Заработная плата составляет значительную часть расходов любой компании. Как мотивировать сотрудников, не нарушая трудового законодательства? В этой статье мы разберем, как правильно оформить служебную записку о премировании персонала. Узнаете, какие требования предъявляются к этому документу и какие особенности нужно учитывать. Получите готовый образец записки с комментариями.
1. Понятие и назначение служебной записки о премировании
Служебная записка о премировании сотрудников - это документ, с помощью которого руководитель структурного подразделения обращается к вышестоящему руководству с предложением о поощрении своих сотрудников денежной премией.
Основания и порядок премирования работников устанавливаются во внутренних документах организации - положении об оплате труда, коллективном договоре, положении о премировании (ст.135 ТК РФ).
Служебная записка требуется в следующих случаях:
- для выплаты регулярных премий по результатам работы за месяц, квартал, год;
- для выплаты разовых премий за определенные достижения или в связи с праздничными датами;
- при наличии экономии фонда оплаты труда, направляемой на премии.
Основная цель составления служебной записки - обосновать правомерность и законность выплаты премии конкретному работнику.
Записка также выполняет следующие функции:
- информирует руководство о производственных результатах сотрудников;
- позволяет оценить эффективность мотивации в коллективе;
- является основанием для издания приказа о премировании.
2. Кто и когда составляет служебную записку о премии
Как правило, служебную записку о премировании составляют руководители структурных подразделений (отделов, цехов, участков) в отношении своих непосредственных подчиненных.
Это обусловлено тем, что непосредственный руководитель постоянно взаимодействует с сотрудниками в рабочем процессе. Он может объективно оценить количество и качество выполненной каждым работы за отчетный период.
С запиской о премировании также могут обращаться:
- председатель профсоюзного комитета - за активную общественную работу;
- начальник отдела кадров - за наставничество;
- главный бухгалтер - при наличии экономии фонда зарплаты.
Периодичность составления записки зависит от вида премирования:
- ежемесячное - по итогам работы за месяц;
- ежеквартальное - по результатам квартала;
- разовое - по факту определенного события.
Для регулярных премий записка представляется перед начислением вознаграждения. Для разовых премий - по мере необходимости.
3. Структура и содержание служебной записки о премии
Служебная записка о премировании должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование организации;
- должность и ФИО руководителя, которому адресована записка;
- наименование структурного подразделения;
- название документа;
- данные о премируемых сотрудниках (ФИО, должность);
- основание для премирования;
- предлагаемый размер премии;
- подпись и дата.
В зависимости от применяемой в организации системы оплаты труда записка может дополнительно содержать:
- при сдельной оплате - выработку, объем выполненных работ;
- при повременной - отработанное время;
- при премиальной - размер начисленной премии.
Если премируется конкретный сотрудник, указывается его персональный вклад и достижения.
Записка подписывается руководителем структурного подразделения с расшифровкой подписи.

4. Правила оформления служебной записки о премировании
Служебная записка может быть составлена от руки или машинописным способом на листе формата А4. Шрифт - размером 12-14 пт, межстрочный интервал - 1-1,5.
Записка оформляется на официальном бланке организации или на чистом листе с указанием всех реквизитов компании.
Обязательными являются собственноручная подпись руководителя подразделения и дата подписания.
В бюджетных учреждениях вместо служебной записки составляется представление на выплату стимулирующей надбавки.
Рекомендуется разработать унифицированную форму служебной записки и утвердить ее отдельным приказом.
5. Порядок согласования и утверждения служебной записки
После составления служебная записка о премировании проходит следующие этапы согласования:
- Визируется главным бухгалтером на предмет наличия средств на выплату премии;
- Утверждается руководителем организации путем наложения резолюции;
- Передается в отдел кадров или бухгалтерию для подготовки проекта приказа о премировании;
- Приказ о премировании и служебная записка передаются в бухгалтерию для начисления премии.
Таким образом обеспечивается контроль обоснованности и правомерности премиальных выплат.
6. Особенности служебной записки о разовой премии
Для разового премирования требуется более детальное обоснование:
- указываются конкретные заслуги сотрудника;
- прилагаются подтверждающие документы;
- оговариваются источники выплаты премии.
Размер разовой премии ограничивается одним-двумя окладами.
Записка о разовом премировании согласовывается с руководителем и профкомом.
К служебной записке могут прилагаться копии личных заявлений сотрудников, грамот, благодарностей.
7. Хранение служебной записки о премировании
Служебная записка о премировании хранится в отделе кадров или бухгалтерии в течение 5 лет вместе с приказом о премировании.
После истечения срока хранения записка уничтожается по акту.
Записка является документом, подтверждающим законность начисления премии, поэтому к ее хранению предъявляются строгие требования.

8. Процедура составления служебной записки о премировании
Процесс подготовки служебной записки о премировании включает следующие этапы:
- Анализ выполнения сотрудниками ключевых показателей эффективности, объемов работ, результатов труда за отчетный период.
- Определение кандидатур работников, подлежащих премированию, исходя из установленных в компании критериев.
- Расчет размера премии в соответствии с положением об оплате труда.
- Заполнение реквизитов служебной записки с указанием всех необходимых данных.
- Подписание записки руководителем подразделения.
- Согласование с главным бухгалтером и руководителем организации.
Соблюдение данной процедуры гарантирует обоснованность премиальных выплат.
9. Типичные ошибки при составлении служебной записки
Чтобы избежать ошибок, составляя служебную записку о премировании, необходимо придерживаться следующих правил:
- Детально обосновывать причины премирования конкретных работников.
- Правильно рассчитывать размер премии в соответствии с положением об оплате труда.
- Не допускать премирования сотрудников, не отработавших полностью отчетный период.
- Не премировать работников, имеющих дисциплинарные взыскания.
- Соблюдать сроки представления записки.
10. Альтернативные способы премирования сотрудников
Помимо традиционных денежных премий, существуют и другие способы мотивации персонала:
- Оплата путевок на отдых и оздоровление.
- Оплата обучения, повышения квалификации.
- Гибкий график работы и удаленная занятость.
- Предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков.
- Нематериальное поощрение (грамоты, доска почета).
Эти способы позволяют снизить затраты на премирование и повысить лояльность сотрудников.
11. Автоматизация процесса премирования
Для оптимизации работы с документами по премированию целесообразно использовать специализированные программы:
- 1С:Зарплата и управление персоналом
- БОСС-Кадровик
- SAP SuccessFactors
Автоматизация позволяет сократить трудозатраты на оформление служебных записок и исключить ошибки.
12. Образец служебной записки о премировании к юбилею сотрудника
Приведем пример служебной записки о разовом премировании сотрудника в связи с юбилеем:
Генеральному директору
ООО "Ромашка" Иванову И.И.Служебная записка
Прошу премировать ведущего бухгалтера Петрову Марию Ивановну в размере 5000 рублей в связи с ее 50-летним юбилеем.
М.И. Петрова работает в нашей организации с 2015 года. За это время зарекомендовала себя грамотным специалистом, обладающим высоким профессионализмом и ответственностью.
Считаю, что материальное поощрение будет способствовать повышению мотивации М.И. Петровой и укреплению корпоративного духа в коллективе.
Главный бухгалтер Сидорова А.П. 01.11.2022
Таким образом, служебная записка позволяет обосновать законность выплаты разовой премии.