Создание и организация работы постоянно действующих комиссий - важная задача в деятельности любого предприятия. В нашей новой статье мы подробно рассмотрим все аспекты этого процесса: от разработки приказа до документального оформления результатов работы комиссии. Актуальные примеры и практические советы помогут оптимизировать деятельность постоянно действующих комиссий в вашей организации. Приглашаем ознакомиться с нашими рекомендациями и уверены, что статья будет полезна для решения ваших профессиональных задач!
Назначение и виды постоянно действующих комиссий
Постоянно действующая комиссия - это коллегиальный орган, создаваемый для решения определенного круга задач в организации на постоянной основе. Такие комиссии могут иметь различную специализацию.
Наиболее распространенными видами постоянно действующих комиссий являются:
- Аттестационная комиссия - проводит аттестацию работников.
- Комиссия по трудовым спорам - рассматривает индивидуальные трудовые споры.
- Комиссия по охране труда - контролирует соблюдение норм охраны труда.
- Инвентаризационная комиссия - проводит инвентаризацию имущества.
- Комиссия по списанию основных средств - решает вопросы списания имущества.
Каждая из этих комиссий выполняет строго определенные функции в соответствии со своей специализацией. Например, инвентаризационная комиссия занимается исключительно вопросами инвентаризации, а комиссия по трудовым спорам - только разрешением конфликтов между работодателем и работником.
В отличие от постоянно действующих, временные комиссии создаются на ограниченный срок для выполнения разовой работы. Например, для расследования несчастного случая или проведения внеплановой инвентаризации.
Требования трудового законодательства
Основные требования к порядку создания и работы постоянно действующих комиссий установлены Трудовым кодексом РФ и другими нормативными правовыми актами.
В частности, в ТК РФ оговаривается обязательное создание следующих комиссий (статья 35):
- по охране труда;
- по расследованию несчастных случаев на производстве;
- по проведению аттестации рабочих мест по условиям труда.
При нарушении порядка создания обязательной постоянно действующей комиссии организация и ее руководитель могут быть привлечены к административной ответственности.
Порядок создания постоянно действующей комиссии
Создание постоянно действующей комиссии включает следующие основные этапы:
- Подготовка проекта приказа о создании комиссии.
- Согласование проекта приказа.
- Издание приказа о создании комиссии.
- Разработка и утверждение положения о комиссии.
- Первое заседание комиссии.
Рассмотрим подробнее содержание приказа о создании постоянно действующей комиссии.
В приказе указывают:
- наименование комиссии;
- основание для создания комиссии;
- состав комиссии;
- функции и задачи комиссии;
- срок действия полномочий комиссии (для постоянно действующей комиссии указывается "бессрочно").
При определении состава комиссии важно соблюсти принципы независимости и объективности. Рекомендуется включать в состав комиссии специалистов разного профиля и представителей разных подразделений.
Для обеспечения работы комиссии из ее членов назначают председателя и секретаря. Председатель организует работу комиссии, а секретарь выполняет документальное обеспечение.
После издания приказ о создании комиссии доводится до сведения всех ее членов под роспись.
Далее разрабатывается положение о комиссии, в котором детально прописываются все аспекты ее работы.
Положение о постоянно действующей комиссии
Положение о постоянно действующей комиссии - это организационно-правовой документ, закрепляющий порядок создания комиссии и регламентирующий все стороны ее деятельности.
Рекомендуется включать в положение о комиссии следующие разделы:
- Общие положения (цели и задачи комиссии).
- Порядок формирования и состав комиссии.
- Полномочия комиссии.
- Порядок работы комиссии (подготовка и проведение заседаний, принятие решений).
- Права и обязанности членов комиссии.
- Оформление работы комиссии.
- Контроль за работой комиссии.
Типичными ошибками при разработке положения являются:
- отсутствие конкретики в формулировках;
- дублирование норм законодательства без учета специфики организации;
- отсутствие регламентации отдельных процедур работы комиссии.
Положение о комиссии утверждается руководителем организации. При необходимости в положение могут вноситься изменения, также утверждаемые руководителем.
Первое заседание постоянно действующей комиссии рекомендуется проводить сразу после ее создания. На нем определяется план работы комиссии.
