Руководящие документы играют важную роль в деятельности любой организации. Они помогают четко регламентировать все бизнес-процессы, избегать ошибок и работать слаженно. Давайте разберемся, какие бывают руководящие документы, зачем они нужны и как правильно их разрабатывать.
Понятие руководящих документов
Руководящие документы (РД) - это официальные документы, которые устанавливают общие правила, требования, нормы в определенной сфере деятельности организации.
Они регламентируют организационные, технические, технологические и другие процессы на предприятии. Цель РД - обеспечить слаженную и эффективную работу всех подразделений и сотрудников.
Руководящие документы можно классифицировать:
- По сфере действия: Общего характера; Применимые в конкретной отрасли; Для отдельного предприятия.
- По юридической силе: Обязательные к исполнению; Носящие рекомендательный характер.
- По объекту регулирования: Технические РД; Организационно-методические РД.
Основные руководящие документы организации:
- Устав;
- Положение об оплате труда;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Должностные инструкции;
- Регламенты бизнес-процессов;
- Стандарты организации;
- Инструкции по охране труда.
Руководящие документы должны разрабатываться на основе законодательства, государственных и отраслевых норм. При этом они должны учитывать специфику деятельности конкретной организации.
Разработка документов по охране труда
Важной частью руководящих документов организации является пакет документов по охране труда (ОТ).
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников с учетом их должностей и профессий.
Основные документы по ОТ:
- Положение о системе управления охраной труда;
- Приказ о назначении ответственных лиц по ОТ;
- Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ;
- Программы обучения по ОТ;
- Журналы проведения инструктажей по ОТ.
Инструкции по охране труда должны содержать требования охраны труда при выполнении конкретных видов работ и порядок действий в аварийных ситуациях.
Кроме того, необходимо организовать обучение работников по охране труда и проверку знаний требований охраны труда в установленные сроки.
Разработка типовых инструкций
Помимо инструкций по охране труда, организациям рекомендуется разработать типовые инструкции, такие как:
- Инструкция о мерах пожарной безопасности;
- Инструкция по электробезопасности;
- Инструкция по оказанию первой помощи;
- Инструкция о пропускном режиме.
Эти инструкции позволяют повысить готовность персонала к действиям в нештатных и аварийных ситуациях.
Например, инструкция по пожарной безопасности должна включать:
- Меры пожарной профилактики;
- Порядок действий при пожаре;
- Правила использования средств пожаротушения.
А инструкция по электробезопасности:
- Требования безопасности при работе с электрооборудованием;
- Действия при поражении электрическим током;
- Периодичность проверки заземления и изоляции.
Типовые инструкции должны периодически пересматриваться с учетом изменений требований безопасности.
Порядок утверждения и актуализации руководящих документов
Чтобы руководящие документы выполняли свои функции, необходимо правильно организовать процесс их утверждения и регулярного обновления.
Руководящие документы утверждаются приказом руководителя организации. Перед утверждением документ проходит процедуру согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами.
После утверждения документ вводится в действие с определенной даты. Информация об этом доводится до сведения всех работников.
Руководящие документы должны периодически актуализироваться. Рекомендуется пересматривать документы не реже 1 раза в 3-5 лет.
При внесении изменений также необходимо проводить согласование и утверждение обновленной версии документа.
Контроль за исполнением требований руководящих документов
Для обеспечения исполнения руководящих документов в организации должен быть налажен контроль.
Контроль может осуществляться путем:
- Плановых и внеплановых проверок подразделений;
- Анализа отчетности и показателей деятельности;
- Опроса работников на знание руководящих документов.
По результатам контроля составляются акты, выявленные нарушения фиксируются в предписаниях.
Виновные в нарушении требований руководящих документов работники могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.
Повышение мотивации работников к соблюдению РД
Для повышения мотивации работников к соблюдению требований руководящих документов рекомендуется:
- Разъяснять цели и важность выполнения РД;
- Поощрять работников за качественное исполнение РД;
- Проводить обучение работников по содержанию РД;
- Организовывать тренинги и проверки знаний по соблюдению РД.
Такие меры помогут повысить осознанность работников и сформировать культуру безопасного поведения.
Автоматизация работы с руководящими документами
Для повышения эффективности работы с руководящими документами рекомендуется использовать системы электронного документооборота и процессного управления.
Эти системы позволяют:
- Хранить РД в единой базе в актуальном состоянии;
- Быстро находить нужный документ по реквизитам;
- Контролировать сроки пересмотра РД;
- Оповещать о новых утвержденных РД.
Автоматизация процессов повышает исполнительскую дисциплину и снижает трудозатраты на работу с документами.
Формирование перечня руководящих документов организации
Чтобы упорядочить разработку и применение руководящих документов, рекомендуется сформировать их перечень.
Перечень позволяет:
- Систематизировать имеющиеся РД;
- Выявить пробелы в регламентации процессов;
- Планировать разработку новых РД.
Перечень целесообразно разделить на разделы:
- Организационно-распорядительные документы;
- Документы по регламентации производственных процессов;
- Документы по охране труда и технике безопасности;
- И т.д.
Перечень рекомендуется утвердить приказом руководителя и довести до сведения всех работников.
Разработка регламентов бизнес-процессов
Важным видом руководящих документов являются регламенты бизнес-процессов. Они описывают последовательность действий в рамках конкретного процесса.
Регламенты позволяют:
- Формализовать и упорядочить процессы;
- Минимизировать риски и ошибки;
- Оптимизировать затраты ресурсов.
Регламенты разрабатываются на основе моделей процессов с применением нотации IDEF0, DFD или BPMN.
Внедрение системы менеджмента качества
Для комплексного управления документацией целесообразно внедрить систему менеджмента качества (СМК) по стандарту ISO 9001.
Внедрение СМК предусматривает:
- Разработку документированных процедур СМК;
- Ведение управленческой документации СМК;
- Контроль документации в рамках внутренних аудитов.
Это позволит системно управлять всей документацией организации.
Применение электронного документооборота
Для оптимизации работы с документацией эффективно внедрить систему электронного документооборота (СЭД).
СЭД обеспечивает:
- Хранение документов в электронном виде;
- Управление доступом и версиями документов;
- Поиск документов по различным критериям;
- Маршрутизацию документов;
- Интеграцию с другими информационными системами.
СЭД повышает оперативность работы с документами и снижает трудозатраты.