Рубрики

Приказ о наделении правом подписи: образец составления

Приказ о наделении правом подписи - важный документ для любой организации. Он позволяет передать полномочия по подписанию документов другим лицам. В статье мы подробно разберем, как правильно составить такой приказ. Узнаете об особенностях оформления, кому можно передать право подписи, приведем реальные примеры и ответим на другие вопросы.

Нормативное регулирование приказа о наделении правом подписи

Приказ о наделении правом подписи регулируется рядом нормативных актов.

Во-первых, это требования закона о бухучете к оформлению первичных документов. Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом.

Во-вторых, в Информации Минфина России от 04.12.2012 No ПЗ-10/2012 даны разъяснения о необходимости утверждения руководителем перечня лиц, наделенных правом подписи первичных учетных документов.

В-третьих, в действующем законодательстве отсутствует прямое указание на то, каким образом должно осуществляться наделение сотрудников правом подписи. Поэтому на практике сложилась традиция использования для этих целей либо приказов, либо доверенностей.

Различия между приказом и доверенностью на право подписи

Приказ и доверенность на право подписи имеют существенные различия:

  • Приказ действует только в отношении работников организации, а доверенность можно выдать любому лицу
  • Приказ регулируется нормами трудового права, а доверенность - нормами гражданского права
  • Приказ целесообразно использовать для подписания внутренних документов, а доверенность - для подписания документов, направляемых вовне организации

На практике чаще применяются приказы о наделении правом подписи, поскольку они позволяют избежать передачи избыточных полномочий лицам, не являющимся работниками организации.

Доверенность оформляется, если необходимо предоставить право подписи документов, направляемых за пределы организации, лицу, не состоящему в трудовых отношениях с компанией. Например, это может понадобиться для подписания счетов-фактур или товарно-транспортных накладных.

Требования к реквизитам приказа о наделении правом подписи

Приказ о наделении правом подписи оформляется в произвольной форме, поскольку законодательством не предусмотрен унифицированный бланк для этого документа.

Однако согласно сложившейся практике делопроизводства приказ должен содержать:

  • Наименование документа
  • Дату
  • Наименование организации
  • Подпись руководителя

Кроме того, в приказе обязательно указываются:

  • Персональные данные лица, которому предоставляется право подписи
  • Перечень документов, которые это лицо может подписывать
  • Образец подписи уполномоченного лица

Если приказом передается право подписи финансовых документов, то лицо должно обладать соответствующей квалификацией и опытом, а его полномочия - соответствовать должностным обязанностям.

Женщина с документом о праве подписи

Кому можно передавать право подписи

Право подписи чаще всего передается:

  • Главному бухгалтеру - для подписания первичных учетных документов, налоговых деклараций, отчетности
  • Заместителю руководителя - для подписания контрактов, договоров, приказов
  • Руководителю юридического отдела - для подписания исковых заявлений, доверенностей, договоров
  • Рядовым сотрудникам - для подписания внутренних документов и актов

Таким образом, право подписи может быть передано сотрудникам разных уровней и должностей, в зависимости от видов оформляемых документов.

Порядок оформления и регистрации приказа о наделении правом подписи

Порядок подготовки приказа о наделении правом подписи включает следующие этапы:

  1. Определение необходимости издания приказа
  2. Выбор конкретного лица, которому будет предоставлено право подписи
  3. Составление проекта приказа
  4. Согласование проекта приказа
  5. Подписание приказа руководителем организации
  6. Регистрация приказа
  7. Ознакомление с приказом заинтересованных лиц

Порядок регистрации приказа зависит от принятого в организации документооборота. Приказ может регистрироваться в журнале регистрации или в специальном электронном реестре.

Внесение изменений в приказ или его отмена осуществляется путем издания нового приказа.

Образцы приказов о наделении правом подписи

Рассмотрим несколько примеров приказов о предоставлении права подписи для разных должностей.

Пример 1. Приказ о наделении главного бухгалтера правом подписи

В данном случае главному бухгалтеру предоставлено право подписи первичных документов, счетов-фактур, актов и налоговых деклараций.

ПРИКАЗ
10.01.2023 No 1 О наделении правом подписи

Наделить главного бухгалтера Иванова И.И. правом подписи первичных учетных документов, налоговых деклараций, актов, счетов-фактур и других бухгалтерских документов.

Директор Петров П.П.

Мужчина несет документы о праве подписи

Пример 2. Приказ о передаче права подписи заместителю директора

Заместителю директора предоставлено право подписи контрактов, договоров, приказов по основной деятельности и финансовых документов.

ПРИКАЗ 05.02.2023 No 3 О наделении правом подписи

Наделить заместителя директора по коммерческим вопросам Сидорова П.Е. правом подписи контрактов, договоров, приказов по основной деятельности, а также расчетно-платежных документов.

Директор Иванов И.П.

Анализируя эти образцы, можно сделать вывод, что в приказе важно максимально конкретизировать виды документов, на подписание которых распространяются полномочия. Это позволит избежать злоупотреблений при оформлении различных бумаг от имени организации.

