Рубрики

Служебная записка о премировании сотрудников: образец, требования и особенности

Заработная плата составляет значительную часть расходов любой компании. Как мотивировать сотрудников, не нарушая трудового законодательства? В этой статье мы разберем, как правильно оформить служебную записку о премировании персонала. Узнаете, какие требования предъявляются к этому документу и какие особенности нужно учитывать. Получите готовый образец записки с комментариями.

1. Понятие и назначение служебной записки о премировании

Служебная записка о премировании сотрудников - это документ, с помощью которого руководитель структурного подразделения обращается к вышестоящему руководству с предложением о поощрении своих сотрудников денежной премией.

Основания и порядок премирования работников устанавливаются во внутренних документах организации - положении об оплате труда, коллективном договоре, положении о премировании (ст.135 ТК РФ).

Служебная записка требуется в следующих случаях:

  • для выплаты регулярных премий по результатам работы за месяц, квартал, год;
  • для выплаты разовых премий за определенные достижения или в связи с праздничными датами;
  • при наличии экономии фонда оплаты труда, направляемой на премии.

Основная цель составления служебной записки - обосновать правомерность и законность выплаты премии конкретному работнику.

Записка также выполняет следующие функции:

  • информирует руководство о производственных результатах сотрудников;
  • позволяет оценить эффективность мотивации в коллективе;
  • является основанием для издания приказа о премировании.

2. Кто и когда составляет служебную записку о премии

Как правило, служебную записку о премировании составляют руководители структурных подразделений (отделов, цехов, участков) в отношении своих непосредственных подчиненных.

Это обусловлено тем, что непосредственный руководитель постоянно взаимодействует с сотрудниками в рабочем процессе. Он может объективно оценить количество и качество выполненной каждым работы за отчетный период.

С запиской о премировании также могут обращаться:

  • председатель профсоюзного комитета - за активную общественную работу;
  • начальник отдела кадров - за наставничество;
  • главный бухгалтер - при наличии экономии фонда зарплаты.

Периодичность составления записки зависит от вида премирования:

  • ежемесячное - по итогам работы за месяц;
  • ежеквартальное - по результатам квартала;
  • разовое - по факту определенного события.

Для регулярных премий записка представляется перед начислением вознаграждения. Для разовых премий - по мере необходимости.

3. Структура и содержание служебной записки о премии

Служебная записка о премировании должна содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование организации;
  • должность и ФИО руководителя, которому адресована записка;
  • наименование структурного подразделения;
  • название документа;
  • данные о премируемых сотрудниках (ФИО, должность);
  • основание для премирования;
  • предлагаемый размер премии;
  • подпись и дата.

В зависимости от применяемой в организации системы оплаты труда записка может дополнительно содержать:

  • при сдельной оплате - выработку, объем выполненных работ;
  • при повременной - отработанное время;
  • при премиальной - размер начисленной премии.

Если премируется конкретный сотрудник, указывается его персональный вклад и достижения.

Записка подписывается руководителем структурного подразделения с расшифровкой подписи.

Офисное помещение с рядами столов

4. Правила оформления служебной записки о премировании

Служебная записка может быть составлена от руки или машинописным способом на листе формата А4. Шрифт - размером 12-14 пт, межстрочный интервал - 1-1,5.

Записка оформляется на официальном бланке организации или на чистом листе с указанием всех реквизитов компании.

Обязательными являются собственноручная подпись руководителя подразделения и дата подписания.

В бюджетных учреждениях вместо служебной записки составляется представление на выплату стимулирующей надбавки.

Рекомендуется разработать унифицированную форму служебной записки и утвердить ее отдельным приказом.

5. Порядок согласования и утверждения служебной записки

После составления служебная записка о премировании проходит следующие этапы согласования:

  1. Визируется главным бухгалтером на предмет наличия средств на выплату премии;
  2. Утверждается руководителем организации путем наложения резолюции;
  3. Передается в отдел кадров или бухгалтерию для подготовки проекта приказа о премировании;
  4. Приказ о премировании и служебная записка передаются в бухгалтерию для начисления премии.

Таким образом обеспечивается контроль обоснованности и правомерности премиальных выплат.

6. Особенности служебной записки о разовой премии

Для разового премирования требуется более детальное обоснование:

  • указываются конкретные заслуги сотрудника;
  • прилагаются подтверждающие документы;
  • оговариваются источники выплаты премии.

Размер разовой премии ограничивается одним-двумя окладами.

Записка о разовом премировании согласовывается с руководителем и профкомом.

К служебной записке могут прилагаться копии личных заявлений сотрудников, грамот, благодарностей.

7. Хранение служебной записки о премировании

Служебная записка о премировании хранится в отделе кадров или бухгалтерии в течение 5 лет вместе с приказом о премировании.

После истечения срока хранения записка уничтожается по акту.

Записка является документом, подтверждающим законность начисления премии, поэтому к ее хранению предъявляются строгие требования.

Портрет женщины с бумагой

8. Процедура составления служебной записки о премировании

Процесс подготовки служебной записки о премировании включает следующие этапы:

  1. Анализ выполнения сотрудниками ключевых показателей эффективности, объемов работ, результатов труда за отчетный период.
  2. Определение кандидатур работников, подлежащих премированию, исходя из установленных в компании критериев.
  3. Расчет размера премии в соответствии с положением об оплате труда.
  4. Заполнение реквизитов служебной записки с указанием всех необходимых данных.
  5. Подписание записки руководителем подразделения.
  6. Согласование с главным бухгалтером и руководителем организации.

Соблюдение данной процедуры гарантирует обоснованность премиальных выплат.

9. Типичные ошибки при составлении служебной записки

Чтобы избежать ошибок, составляя служебную записку о премировании, необходимо придерживаться следующих правил:

  • Детально обосновывать причины премирования конкретных работников.
  • Правильно рассчитывать размер премии в соответствии с положением об оплате труда.
  • Не допускать премирования сотрудников, не отработавших полностью отчетный период.
  • Не премировать работников, имеющих дисциплинарные взыскания.
  • Соблюдать сроки представления записки.

10. Альтернативные способы премирования сотрудников

Помимо традиционных денежных премий, существуют и другие способы мотивации персонала:

  • Оплата путевок на отдых и оздоровление.
  • Оплата обучения, повышения квалификации.
  • Гибкий график работы и удаленная занятость.
  • Предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков.
  • Нематериальное поощрение (грамоты, доска почета).

Эти способы позволяют снизить затраты на премирование и повысить лояльность сотрудников.

11. Автоматизация процесса премирования

Для оптимизации работы с документами по премированию целесообразно использовать специализированные программы:

  • 1С:Зарплата и управление персоналом
  • БОСС-Кадровик
  • SAP SuccessFactors

Автоматизация позволяет сократить трудозатраты на оформление служебных записок и исключить ошибки.

12. Образец служебной записки о премировании к юбилею сотрудника

Приведем пример служебной записки о разовом премировании сотрудника в связи с юбилеем:

Генеральному директору
ООО "Ромашка" Иванову И.И.

Служебная записка

Прошу премировать ведущего бухгалтера Петрову Марию Ивановну в размере 5000 рублей в связи с ее 50-летним юбилеем.

М.И. Петрова работает в нашей организации с 2015 года. За это время зарекомендовала себя грамотным специалистом, обладающим высоким профессионализмом и ответственностью.

Считаю, что материальное поощрение будет способствовать повышению мотивации М.И. Петровой и укреплению корпоративного духа в коллективе.

Главный бухгалтер Сидорова А.П. 01.11.2022

Таким образом, служебная записка позволяет обосновать законность выплаты разовой премии.