Товарная накладная является одним из важнейших документов в деятельности любой компании, занимающейся продажей или закупкой товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В этой статье мы подробно рассмотрим, что представляет собой товарная накладная, в каких случаях ее применяют, какие реквизиты она должна содержать, особенности заполнения унифицированной формы ТОРГ-12 и многое другое.
Определение товарной накладной
Товарная накладная представляет собой первичный учетный документ, который оформляет факт отгрузки или получения материальных ценностей. Главное предназначение этого документа - зафиксировать передачу права собственности на ТМЦ от одной организации другой. На основании товарной накладной:
- организация-продавец списывает со своего склада отгруженные товары;
- организация-покупатель оприходует полученные материальные ценности.
Таким образом, товарная накладная имеет большое значение как для бухгалтерского, так и для налогового учета обеих сторон сделки. Передача товара без оформления товарной накладной запрещена.
Случаи применения товарной накладной
Основные ситуации, когда необходимо заполнять товарную накладную:
- Отгрузка товаров со склада поставщика.
- Получение товаров на склад покупателя.
- Возврат товара поставщику.
- Передача товаров между структурными подразделениями одной организации.
Кроме того, товарной накладной оформляют безвозмездную передачу ТМЦ, перемещение материальных ценностей на другой склад, выдачу товаров в переработку и другие операции.
Информация, содержащаяся в товарной накладной
Товарная накладная должна содержать следующие сведения:
- реквизиты грузоотправителя и грузополучателя;
- наименование, количество, цена и стоимость поставляемых товаров;
- дата отгрузки;
- номер и дата договора, на основании которого осуществляется отгрузка;
- подписи ответственных лиц сторон.
Без заполнения всех обязательных реквизитов товарная накладная будет считаться недействительной.
Унифицированная форма ТОРГ-12
В России для оформления товарной накладной чаще всего используется унифицированная форма No ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата от 25.12.1998 N 132. Основные особенности этой формы:
- Состоит из титульного листа и табличной части.
- Предусмотрены графы для заполнения всех обязательных реквизитов.
- Имеет сквозную нумерацию.
- Заполняется в двух экземплярах.
Однако компании могут разработать и использовать собственные формы товарной накладной. Главное, чтобы в ней присутствовали все необходимые реквизиты.
Правила заполнения товарной накладной
Рассмотрим подробную инструкцию по заполнению товарной накладной на примере формы ТОРГ-12:
- Присваиваем порядковый номер накладной.
- Указываем дату составления (дату отгрузки товара).
- Заполняем реквизиты грузоотправителя и грузополучателя.
- Указываем наименование, количество, цену и стоимость поставляемых товаров.
- В графе "Основание" отражаем номер и дату договора.
- Ставим подписи ответственных лиц и печати сторон.
Особое внимание следует уделить правильности заполнения табличной части товарной накладной, поскольку ошибки здесь могут привести к искажению данных бухгалтерского учета.
Оформление и обращение товарной накладной
Рассмотрим некоторые нюансы оформления и использования товарной накладной:
- ТОРГ-12 оформляется в 2 экземплярах: 1 - для продавца, 2 - для покупателя.
- Возможно оформление товарной накладной в электронном виде.
- Хранится товарная накладная не менее 5 лет.
- Исправления в ТОРГ-12 вносятся и заверяются надлежащим образом.
- Возможна замена товарной накладной на универсальный передаточный документ.
Неправильное оформление товарной накладной может повлечь наложение штрафов контролирующими органами.
Различия товарной накладной от транспортной и товарно-транспортной
Рассмотрим отличия товарной накладной (ТОРГ-12) от транспортной (ТН) и товарно-транспортной (ТТН) накладных:
| Документ | Назначение |
| Товарная накладная | Подтверждение передачи права собственности на ТМЦ |
| Транспортная накладная | Подтверждение факта оказания транспортных услуг |
| Товарно-транспортная накладная | Сопроводительный документ при перевозке алкогольной продукции |
Как видно из таблицы, каждый из документов имеет свое целевое предназначение. Поэтому в конкретной ситуации может возникнуть необходимость оформить сразу несколько накладных.
Онлайн-сервисы для работы с товарными накладными
Современные информационные технологии позволяют упростить работу с товарными накладными. Рассмотрим основные варианты:
- Заполнение ТОРГ-12 в онлайн-режиме на специализированных сайтах.
- Использование онлайн-сервисов бухгалтерских программ.
- Автоматическое формирование товарных накладных в программах 1С, СБИС и др.
Онлайн-сервисы существенно экономят время на заполнение ТОРГ-12. Но стоит проявлять осторожность при выборе сторонних сайтов во избежание ошибок и утечки данных.
Типичные ошибки при заполнении товарной накладной
Чтобы избежать проблем при заполнении товарной накладной, рассмотрим типичные ошибки:
- Неверное указание реквизитов грузоотправителя/грузополучателя.
- Неправильное наименование товаров или их характеристик.
- Несоответствие фактически отгруженного количества товаров данным в ТОРГ-12.
- Отсутствие необходимых подписей в товарной накладной.
- Исправления в ТОРГ-12 без заверения подписями и печатями.
Тщательная проверка товарной накладной перед подписанием поможет избежать многих ошибок.