Ошибки при подготовке приказа о наделении правом подписи

При составлении приказа о праве подписи нужно избегать типичных ошибок:

  • Неполные или неточные персональные данные лица, получающего полномочия
  • Неоговоренный срок действия предоставляемых прав
  • Некорректный перечень документов, на подписание которых распространяется приказ
  • Отсутствие образца подписи в самом приказе
  • Несоответствие объема полномочий должностным обязанностям работника
  • Нарушение порядка регистрации приказа и ознакомления с ним

Соблюдение требований к реквизитам и порядку оформления позволит избежать ошибок при подготовке приказа о наделении правом подписи.

Подписание документов лицом, не указанным в приказе

Если документы были подписаны лицом, не наделенным такими полномочиями приказом, это может повлечь негативные последствия для организации:

  • Документы могут быть признаны недействительными
  • Нарушения в бухгалтерском и налоговом учете
  • Претензии контролирующих органов

В такой ситуации рекомендуется:

  1. Выяснить причины нарушения
  2. Издать новый приказ, устанавливающий необходимые полномочия
  3. При необходимости заменить оформленные документы
  4. Применить меры ответственности к нарушителю

Чтобы исключить подобные ситуации, важно обеспечить контроль за исполнением приказа о наделении правом подписи.

Подтверждение права подписи для контрагентов и проверяющих органов

Приказ о праве подписи может затребовать:

  • Контрагент, чтобы подтвердить полномочия в ходе налоговой проверки

При получении запроса рекомендуется:

  1. Проверить наличие действующего приказа о наделении конкретного лица правом подписи
  2. Убедиться, что этот приказ оформлен должным образом
  3. При необходимости подготовить выписку из приказа, заверенную печатью
  4. Направить заверенную выписку из приказа запрашивающей стороне

Однако предоставлять полные тексты приказов, содержащие персональные данные, как правило, не следует.

В отдельных случаях имеет смысл отказать в предоставлении копии приказа о праве подписи, например если:

  • Есть сомнения в надежности или правомерности запроса
  • Запрашивается приказ, утративший силу
  • Запрос поступил от ненадежного контрагента

Таким образом, предоставляя выписки из приказов, важно соблюдать разумный баланс открытости и секретности корпоративной информации.

Продление действия приказа о наделении правом подписи

Действие приказа о праве подписи ограничено определенным сроком, по истечении которого его необходимо продлевать. Рекомендуется продлевать приказ о наделении правом подписи не реже 1 раза в год.

Продление осуществляется путем издания нового приказа, в котором указывается новый срок действия полномочий по подписанию документов. При продлении приказа также можно внести изменения в перечень документов или состав уполномоченных лиц.

Пример продления приказа о наделении правом подписи

ПРИКАЗ от 10.01.2024 No 5 О продлении полномочий по подписанию документов

Продлить срок действия полномочий по подписанию документов, предоставленных приказом от 10.01.2023 No 1 главному бухгалтеру Иванову И.И., до 10 января 2025 года.

Директор Петров П.П.

Сравнение доверенности и приказа о наделении правом подписи

Доверенность и приказ обладают своими преимуществами и недостатками:

Критерий Доверенность Приказ
Круг лиц Любые лица Только работники
Сфера применения Документы, направляемые вовне организации Внутренние документы
Срок действия Ограниченный, указан в доверенности До отмены приказа

Таким образом, выбор между доверенностью и приказом зависит от конкретной ситуации.

Выбор оптимального документа для наделения правом подписи

Чтобы выбрать, какой документ оптимален — доверенность или приказ, необходимо учитывать:

  • Виды подписываемых документов
  • Статус лиц, которым передается право подписи
  • Необходимость ограничения срока полномочий
  • Требования безопасности и конфиденциальности данных

Доверенность целесообразна, если право подписи предоставляется на короткий срок внешнему лицу для конкретных документов.

Приказ предпочтительней для длительного наделения полномочиями сотрудников организации в отношении широкого круга внутренних документов.

История правового регулирования подписания документов в России

Порядок наделения правом подписи имеет давнюю историю в российском праве. Еще в XIX веке в уставах торговых товариществ оговаривалось, кто может подписывать документы от имени компании.

В советский период появились первые нормативные акты, регламентирующие право подписи. Например, приказ Минфина СССР от 12.06.1978 "Об упорядочении подписания платежных документов".

Современный порядок оформления полномочий по подписанию документов сложился в 1990-2000-х годах с принятием законов о бухучете и развитием делопроизводства.

Электронный документооборот и новые способы удостоверения полномочий

Переход к электронному документообороту открывает новые возможности подтверждения права подписи, в том числе с использованием электронной подписи.

Например, "образец приказа наделении правом банковской подписи" в 2015 году мог выглядеть иначе, поскольку появилась возможность использования электронных подписей для банковских документов.

Таким образом, развитие IT привело к появлению новых форматов приказов о предоставлении полномочий по подписанию электронных документов.

Зарубежный опыт регулирования права подписи

В международной практике также используются различные способы закрепления полномочий по подписанию документов, в том числе:

  • Доверенности
  • Решения совета директоров
  • Трудовые контракты
  • Должностные инструкции

При этом в ряде стран действуют специальные нормативные акты, регулирующие процедуру наделения правом подписи в компаниях.