Счет-проформа - важный документ для компаний, работающих на международном рынке. Этот предварительный счет подтверждает факт отгрузки товаров или оказания услуг, но не требует оплаты. Давайте разберемся, что такое счет-проформа, зачем он нужен и как правильно его оформлять.
Что такое счет-проформа
Счет-проформа (proforma invoice) - это предварительный счет, в котором указываются основные данные о поставляемых товарах или услугах. В отличие от коммерческого счета, проформа не предусматривает оплаты. Этот документ информирует покупателя о предстоящей отгрузке и ее ориентировочной стоимости.
Счет-проформа применяется в таких ситуациях:
- Еще не известны точный вес, объем, количество товаров;
- Необходима предоплата или резервирование товаров;
- Требуется подтверждение стоимости товаров для таможни.
Главное отличие проформы от коммерческого счета в том, что она не налагает обязательств по оплате. По счету-проформе деньги не перечисляются. Это информационный документ, который в дальнейшем может трансформироваться в полноценный счет на оплату.
Зачем нужен счет-проформа
Хотя по счету-проформе оплата не производится, этот документ выполняет важные функции:
- Подтверждает факт отгрузки товаров продавцом;
- Содержит предварительные данные о стоимости и количестве товаров;
- Помогает регулировать отношения с таможней при импорте и экспорте;
- Дает возможность внести предоплату и зарезервировать товары;
- Служит для внутреннего учета отгрузок компании.
Без счета-проформы при поставках за рубеж возникают сложности с таможенным оформлением грузов. Документ позволяет подтвердить стоимость ввозимых или вывозимых товаров. Кроме того, проформа-инвойс дает возможность получить предоплату от покупателя до момента поставки.
Счет-проформа часто выступает в роли товаросопроводительного документа при отсутствии счета-фактуры или товарной накладной.
Таким образом, счет-проформа - универсальный документ, который решает сразу несколько задач в сфере ВЭД.
Образец счета-проформы позволяет увидеть, как заполняются основные реквизиты этого документа. Рассмотрим подробнее правила оформления проформы-инвойса.
Требования к оформлению счета-проформы
Счет-проформа должен содержать определенный набор обязательных реквизитов:
- Наименование документа;
- Дата и номер счета-проформы;
- Реквизиты продавца и покупателя;
- Сведения о товарах и услугах;
- Цена за единицу товара;
- Общая сумма счета;
- Подпись ответственного лица.
Отсутствие этих данных или их некорректное заполнение могут привести к отказу в принятии счета-проформы.

Порядок заполнения счета-проформы
При составлении проформы-инвойса важно придерживаться определенного порядка действий:
- Указать дату и номер документа в установленном формате;
- Заполнить реквизиты продавца и покупателя;
- Перечислить товары/услуги с описанием и кодами ТН ВЭД;
- Указать количество, цену, общую стоимость по каждой позиции;
- Подписать и поставить печать организации.
Описание товаров и услуг должно быть максимально детальным, не допускаются общие формулировки. Цена и общая сумма рассчитываются по каждой товарной позиции.
Типичные ошибки при заполнении счета-проформы
Часто встречающиеся ошибки при оформлении проформы-инвойса:
- Некорректные или неполные реквизиты продавца/покупателя;
- Неправильное указание даты и номера документа;
- Отсутствие или неполное описание товаров/услуг;
- Несоответствие данных по количеству, ценам, суммам;
- Орфографические ошибки, опечатки.
Все это затрудняет обработку счета-проформы и может привести к задержкам и дополнительным запросам. Поэтому внимательность при заполнении проформы-инвойса крайне важна.

Готовые решения для счетов-проформ
Существует множество сервисов, которые позволяют быстро создать и оформить счет-проформу:
- Онлайн-генераторы проформ-инвойсов;
- Шаблоны счетов-проформ в Excel;
- Специальные программы для оформления документов.
Также можно заказать разработку индивидуального бланка счета-проформы или воспользоваться готовыми решениями для конкретных компаний, например, счет проформа yoox.
Инструкция по заполнению счета-проформы
Рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению счета-проформы:
- Указываем наименование документа в верхней части бланка - "Счет-проформа".
- Вносим дату составления в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Присваиваем номер счета-проформы.
- Заполняем реквизиты продавца - название, адрес, контакты.
- Указываем реквизиты покупателя - название, адрес, контакты.
Далее переходим к заполнению таблицы товаров/услуг:
- В графе "Наименование товара/услуги" даем максимально подробное описание.
- Указываем код ТН ВЭД для каждой товарной позиции.
- В графе "Количество" проставляем объем товара в установленных единицах измерения.
- В графе "Цена за ед." указываем цену за единицу товара/услуги.
- В графе "Сумма" рассчитываем сумму по каждой позиции путем умножения количества на цену.
Итоговые суммы по всем позициям считаются автоматически.
Проверка заполненного счета-проформы
После заполнения счета-проформы необходимо выполнить следующие проверочные действия:
- Проверить корректность и полноту реквизитов продавца и покупателя.
- Убедиться, что дата и номер счета указаны верно.
- Проверить наличие подписи и печати.
- Убедиться в корректности расчетов сумм по каждой позиции.
- Выполнить проверку на наличие ошибок и опечаток.
Такая проверка позволит минимизировать риск ошибок и обеспечит принятие счета-проформы.
Отправка заполненной проформы покупателю
Готовый счет-проформа отправляется покупателю:
- В бумажном виде почтой в двух экземплярах - на русском и английском языках.
- В электронном виде по электронной почте или через системы электронного документооборота.
Счет-проформа высылается до отгрузки товара для информирования клиента и согласования основных условий поставки.
Хранение счета-проформы
Счета-проформы хранятся в бухгалтерии организации в течение 5 лет в соответствии с нормативными требованиями.
Использование счета-проформы при таможенном оформлении
Одно из основных назначений счета-проформы - использование при таможенном оформлении грузов:
- Счет-проформа подтверждает заявленную таможенную стоимость товаров.
- На основании данных проформы-инвойса таможня определяет базу для начисления пошлин и налогов.
- Счет-проформа служит товаросопроводительным документом при отсутствии инвойса.
- Предоставление счета-проформы обязательно для экспортных и импортных поставок.
Поэтому при таможенном оформлении груза отправитель предоставляет два оригинала счета-проформы - на английском и русском языке.
Сверка данных счета-проформы и счета-фактуры
После отгрузки товара счет-проформа сверяется со счетом-фактурой:
- Сравниваются данные по наименованиям и количеству товаров;
- Анализируется соответствие цен за единицу товара;
- Проверяется правильность расчета общих сумм;
- Выявляются расхождения, которые анализируются и устраняются.
Такая сверка позволяет выявить ошибки и неточности, а также обеспечить соответствие данных в налоговом и бухгалтерском учете.
Преобразование счета-проформы в коммерческий счет
Счет-проформа может трансформироваться в полноценный коммерческий счет:
- Уточняются окончательные объемы, цены и суммы сделки.
- Добавляются реквизиты и инструкции для осуществления платежа.
- Счет-проформа переоформляется на официальном бланке и высылается покупателю.
- На основании коммерческого счета производится оплата за товар.
Такая трансформация возможна, если изначально планировалось, что оплата будет произведена после отгрузки.
Альтернативы счетам-проформам
Существуют и альтернативные варианты счетов-проформ:
- Предоплатные счета, если необходима предоплата;
- Счета на оплату со скидкой;
- Счета с отсрочкой платежа;
- Электронные счета-оферты.
Выбор типа счета зависит от условий контракта и договоренностей сторон.