Инвентаризация - важная процедура, которая позволяет упорядочить учет имущества в компании.
Назначение и виды приказов по инвентаризации
Приказ по результатам инвентаризации - документ, который утверждает ее результаты. Он бывает 3 основных видов:
- Приказ о назначении инвентаризационной комиссии.
- Приказ об утверждении результатов инвентаризации.
- Приказ о списании выявленных недостач.
Данный документ играет важную юридическую роль. Он закрепляет все этапы инвентаризации и ее итоги. Без утвержденного приказа нельзя внести результаты в бухучет.
Порядок проведения инвентаризации
Согласно закону, инвентаризацию можно проводить в таких случаях:
- Перед составлением годовой отчетности.
- При смене материально-ответственных лиц.
- После стихийных бедствий, пожара, аварии.
- При реорганизации или ликвидации компании.
Для ее проведения создается комиссия, в которую входят представители разных подразделений:
- Бухгалтер.
- Юрист.
- Сотрудники склада.
- Другие специалисты.
Основные этапы инвентаризации:
- Подготовка перечня подлежащего учету имущества.
- Непосредственный подсчет и опись имущества.
- Составление сличительных ведомостей.
- Оформление итоговых актов.
Результаты инвентаризации заносятся в специальные документы, такие как инвентаризационная опись по форме ИНВ-3.
Отражение результатов инвентаризации в бухучете
После окончания инвентаризации выявляются расхождения фактического наличия имущества с данными бухучета.
Это могут быть как излишки, так и недостачи. Результаты вносятся в бухгалтерский учет следующими проводками:
| При излишках | Дт 10 Кт 91 |
| При недостаче сверх нормы | Дт 94 Кт 10 |
Недостачи в пределах норм списываются как естественная убыль. При превышении норм со счета 94 происходит взыскание с виновных лиц.
Таким образом, правильное отражение результатов инвентаризации важно для достоверности бухучета.
Приказ о результатах инвентаризации утверждает эти результаты, что позволяет занести данные в учет.
Образец приказа об утверждении итогов инвентаризации
Документ оформляется на фирменном бланке компании или на простом листе бумаги с реквизитами.
Обязательные реквизиты:
- Наименование документа.
- Дата составления.
- Номер приказа.
- Заголовок с указанием вида инвентаризации.
- Подпись руководителя.
В содержательной части указываются:
- Основание для проведения инвентаризации.
- Период ее проведения.
- Состав инвентаризационной комиссии.
- Результаты инвентаризации.
- Меры по устранению недостач.
Ниже приведен образец приказа о результатах инвентаризации.
Особенности приказа при обнаружении излишков
Если в результате инвентаризации выявляются излишки, в приказе делается такая запись:
Утвердить результат инвентаризации товарно-материальных ценностей с излишком в количестве 150 единиц продукции общей стоимостью 100 000 рублей.
Стоимость излишков определяется исходя из рыночной цены. Их необходимо внести в бухучет.
Практические рекомендации по оформлению приказа
Чтобы избежать ошибок, соблюдайте следующие правила:
- Указывайте точное количество и наименование излишков/недостач.
- Проверяйте соответствие сумм в актах инвентаризации.
- Ставьте подписи всех членов комиссии.
Готовые образцы приказов можно найти в системе "Консультант Плюс".
Хранение и сроки приказа об утверждении результатов инвентаризации
После подписания приказа нужно зарегистрировать его в специальном журнале учета приказов в организации.
Хранится документ в папке "Приказы по основной деятельности" вместе с другими приказами.
В архив приказ о результатах инвентаризации передается после утраты действия, но не ранее 3 лет.
Срок хранения в архиве - 5 лет.
Как исправить ошибки в приказе
Если в подписанном приказе об утверждении результатов инвентаризации выявлены ошибки, нужно сделать следующее:
- Составить новый приказ об отмене старого.
- Провести инвентаризацию повторно.
- Составить правильный приказ о результатах повторной инвентаризации.
Таким образом данные бухучета будут исправлены.
Автоматизация проведения инвентаризации и оформления результатов
Для бизнеса полезно использовать специальные программы, которые автоматизируют процесс инвентаризации и документального оформления ее итогов.
Функционал таких программ включает:
- Формирование перечней имущества.
- Сканирование штрих-кодов.
- Расчет излишков и недостач.
- Генерацию необходимых отчетов и актов.
Такие программы позволяют избежать ошибок и провести инвентаризацию быстро и с минимальными затратами.