач в командировке
- Дата и номер документа
- Подпись ответственного лица
Далее необходимо составить служебное задание руководителю на время командировки. В нем подробно перечисляются должностные обязанности, подлежащие исполнению по месту назначения.
Также оформляется командировочное удостоверение - документ, который подтверждает срок пребывания сотрудника в командировке. После возвращения оно служит основанием для отчета о произведенных расходах.
И наконец, на время отсутствия директор выдает доверенность на имя лица, исполняющего его обязанности в организации. Это необходимо для представления интересов фирмы во время командировки генерального директора.
Порядок направления директора в командировку
Приказ о командировке директора образец заполнения должен не только содержать все необходимые реквизиты, но и быть оформлен в соответствии с определенным порядком.
Поскольку руководитель сам является лицом, обладающим правом подписи всех официальных документов в организации, приказ о его собственной командировке он подписывает лично.
| Дата приказа | Должна предшествовать или совпадать с первым днем командировки |
| Согласование | Не требуется |
| Утверждение | Подпись самого директора |
Кроме того, перед отъездом директор должен оформить передачу своих полномочий на период командировки другому должностному лицу организации. Это оформляется отдельным приказом.
Передача полномочий директора на время командировки
Перед отъездом в командировку директор обязан оформить передачу своих полномочий другому должностному лицу организации. Это необходимо для обеспечения текущей деятельности компании в его отсутствие.
Варианты лиц, исполняющих обязанности директора
В качестве лица, исполняющего обязанности генерального директора во время его командировки, могут назначаться:
- Заместитель директора
- Главный бухгалтер
- Руководитель структурного подразделения
- Иное должностное лицо по решению генерального директора
Порядок оформления передачи полномочий
Передача полномочий во время командировки директора оформляется следующим образом:
- Издается отдельный приказ командировке директора образец о возложении обязанностей
- Определяется перечень передаваемых полномочий
- Устанавливается размер доплаты исполняющему обязанности (если требуется)
- Оформляется доверенность на совершение юридически значимых действий
Таким образом обеспечивается законное исполнение обязанностей директора в его отсутствие другим должностным лицом.
Особенности командировок директоров за рубеж
При направлении приказ командировке директора образец рб за пределы Российской Федерации необходимо учитывать ряд особенностей.
Оформление загранпаспорта
Для поездки за рубеж директор должен иметь заграничный паспорт. Паспорт для выезда из России оформляется в территориальных подразделениях миграционной службы.
Получение виз
Для въезда и временного пребывания в ряде зарубежных государств граждане РФ обязаны получать визу. Виза оформляется до начала поездки в консульском учреждении страны назначения.
Дополнительное страхование
Рекомендуется застраховать директора от несчастных случаев и болезней на период зарубежной командировки, а также страхование имущественных интересов для возмещения ущерба компании.
Гарантии для директора в командировках
В период служебных поездок директор пользуется всеми гарантиями и компенсациями, установленными трудовым законодательством РФ для командированных работников.
Сохранение оклада и должности
За время нахождения в командировке за директором сохраняются место работы (должность) и средний заработок. Командировка не является основанием для снижения премии или уменьшения отпуска.
Оплата транспортных расходов
Приказ убытии командировку директора образец должен содержать информацию об источнике финансирования поездки. Работодатель обязан оплатить директору расходы по проезду к месту назначения и обратно, подтвержденные документально.
Оплата суточных в командировке
На время нахождения в командировке директору выплачиваются суточные в размере, установленном в данной организации, для возмещения дополнительных расходов на питание и проживание.
Возмещение расходов на проживание
Директору оплачиваются фактические расходы по найму жилого помещения во время командировки. Данные расходы также должны быть подтверждены соответствующими документами.
Компенсация транспортных расходов в месте командировки
Помимо оплаты дороги к месту командировки и обратно, работодатель обязан компенсировать директору расходы на проезд в месте временного пребывания, если они связаны со служебным заданием.
Гарантии при несчастных случаях
В случае получения директором травмы или иного повреждения здоровья в связи с исполнением трудовых обязанностей во время командировки, на него распространяются гарантии для пострадавших от несчастных случаев на производстве.
Дополнительные гарантии для зарубежных командировок
При направлении в заграничную командировку помимо стандартных гарантий директор имеет право на освобождение от уплаты налогов и таможенных пошлин в отношении ввозимых товаров для личного пользования.