Зачем нужно уведомление о переименовании должности и как правильно его составить - узнайте в нашей статье.
1. Причины переименования должностей на предприятии
Переименование должностей на предприятии может происходить по разным причинам:
- Обновление устаревших названий профессий. К примеру, такие должности как «лекарь», «цирюльник», «поверенный» сегодня звучат несовременно и их целесообразно заменить соответственно на «врача», «парикмахера», «адвоката».
- Приведение наименований должностей в соответствие с квалификационными справочниками и профессиональными стандартами. Это обязательное требование законодательства (ст. 57 ТК РФ).
- Изменение организационной структуры и штата предприятия. К примеру, вместо должности «Эксперт» может быть введено две отдельные должности «Эксперт по бухучету» и «Эксперт по налогообложению».
Реорганизация компании, расширение или сокращение ее деятельности, а также изменения в законодательстве – все это тоже может повлечь необходимость переименования должностей персонала.
2. Как правильно уведомить работника о переименовании его должности
Чтобы законно переименовать должность сотрудника, нужно выполнить ряд действий:
- Направить работнику письменное уведомление о предстоящем переименовании его должности. Сделать это нужно не позднее, чем за 2 месяца.
- В уведомлении указать причину переименования должности, ее старое и новое название.
- Получить от работника подпись о том, что уведомление им получено.
Уважаемый Иван Иванович!
Уведомляем Вас о переименовании Вашей должности "инженер по охране труда" на "специалист по охране труда" в целях приведения в соответствие с квалификационным справочником (Приказ No 145 от 12.05.2022).
С уважением, директор ООО "Гамма" [подпись] [печать]
Так выглядит образец уведомления о переименовании должности работника. Если сотрудник откажется от нового названия должности, придется увольнять его в соответствии со ст. 74 ТК РФ.
3. Как изменить наименование должности в штатном расписании
После уведомления работника следует внести изменения в штатное расписание организации. Для этого издается приказ руководителя о переименовании должности.
В приказе нужно указать:
- Причину переименования должности
- Старое и новое наименование должности
- Дату вступления изменения в силу
Можно сразу утвердить обновленное штатное расписание в новой редакции. Работников следует ознакомить с приказом под подпись.
4. Как отразить переименование должности в трудовом договоре
Уведомление о переименовании должности - это только первый шаг. Далее с работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается новое название его должности.
В допсоглашении нужно указать:
- Новое наименование должности работника
- Дату внесения изменения
- Реквизиты приказа о переименовании должности в штатном расписании
Если сотрудник не возражает, допсоглашение можно заключить в любой удобный день, не дожидаясь истечения 2-месячного срока.
5. Как внести запись в трудовую книжку при переименовании должности
Следующий шаг после заключения допсоглашения к трудовому договору - внесение записи в трудовую книжку работника.
Делается она по форме:
Приказом No 145 от 12.05.2022 должность "инженер по охране труда" Иванова Ивана Ивановича переименована на "специалист по охране труда".
Важно писать именно "переименование", а не "перевод". Это разные кадровые мероприятия.
Таким образом, при переименовании должности без изменения трудовой функции необходим полный пакет кадровых документов. Игнорирование любого из перечисленных этапов чревато проблемами с трудовой инспекцией и штрафами.
6. Как отразить переименование должности в личной карточке работника
После внесения записи о переименовании должности в трудовую книжку, аналогичные изменения нужно внести в личную карточку сотрудника (форма Т-2).
Делается запись следующего содержания:
Приказ No 145 от 12.05.2022 - должность Иванова И.И. переименована с "инженера по охране труда" на "специалиста по охране труда".
Важно, чтобы данные во всех кадровых документах работника были синхронизированы и соответствовали друг другу.
7. Нужно ли проводить внеплановую спецоценку условий труда при переименовании должности
Если при переименовании должности ее функции и условия труда не меняются, то проводить дополнительную спецоценку не требуется.
Однако комиссия по спецоценке должна зафиксировать такое решение документально. Например, в протоколе:
Комиссия решила: в связи с переименованием должности "инженер по охране труда" на "специалист по охране труда" без изменения трудовой функции (Приказ No 145 от 12.05.2022) проведение внеплановой спецоценки условий труда не требуется.
Это позволит избежать лишних расходов на проведение оценки.
8. Как отразить переименование должности в отчетности по страховым взносам
При заполнении отчетности в Пенсионный фонд и ФСС переименование должности отражается следующим образом:
- В ЕФС-1 - в подразделе 1.1 как "перевод".
