Рубрики

Счет проформа: образец заполнения

Счет-проформа - важный документ для компаний, работающих на международном рынке. Этот предварительный счет подтверждает факт отгрузки товаров или оказания услуг, но не требует оплаты. Давайте разберемся, что такое счет-проформа, зачем он нужен и как правильно его оформлять.

Что такое счет-проформа

Счет-проформа (proforma invoice) - это предварительный счет, в котором указываются основные данные о поставляемых товарах или услугах. В отличие от коммерческого счета, проформа не предусматривает оплаты. Этот документ информирует покупателя о предстоящей отгрузке и ее ориентировочной стоимости.

Счет-проформа применяется в таких ситуациях:

  • Еще не известны точный вес, объем, количество товаров;
  • Необходима предоплата или резервирование товаров;
  • Требуется подтверждение стоимости товаров для таможни.

Главное отличие проформы от коммерческого счета в том, что она не налагает обязательств по оплате. По счету-проформе деньги не перечисляются. Это информационный документ, который в дальнейшем может трансформироваться в полноценный счет на оплату.

Зачем нужен счет-проформа

Хотя по счету-проформе оплата не производится, этот документ выполняет важные функции:

  1. Подтверждает факт отгрузки товаров продавцом;
  2. Содержит предварительные данные о стоимости и количестве товаров;
  3. Помогает регулировать отношения с таможней при импорте и экспорте;
  4. Дает возможность внести предоплату и зарезервировать товары;
  5. Служит для внутреннего учета отгрузок компании.

Без счета-проформы при поставках за рубеж возникают сложности с таможенным оформлением грузов. Документ позволяет подтвердить стоимость ввозимых или вывозимых товаров. Кроме того, проформа-инвойс дает возможность получить предоплату от покупателя до момента поставки.

Счет-проформа часто выступает в роли товаросопроводительного документа при отсутствии счета-фактуры или товарной накладной.

Таким образом, счет-проформа - универсальный документ, который решает сразу несколько задач в сфере ВЭД.

Образец счета-проформы позволяет увидеть, как заполняются основные реквизиты этого документа. Рассмотрим подробнее правила оформления проформы-инвойса.

Требования к оформлению счета-проформы

Счет-проформа должен содержать определенный набор обязательных реквизитов:

  • Наименование документа;
  • Дата и номер счета-проформы;
  • Реквизиты продавца и покупателя;
  • Сведения о товарах и услугах;
  • Цена за единицу товара;
  • Общая сумма счета;
  • Подпись ответственного лица.

Отсутствие этих данных или их некорректное заполнение могут привести к отказу в принятии счета-проформы.

Руки печатают на клавиатуре ноутбука.

Порядок заполнения счета-проформы

При составлении проформы-инвойса важно придерживаться определенного порядка действий:

  1. Указать дату и номер документа в установленном формате;
  2. Заполнить реквизиты продавца и покупателя;
  3. Перечислить товары/услуги с описанием и кодами ТН ВЭД;
  4. Указать количество, цену, общую стоимость по каждой позиции;
  5. Подписать и поставить печать организации.

Описание товаров и услуг должно быть максимально детальным, не допускаются общие формулировки. Цена и общая сумма рассчитываются по каждой товарной позиции.

Типичные ошибки при заполнении счета-проформы

Часто встречающиеся ошибки при оформлении проформы-инвойса:

  • Некорректные или неполные реквизиты продавца/покупателя;
  • Неправильное указание даты и номера документа;
  • Отсутствие или неполное описание товаров/услуг;
  • Несоответствие данных по количеству, ценам, суммам;
  • Орфографические ошибки, опечатки.

Все это затрудняет обработку счета-проформы и может привести к задержкам и дополнительным запросам. Поэтому внимательность при заполнении проформы-инвойса крайне важна.

Женщина держит счет-проформу.

Готовые решения для счетов-проформ

Существует множество сервисов, которые позволяют быстро создать и оформить счет-проформу:

  • Онлайн-генераторы проформ-инвойсов;
  • Шаблоны счетов-проформ в Excel;
  • Специальные программы для оформления документов.

