Приказы - важнейшие распорядительные документы в организации. Но нужно ли ставить на них печать в 2023 году? Узнайте ответы на этот и другие актуальные вопросы в нашей статье!
Требования законодательства к оформлению приказов в 2023 году
Правила оформления приказов менялись на протяжении истории. Если в советское время на приказах обязательно ставилась печать, то в последние годы законодательство не регламентирует этот вопрос однозначно.
Основным нормативным актом, устанавливающим требования к оформлению организационно-распорядительных документов, в том числе приказов, в настоящее время является ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
Анализируя положения данного ГОСТа, можно сделать вывод, что наличие или отсутствие печати на приказе напрямую не регламентируется. ГОСТ Р 7.0.97-2016 не содержит прямого указания на необходимость проставления печати на приказах.
Таким образом, действующее законодательство не устанавливает требование о том, что на приказе обязательно должна стоять печать организации. Вопрос о целесообразности проставления печати на приказах в 2023 году остается открытым.
Нужно ли ставить печать на разных видах приказов
Рассмотрим особенности проставления печати на различных видах приказов.
Приказы по основной деятельности
Приказы по основной деятельности регулируют текущие производственные, организационные, финансовые и прочие вопросы функционирования организации.
Поскольку такие приказы, как правило, не выходят за пределы организации и не предъявляются внешним контрагентам, нет необходимости скреплять их печатью. Подпись руководителя придает приказу по основной деятельности юридическую силу.
Приказы по личному составу
Приказы по личному составу регулируют вопросы приема, увольнения, перевода, поощрения работников. Такие приказы затрагивают права и обязанности конкретных физических лиц, поэтому к их оформлению предъявляются повышенные требования.
Часто на практике на приказах по личному составу ставится печать организации, чтобы подтвердить подлинность и юридическую значимость таких документов. Однако и в данном случае это не является строго обязательным требованием законодательства.
Приказы по административно-хозяйственным вопросам
Такие приказы регулируют административные и хозяйственные вопросы в организации. Как и приказы по основной деятельности, они обычно не выходят за пределы организации, соответственно, не требуют обязательного скрепления печатью.
Исходя из анализа различных видов приказов, можно сделать вывод, что наличие печати в большей степени оправдано на кадровых приказах, в меньшей - на приказах по основной и административно-хозяйственной деятельности. Однако и в том, и в другом случае решение оставлено на усмотрение организации.
Печать на приказах: за и против
Рассмотрим основные аргументы в пользу и против проставления печати на приказах.
Аргументы "за"
- Печать придает приказу большую юридическую значимость и "весомость"
- Позволяет избежать подделок и фальсификаций
- Нужна для предъявления приказов внешним контрагентам
Аргументы "против"
- Увеличивает трудозатраты на оформление приказов
- Замедляет документооборот из-за необходимости ставить печать
- Печать со временем теряет четкость оттиска
Таким образом, у каждой позиции есть свои достоинства и недостатки. Решение о целесообразности проставления печати на приказах должно приниматься руководством организации с учетом специфики ее деятельности.
Особенности проставления печати на электронных приказах
Современные технологии позволяют перевести документооборот организации в электронный вид. Рассмотрим особенности использования печати на электронных приказах.
Электронный документооборот и приказы
Все больше компаний внедряют системы электронного документооборота. Это позволяет ускорить работу с документами и снизить бумажный document flow.
Приказы также могут создаваться, согласовываться, подписываться и храниться в электронном виде без бумажных аналогов.
Электронная подпись вместо печати на приказах
В случае использования электронного документооборота электронная подпись руководителя по юридической силе эквивалентна собственноручной подписи и печати на бумажном документе.
Таким образом, проставление печати на электронных приказах не требуется. Электронная подпись выполняет те же функции, что и печать на бумажном носителе.
Однако при необходимости электронный приказ можно распечатать и проставить на нем печать организации.
Порядок проставления печати на сканированных копиях приказов
Если оригинал приказа создан на бумажном носителе, а для удобства хранения и поиска сканируется в электронном виде, печать сохраняется на скан-копии.
При этом в текст сканированной копии приказа вносится отметка "Копия верна" или "Верно", которая скрепляется печатью и подписью ответственного лица. Это придает сканированной копии приказа юридическую силу.
Такой порядок позволяет сохранить на скан-копии оттиск печати оригинального бумажного приказа.