Организация работы постоянно действующей комиссии
Для обеспечения эффективности работы постоянно действующей комиссии необходимо правильно организовать ее деятельность.
Важнейшими элементами организации работы комиссии являются:
- планирование работы (годовые и квартальные планы);
- учет работы (журналы, отчеты о проделанной работе);
- подготовка и проведение заседаний (повестка дня, уведомление членов комиссии, протокол);
- контроль за исполнением решений комиссии.
Заседания постоянно действующей комиссии проводятся в соответствии с утвержденным планом работы, а также по мере необходимости для оперативного решения вопросов.
Решения комиссии оформляются протоколом и носят рекомендательный характер. Они подлежат утверждению руководителем организации.
Контроль за исполнением решений комиссии возлагается на председателя комиссии и уполномоченных руководителей подразделений.
Такой подход позволяет обеспечить слаженную и результативную работу постоянно действующей комиссии.
Документальное оформление работы постоянно действующей комиссии
Работа постоянно действующей комиссии должна надлежащим образом оформляться документально.
Основными документами постоянно действующей комиссии являются:
- протоколы заседаний;
- акты, заключения;
- служебные записки;
- отчеты о работе.
Протокол заседания постоянно действующей комиссии составляется секретарем комиссии в течение 3 рабочих дней после заседания.
В нем указываются:
- дата, место и время проведения заседания;
- список присутствующих членов комиссии;
- повестка дня;
- ход обсуждения вопросов;
- принятые по каждому вопросу решения.
Протокол подписывается председателем и секретарем комиссии.
Порядок ликвидации постоянно действующей комиссии
Ликвидация постоянно действующей комиссии производится на основании приказа руководителя организации.
Основаниями для ликвидации комиссии могут быть:
- выполнение комиссией своих задач и функций;
- реорганизация структуры организации;
- изменение штатного расписания.
Процедура ликвидации включает:
- Издание приказа о ликвидации комиссии.
- Передачу документов комиссии в архив организации.
- Внесение изменений в локальные нормативные акты.
- Исключение комиссии из реестра созданных в организации комиссий и комитетов.
Использование документов ликвидированной комиссии
Документы постоянно действующей комиссии, переданные в архив после ее ликвидации, могут использоваться в деятельности организации.
В частности, они могут применяться для:
- анализа и планирования работы;
- разрешения разногласий и споров;
- контроля исполнения решений;
- подготовки нормативных и организационно-распорядительных документов.
Сроки хранения документов ликвидированной комиссии определяются номенклатурой дел организации в соответствии с законодательством об архивном деле.
Образец приказа создании постоянно действующей комиссии
Для оперативного формирования постоянно действующей комиссии организации целесообразно разработать типовой образец соответствующего приказа.
Такой образец позволит существенно упростить процесс подготовки приказа о создании новой комиссии.
В образце приказа рекомендуется предусмотреть:
- формулировки цели создания комиссии;
- типовой перечень функций и задач;
- варианты состава комиссии (с указанием должностей);
- ссылки на локальные нормативные акты.
На основе образца для конкретной комиссии потребуется только добавить специальные задачи и скорректировать состав.
Приказ создании постоянно действующей экспертной комиссии
Экспертная комиссия создается для оценки и подготовки заключений по вопросам, требующим специальных знаний.
Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии должен определять:
- цели и задачи комиссии;
- порядок формирования состава из числа квалифицированных экспертов;
- вопросы, по которым комиссия уполномочена давать заключения;
- порядок оформления и утверждения заключений комиссии;
- ответственность комиссии и ее членов.
Экспертное заключение, подготовленное постоянно действующей комиссией, является официальным документом, который учитывается организацией в принятии решений.
Использование экспертных заключений постоянно действующей комиссии
Экспертные заключения постоянно действующей комиссии используются в качестве обоснования при подготовке различных организационно-распорядительных и нормативных документов.
В частности, на основе заключений комиссии можно:
- обосновать структурные и кадровые изменения;
- внести дополнения в локальные нормативные акты;
- установить доплаты и надбавки работникам за особые условия труда;
- подтвердить обоснованность расторжения трудового договора;
- аргументировать необходимость материально-технического обеспечения.
Таким образом, квалифицированные заключения экспертов позволяют повысить обоснованность управленческих решений в организации.