Также можно заказать разработку индивидуального бланка счета-проформы или воспользоваться готовыми решениями для конкретных компаний, например, счет проформа yoox.

Инструкция по заполнению счета-проформы

Рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению счета-проформы:

  1. Указываем наименование документа в верхней части бланка - "Счет-проформа".
  2. Вносим дату составления в формате ДД.ММ.ГГГГ.
  3. Присваиваем номер счета-проформы.
  4. Заполняем реквизиты продавца - название, адрес, контакты.
  5. Указываем реквизиты покупателя - название, адрес, контакты.

Далее переходим к заполнению таблицы товаров/услуг:

  1. В графе "Наименование товара/услуги" даем максимально подробное описание.
  2. Указываем код ТН ВЭД для каждой товарной позиции.
  3. В графе "Количество" проставляем объем товара в установленных единицах измерения.
  4. В графе "Цена за ед." указываем цену за единицу товара/услуги.
  5. В графе "Сумма" рассчитываем сумму по каждой позиции путем умножения количества на цену.

Итоговые суммы по всем позициям считаются автоматически.

Проверка заполненного счета-проформы

После заполнения счета-проформы необходимо выполнить следующие проверочные действия:

  • Проверить корректность и полноту реквизитов продавца и покупателя.
  • Убедиться, что дата и номер счета указаны верно.
  • Проверить наличие подписи и печати.
  • Убедиться в корректности расчетов сумм по каждой позиции.
  • Выполнить проверку на наличие ошибок и опечаток.

Такая проверка позволит минимизировать риск ошибок и обеспечит принятие счета-проформы.

Отправка заполненной проформы покупателю

Готовый счет-проформа отправляется покупателю:

  • В бумажном виде почтой в двух экземплярах - на русском и английском языках.
  • В электронном виде по электронной почте или через системы электронного документооборота.

Счет-проформа высылается до отгрузки товара для информирования клиента и согласования основных условий поставки.

Хранение счета-проформы

Счета-проформы хранятся в бухгалтерии организации в течение 5 лет в соответствии с нормативными требованиями.

Использование счета-проформы при таможенном оформлении

Одно из основных назначений счета-проформы - использование при таможенном оформлении грузов:

  • Счет-проформа подтверждает заявленную таможенную стоимость товаров.
  • На основании данных проформы-инвойса таможня определяет базу для начисления пошлин и налогов.
  • Счет-проформа служит товаросопроводительным документом при отсутствии инвойса.
  • Предоставление счета-проформы обязательно для экспортных и импортных поставок.

Поэтому при таможенном оформлении груза отправитель предоставляет два оригинала счета-проформы - на английском и русском языке.

Сверка данных счета-проформы и счета-фактуры

После отгрузки товара счет-проформа сверяется со счетом-фактурой:

  • Сравниваются данные по наименованиям и количеству товаров;
  • Анализируется соответствие цен за единицу товара;
  • Проверяется правильность расчета общих сумм;
  • Выявляются расхождения, которые анализируются и устраняются.

Такая сверка позволяет выявить ошибки и неточности, а также обеспечить соответствие данных в налоговом и бухгалтерском учете.

Преобразование счета-проформы в коммерческий счет

Счет-проформа может трансформироваться в полноценный коммерческий счет:

  • Уточняются окончательные объемы, цены и суммы сделки.
  • Добавляются реквизиты и инструкции для осуществления платежа.
  • Счет-проформа переоформляется на официальном бланке и высылается покупателю.
  • На основании коммерческого счета производится оплата за товар.

Такая трансформация возможна, если изначально планировалось, что оплата будет произведена после отгрузки.

Альтернативы счетам-проформам

Существуют и альтернативные варианты счетов-проформ:

  • Предоплатные счета, если необходима предоплата;
  • Счета на оплату со скидкой;
  • Счета с отсрочкой платежа;
  • Электронные счета-оферты.

Выбор типа счета зависит от условий контракта и договоренностей сторон.