Приказы о назначении на должность оформляются во всех компаниях. При проверках инспекции труда часто бывают замечания к их содержанию. Давайте разберемся, как правильно составить такой документ в 2023 году.
1. Основные функции приказа о назначении на должность
В зависимости от категории работника приказ о назначении на должность может выполнять две функции:
- Для рядовых сотрудников он аналогичен приказу о приеме на работу
- Для руководителей и главных бухгалтеров это отдельный документ по основной деятельности организации плюс приказ о приеме на работу
Приказ о назначении на должность является основанием для оформления различных документов по кадрам, таких как трудовой договор, должностная инструкция, личная карточка работника по форме Т-2 и приказы об отпусках, поощрениях и взысканиях.
Этот документ определяет права, обязанности и условия оплаты труда работника на занимаемой должности.
"Приказ о назначении на должность определяет статус работника в компании".
2. Требования к оформлению приказа
Для приказа о назначении на должность не предусмотрено унифицированной формы. Компания может разработать свой фирменный бланк, исходя из специфики деятельности. При этом документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа
- Дата
- Номер
- Наименование организации
- Заголовок к тексту с указанием ФИО работника и должности
- Подпись руководителя
| Наименование реквизита | Требования к заполнению |
| Наименование документа | Приказ о назначении на должность |
| Дата | Дата подписания приказа |
| Номер | В соответствии с номенклатурой дел |
Номер приказа = порядковый номер в сквозной нумерации за год
В приказе также необходимо прописать, что условия оплаты труда и срок работы соответствуют положениям трудового договора с работником.
3. Особенности приказов для разных категорий персонала
При оформлении приказа о назначении на должность в ООО для разных категорий персонала есть некоторые особенности:
- Для рядовых сотрудников этот документ аналогичен приказу о приеме на работу
- Для руководителей и главных бухгалтеров требуются два отдельных документа - по основной деятельности и о приеме на работу
Если директор организации является единственным учредителем, основанием для приказа о назначении на должность служит его собственное решение. Если же директора выбрали собственники, то в документ нужно внести реквизиты протокола общего собрания.
В небольших компаниях директор часто совмещает руководство с функциями главного бухгалтера. Этот факт тоже отражают в приказе о назначении на должность.
4. Порядок подписания и ознакомления с приказом
Приказ о назначении на должность подписывает руководитель организации. Работник должен ознакомиться с приказом под подпись после того, как приступит к исполнению своих обязанностей.
Если директор является единственным учредителем компании, он подписывает приказ дважды - от своего имени и от имени работника.
При замене руководителя важно следить, чтобы даты вступления в силу приказа об освобождении прежнего директора от занимаемой должности и приказа о назначении нового директора не совпадали.
5. Основания для приказа о назначении
Для рядовых работников основанием приказа о назначении на должность является заключенный трудовой договор.
А вот для руководителей и главных бухгалтеров помимо трудового договора нужно ссылаться на решение учредителей или протокол общего собрания. Как правило, директора выбирает совет директоров или единственный учредитель компании, эта процедура должна быть прописана в уставных документах.
6. Регистрация и хранение приказов
Приказы о назначении на должность рекомендуется регистрировать в журнале учета для удобства поиска и контроля сроков хранения. В журнале указывают дату и номер каждого приказа.
Срок хранения таких приказов составляет 75 лет. Допускается использование электронного документооборота.
7. Типичные ошибки при оформлении приказов
При оформлении приказов о назначении на должность часто допускают следующие ошибки:
- Некорректное заполнение формы No Т-1
- Не указаны условия и характер работы в приказе
- Превышен максимальный испытательный срок
- Даты отстранения старого и назначения нового руководителя совпадают
- Приказы не регистрируются в журнале
Рекомендуем учитывать эти типичные ошибки при оформлении образца приказа назначении должность.
8. Полезные советы
При составлении образца приказа о назначении на должность обратите внимание на следующие советы:
- Указывайте основание назначения для руководителей - протокол или решение учредителей
- Следите за корректным заполнением формы No Т-1
- Регистрируйте приказ в журнале учета для контроля сроков хранения
9. Примеры приказов о назначении на должность
Рассмотрим несколько примеров оформления приказов о назначении на должность для разных категорий работников.
Приказ о назначении рядового сотрудника
Для рядовых сотрудников приказ о назначении на должность аналогичен приказу о приеме на работу. Указываются ФИО работника, наименование должности и подразделения, дата начала работы, условия оплаты труда.
Приказ о назначении главного бухгалтера
При назначении главного бухгалтера помимо общих сведений указывают основание - решение учредителей или протокол собрания. Так как это руководящая должность, оформляют отдельный приказ о приеме на работу.
Приказ о совмещении должностей
Если директор совмещает должности с функциями главного бухгалтера, это указывают в приказе о назначении. Прописывают обе должности.
10. Актуальные образцы приказов
В связи с изменениями трудового законодательства регулярно обновляйте используемые вами формы и образцы приказов о назначении на должность. Можно воспользоваться готовыми шаблонами из проверенных источников.
11. Электронный документооборот
Для удобства работы с приказами о назначении рекомендуется использовать системы электронного документооборота. Это упростит процесс согласования, хранения и поиска таких документов.