Товарная накладная ТОРГ-12 является важнейшим документом для любой компании, занимающейся производством и продажей товаров. От правильности ее оформления зависит законность сделки и избежание споров с контрагентами и контролирующими органами. В нашей статье мы подробно рассмотрим все тонкости работы с ТОРГ-12 - от общих принципов до конкретных рекомендаций. Эти знания помогут избежать ошибок и уверенно использовать накладную в повседневной деятельности.
Общая информация о товарной накладной ТОРГ-12
Товарная накладная ТОРГ-12 является первичным учетным документом, который применяется для оформления отгрузки и приемки товаров и материалов. Этот документ подтверждает передачу товара от поставщика к покупателю и служит юридическим основанием для списания продукции у поставщика и ее оприходования у покупателя.
Основными случаями использования товарной накладной ТОРГ-12 являются:
- Отгрузка товаров по договору купли-продажи
- Возврат поставщику некачественных или некомплектных товаров
- Передача материалов в переработку
- Внутреннее перемещение продукции между подразделениями организации
Основными участниками документооборота товарной накладной ТОРГ-12 являются:
- Поставщик (грузоотправитель) - организация, отправляющая товар
- Получатель (грузополучатель) - организация или ИП, принимающие товар
- Перевозчик - транспортная компания, доставляющая груз
Товарная накладная ТОРГ-12 оформляется в двух экземплярах - для поставщика и получателя. Первый экземпляр служит основанием для списания продукции, второй - для ее оприходования.
Данный документ имеет важное юридическое значение. В случае споров товарная накладная ТОРГ-12 может служить доказательством передачи товара в суде.
Требования к оформлению ТОРГ-12
Товарная накладная ТОРГ-12 должна содержать обязательные реквизиты, без которых она будет считаться недействительной:
- Дата составления
- Наименование документа
- Наименование поставщика и получателя
- Перечень товаров с указанием количества и цены
- Общая сумма по накладной
- Подписи ответственных лиц
Товарная накладная ТОРГ-12 может быть напечатана как в альбомном, так и в книжном формате. Главное, чтобы все обязательные реквизиты были размещены в соответствии с требованиями.
С 1 января 2013 года организации могут использовать как унифицированную форму ТОРГ-12, так и разработать собственный бланк. Главное - закрепить выбранный вариант в учетной политике.
При необходимости в унифицированную форму ТОРГ-12 можно добавить дополнительные реквизиты и графы.
Накладная должна содержать собственноручные подписи ответственных лиц и расшифровку подписей. Факсимиле и электронные подписи недопустимы.
Проставление печати в ТОРГ-12 не является обязательным с 2016 года. Однако ее наличие желательно для усиления юридической значимости документа.
Порядок заполнения ТОРГ-12
Рассмотрим последовательность заполнения всех разделов товарной накладной ТОРГ-12.
В заголовочной части указываются:
- Наименования и реквизиты поставщика и получателя
- Номер и дата составления накладной
- Вид документа (товарная накладная)
- Основание для передачи товаров (номер и дата договора)
В таблице товаров указывают:
- Наименование и артикул товара
- Единица измерения
- Количество отгруженного товара
- Цена за единицу
- Стоимость товарной позиции
- Ставка НДС
- Сумма НДС
Цены и суммы указываются в рублях и копейках. Количество товара округляется до трех знаков после запятой.
В итоговой части указывают:
- Общее количество наименований, мест и вес брутто
- Итоговая стоимость прописью
Исправления в ТОРГ-12 должны быть оговорены и заверены подписями и печатями обеих сторон.
Работа с электронной ТОРГ-12
Товарная накладная может составляться и в электронном виде. В этом случае она должна быть подписана электронной подписью обеих сторон.
Обмен электронными документами может происходить напрямую между поставщиком и получателем или через электронные торговые площадки.
Для передачи в налоговые органы используется формат, утвержденный ФНС России.
Электронные накладные хранятся в течение 5 лет в электронных архивах организации.
Сопутствующая документация для ТОРГ-12
Помимо товарной накладной ТОРГ-12, при отгрузке товаров могут оформляться дополнительные документы:
- Доверенность на получение продукции
- Товарно-транспортная накладная
- Счет-фактура
- Акт приема-передачи
- Сертификаты качества
Эти документы прилагаются к ТОРГ-12 и служат дополнительным подтверждением совершенной операции.
Ответственность за нарушения в ТОРГ-12
За нарушения при заполнении и использовании товарной накладной ТОРГ-12 предусмотрена административная и уголовная ответственность.
Типичными нарушениями являются:
- Отсутствие обязательных реквизитов
- Несоответствие данных в накладной фактически отгруженным товарам
- Подделка подписей
За неправильное оформление накладной для организаций предусмотрен штраф от 5 до 10 тыс. рублей.
Если нарушения носят умышленный характер и причиняют крупный ущерб, они квалифицируются как мошенничество и влекут уголовное наказание.
Особенности оформления товарной накладной при экспортно-импортных операциях
При осуществлении экспортно-импортных операций товарная накладная ТОРГ-12 также является одним из ключевых сопроводительных документов. Однако здесь есть свои нюансы в оформлении.
Во-первых, накладная должна быть составлена на иностранном языке, принятом в стране контрагента. Чаще всего это английский язык.
Во-вторых, в накладной указывается не только цена в валюте контракта, но и в рублевом эквиваленте на дату отгрузки. Это необходимо для таможенного оформления и налогообложения.
В-третьих, при трансграничной перевозке к товарной накладной прилагается большой пакет товаросопроводительных документов: коносамент, сертификаты происхождения и качества, разрешения и лицензии.
Правила хранения товарных накладных ТОРГ-12
Товарные накладные относятся к первичным учетным документам, поэтому срок их хранения составляет не менее 5 лет. Этот срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом составления документа.
Рекомендуется хранить накладные в хронологическом порядке в отдельных папках по годам. Электронные версии должны регулярно архивироваться.
Уничтожение накладных ранее установленного срока запрещено. Отсутствие накладной, если ее выписка предусмотрена законодательством, влечет штраф.
Автоматизация работы с товарными накладными
Для упрощения работы с большим документооборотом целесообразно использовать специальные программы автоматизации учета.
В таких системах реализованы шаблоны товарных накладных, формируются отчеты, обеспечивается хранение в электронном архиве, а также осуществляется обмен данными с контрагентами.
Полезные функции для работы с накладными предоставляют популярные онлайн-сервисы, такие как СКБ Контур, Тинькофф Бизнес, МойБизнес и другие.
Заполненная товарная накладная ТОРГ-12: образец документа
Для наглядности приведем пример уже заполненной товарной накладной ТОРГ-12, чтобы лучше представить, как должен выглядеть готовый документ.
В заполненной накладной видны конкретные наименования организаций, реквизиты, перечень товаров, подписи и печати. Это поможет избежать типичных ошибок при составлении.
Подготовка к проверке товарных накладных
Проверка товарных накладных может осуществляться как в плановом порядке налоговыми органами, так и оперативно. На что стоит обратить внимание при подготовке к проверке:
- Проверить наличие всех обязательных реквизитов
- Сверить соответствие данных в накладных первичным документам
- Убедиться в наличии подписей уполномоченных лиц
- Восстановить утраченные накладные по имеющимся копиям
Такая заблаговременная подготовка позволит минимизировать риски при проверке контролирующими органами.