- В форме СЗВ-ТД - тоже как "перевод".
Так как функции работника не меняются, указывать "прием" или "увольнение" было бы неверно.
9. Как избежать типовых ошибок при переименовании должностей
Чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией, при переименовании должностей нужно:
- Строго соблюдать сроки и порядок уведомления сотрудников.
- Вносить изменения во все кадровые документы и приводить их в соответствие.
- Не допускать расхождений в названиях должностей в разных документах.
- Правильно заполнять отчетность по страховым взносам.
Также полезно использовать готовые образцы уведомлений о переименовании должности. Это поможет избежать ошибок и упростит работу кадровиков.
10. Как автоматизировать работу с документами при переименовании должностей
Для облегчения работы с документами при переименовании должностей можно использовать специальные онлайн-сервисы:
- Готовые шаблоны уведомлений и приказов.
- Системы для синхронизации данных в кадровых документах.
- Сервисы для отслеживания изменений в названиях профессий и должностей.
Автоматизация позволит специалистам по персоналу сосредоточиться на более важных стратегических задачах, а не тратить время на рутину.
11. Опыт переименования должностей в крупных компаниях
Рассмотрим опыт переименования должностей на примере нескольких крупных российских компаний.
В Mail.ru Group в 2022 году произошло массовое переименование должностей в IT-подразделениях. Были заменены устаревшие названия вроде "программист" и "тестировщик" на более современные, такие как "разработчик" и "инженер по тестированию".
Компания "Яндекс" также провела переименование ряда должностей в 2021 году в связи с внедрением профстандартов. Например, должность "специалист по маркетингу" была заменена на "менеджер по продукту".
12. Типовые ошибки при переименовании должностей
К типовым ошибкам при переименовании должностей относятся:
- Нарушение сроков и порядка уведомления работников.
- Несвоевременное внесение изменений в кадровые документы.
- Расхождения в названиях должностей в разных документах.
- Некорректное заполнение отчетности по страховым взносам.
Чтобы избежать подобных ошибок, HR-специалистам стоит тщательно изучить регламент и использовать проверенные образцы уведомлений о переименовании должности.
13. Рекомендации по оптимизации процесса переименования должностей
Для оптимизации процесса переименования должностей рекомендуется:
- Заблаговременно уведомлять работников.
- Автоматизировать создание типовых документов.
- Использовать сервисы для синхронизации кадровых данных.
- Вести журнал переименованных должностей.
Такой подход позволит сделать этот процесс максимально эффективным и исключить возможные ошибки.
14. Перспективы дальнейшего развития темы
В дальнейшем эту тему можно развить в следующих направлениях:
- Анализ законодательных изменений в сфере переименования должностей.
- Прогнозирование актуальных названий должностей.
- Зарубежный опыт переименования должностей.
- Влияние переименования должностей на мотивацию персонала.
Потенциал темы далеко не исчерпан и ее можно продолжать развивать в разных направлениях.
15. Правовые аспекты переименования должностей
При переименовании должностей важно учитывать правовые аспекты этого процесса. В частности, соблюдать сроки и порядок уведомления работников, предусмотренные Трудовым кодексом РФ. Также важно вносить своевременные изменения во все кадровые документы и локальные нормативные акты.
16. Психологические аспекты переименования должностей
С психологической точки зрения, при переименовании должностей важно обеспечить позитивное восприятие этих изменений работниками. Необходимо разъяснить причины, донести выгоды и перспективы, получить обратную связь. Это поможет избежать сопротивления изменениям и демотивации персонала.
17. HR-брендинг при переименовании должностей
Переименование должностей можно использовать как инструмент HR-брендинга. Современные и привлекательные названия должностей укрепляют имидж компании как работодателя. Это повышает лояльность текущих сотрудников и приток новых кадров.
18. Обучение и адаптация персонала при переименовании должностей
При смене названий должностей важно провести обучение и адаптацию персонала. Необходимо разъяснить новые стандарты и регламенты, провести инструктажи, организовать наставничество. Это поможет быстрее ввести работников в новые профессиональные роли.
19. Материальная мотивация при переименовании должностей
Для стимулирования персонала целесообразно увязать переименование должностей с пересмотром системы оплаты труда и материальной мотивации. Повышение заработной платы и премий повысит лояльность работников к проводимым изменениям.