Протокол выемки документов - неприятная, но неизбежная процедура при проведении налоговых и иных проверок. Как защитить себя и компанию во время выемки документов? Как правильно заполнить протокол и не допустить нарушений? В этой статье мы рассмотрим все вопросы, связанные с протоколом выемки документов. Узнаете, когда и как проводится выемка, какие правила при этом соблюдаются. Разберемся с бланком протокола выемки, порядком его заполнения и подписания. Укажем типичные нарушения и ошибки. В конце статьи дадим полезные советы по защите своих прав во время выемки документов.
1. Понятие и цели выемки документов
Выемка документов - это изъятие определенных документов, имеющих значение для проверки, если точно известно, где и у кого они находятся. В отличие от истребования документов, при выемке инспекторы сами приходят и забирают нужные бумаги.
Основными целями выемки документов являются:
- Получение дополнительных доказательств нарушений
- Изъятие документов, которые могут быть уничтожены или сокрыты
- Проведение экспертизы подлинности документов
Выемка может проводиться в рамках:
- Выездной налоговой проверки
- Встречной проверки
- Расследования уголовных дел по налоговым преступлениям
Незаконной будет выемка документов при камеральной проверке или вне рамок каких-либо проверочных мероприятий. Например, в 2019 году компания "Ромашка" обжаловала в суде выемку документов, проведенную вне рамок проверки. Суд признал действия инспекторов незаконными и обязал вернуть все изъятые документы.
2. Порядок и процедура выемки документов
Чтобы уменьшить риски при выемке документов, рекомендуется заранее подготовиться:
- Изучить все документы по выездной проверке
- Проверить полномочия инспекторов
- Подготовить помещение для выемки
- Пригласить юриста или представителя
Во время выемки инспекторы обязаны:
- Предъявить постановление о выемке
- Разъяснить права и обязанности присутствующих лиц
- Предложить добровольно выдать документы
Со стороны проверяемого лица при выемке могут участвовать:
- Руководитель или главный бухгалтер
- Юрист и иные представители
- Специалисты (при выемке технических носителей информации)
Они вправе давать пояснения, заявлять ходатайства, вносить замечания в протокол о выемке.
Особенности выемки:
- Изыматься могут только копии документов, за исключением случаев проведения экспертизы
- Выемка конфиденциальных документов проводится по решению суда
Протокол выемки документов составляется в двух экземплярах по установленной форме. В нем должны быть перечислены все изъятые документы. Протокол подписывают участники выемки.
Типичными нарушениями при выемке являются:
- Отсутствие оснований для выемки в постановлении
- Нечеткий перечень изымаемых документов
- Изъятие оригиналов без необходимости
Эти и другие нарушения нужно фиксировать и обжаловать.
3. Бланк протокола выемки документов
Бланк протокола выемки документов должен соответствовать установленной форме. Основные разделы протокола:
- Сведения о месте и времени проведения выемки
- Состав участников выемки
- Перечень изъятых документов
- Подписи участников выемки
Обязательные реквизиты:
- Наименование документа
- Номер и дата постановления о выемке
- Данные о проверяющих и представителях проверяемого лица
Протокол выемки - образец должен быть заполнен разборчиво, без помарок и исправлений. Описание изымаемых документов должно быть максимально полным.
Типичные ошибки при заполнении протокола:
- Некорректное указание наименования документов
- Отсутствие ссылки на номер и дату постановления о выемке
- Нечитаемый почерк инспектора
4. Особенности изъятия электронных носителей информации
При выемке электронных носителей информации (жестких дисков, флеш-накопителей) действуют дополнительные правила:
- Изъятие проводится в присутствии специалистов
- Составляется опись с точным указанием всех файлов
- Носители упаковываются и опечатываются на месте
При копировании электронных документов должна быть обеспечена их полная сохранность и неизменность. Иначе результаты выемки могут быть признаны недействительными.
5. Порядок возврата изъятых документов
После завершения проверки и вынесения решения инспекция обязана вернуть все оригиналы изъятых документов. Для этого проверяемое лицо пишет заявление с просьбой о возврате документов.
Если инспекция отказывается возвращать документы, можно обжаловать отказ в вышестоящем налоговом органе или суде.
Сроки возврата документов законом не регламентированы. Но на практике этот процесс может затянуться на месяцы.
6. Обжалование неправомерной выемки документов
Любые нарушения, допущенные в ходе выемки документов, могут быть обжалованы:
- В вышестоящем налоговом органе - в течение 10 дней
- В арбитражном суде - в течение 3 месяцев
Основания для обжалования:
- Нарушение порядка и процедуры выемки
- Необоснованное изъятие документов
- Нарушения при оформлении протокола выемки
В случае признания выемки незаконной, изъятые документы подлежат возврату, а убытки - возмещению.