Что делать, если полученный товар не соответствует заказу? Как правильно оформить возврат поставщику? В статье разберем все нюансы и поделимся практическими советами по этой теме.
Причины возврата товара поставщику
Существует несколько основных случаев, когда покупатель может вернуть товар поставщику:
- Обнаружен брак или недостача товара
- Произошла пересортица при поставке
- Товар не соответствует заказу по размеру, цвету, комплектации
- Не хватает каких-либо комплектующих
- Товар пришел без тары или упаковки
В некоторых случаях возврат товара поставщик обязан принять в соответствии с законом, например при обнаружении брака. А в некоторых ситуациях возврат происходит по договоренности сторон, как при возврате нереализованного товара.
Если обнаружен брак или недостача, то следует сразу же известить об этом поставщика и договориться о замене товара. А вот возврат качественного, но нереализованного товара обычно оговаривается отдельно в договоре поставки.
Порядок возврата товара поставщику
Существует определенный порядок возврата товара поставщику, который регулируется законом и договорными отношениями.
В общем случае сроки возврата зависят от причины. Например, если обнаружен брак, то товар можно вернуть в разумный срок после его выявления. А для возврата нереализованного товара обычно оговаривается конкретный период в договоре поставки.
Физически товар можно передать либо непосредственно поставщику, либо транспортной компании, если товар доставлялся через перевозчика. В последнем случае на складе покупателя товар не приходуется, а находится на ответственном хранении до момента возврата поставщику.
Если недостатки товара выявили уже после того, как он был оприходован на складе покупателя, процедура возврата немного меняется. Рассмотрим это подробнее в следующем разделе.
Документы на возврат товара поставщику
Возврат товара поставщику в обязательном порядке сопровождается оформлением различных документов. Рассмотрим основные из них.
Акт возврата
Акт возврата товара поставщику составляется для фиксации факта возврата и его причин. В акте указывают реквизиты и наименования сторон, данные о документах, на основании которых производится возврат (договор, товарная накладная), перечень возвращаемых товаров и причины.
Акт возврата может оформляться как на бланке организации, так и в произвольной форме, главное, чтобы были присутствовали все необходимые реквизиты. Образец заполнения акта о возврате товара поставщику можно найти в специальной литературе или на проверенных интернет-ресурсах.
Доверенность
Если возврат товара осуществляет не сам покупатель, а его представитель, то необходимо оформить доверенность на возврат. Она может быть составлена по типовой форме М-2.
Претензия поставщику
Помимо акта о возврате, покупатель направляет поставщику письменную претензию с требованием принять возвращаемый товар и указанием причин возврата. Претензия отправляется вместе с возвращаемым товаром. Образец претензии поставщику также можно найти в специализированной литературе по теме.
Товарная накладная или УПД
На сам процесс передачи возвращаемого товара поставщику или перевозчику оформляется товарная накладная ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ (УПД).
Таким образом, оформление возврата товара поставщику требует составления определенного пакета документов. Рассмотрев их на конкретном примере, можно разобраться в нюансах заполнения каждого документа.
Далее перейдем к еще одному важному вопросу при возврате товаров - корректировке НДС.
Корректировка НДС при возврате товара поставщику
При возврате товаров поставщику часто возникает необходимость в корректировке НДС. Рассмотрим основные моменты, связанные с НДС при возврате товаров.
Правила для поставщика
Если поставщик работает на общей системе налогообложения, то ему необходимо выставить покупателю корректировочный счет-фактуру на сумму возвращаемых товаров. Это нужно сделать в течение 5 дней после согласования возврата.
На основании корректировочного счета-фактуры поставщик сможет принять к вычету НДС по возвращенным товарам.
Правила для покупателя
Если покупатель работает на ОСНО и по возвращаемым товарам изначально принял НДС к вычету, то получив корректировочный счет-фактуру он обязан восстановить НДС.
Особенности для поставщика на УСН
Если поставщик применяет УСН, то выставлять корректировочный счет-фактуру на возврат товара ему не нужно. Поскольку права на вычет НДС у него нет.
Отражение возврата товаров в бухучете
Рассмотрим, какими проводками отражается возврат товаров в бухгалтерском учете поставщика и покупателя.
Бухучет возврата у покупателя
Покупатель должен списать со своего баланса возвращаемые товары. Если они были оприходованы, то сначала нужно сделать сторнировочную запись.
Бухучет возврата у поставщика
Поставщик, получив от покупателя возвращенный товар, должен зачислить его себе на баланс. А также сторнировать выручку по этому товару, если она была ранее начислена.
Особенности учета возврата товаров в 1С
Рассмотрим, как отражается возврат товаров в программе 1С.
Возврат товаров в 1С Бухгалтерия
В программе 1С Бухгалтерия для оформления возврата используется стандартный документ "Возврат товаров поставщику". На его основе формируются все необходимые проводки.
Возврат товаров в 1С Управление торговлей
В 1С УТ также есть типовой документ "Возврат товаров поставщику". При проведении этого документа автоматически формируются проводки по списанию товаров.
Автоматизация учета возвратов товаров
Для автоматизации учета возвратов товаров поставщикам можно использовать различные программы. Одной из наиболее функциональных является 1С.
Оформление возврата в 1С Управление торговлей 11.4
Рассмотрим более подробно, как оформляется возврат товаров поставщику в конфигурации 1С Управление торговлей 11.4.
Создание документа
В разделе "Покупки" создается документ "Возврат товаров поставщику". В нем выбираются возвращаемые позиции и указывается их количество.
Проведение документа
При проведении документа "Возврат товаров поставщику" в 1С автоматически формируются проводки по списанию товаров с соответствующих субсчетов бухучета.
Формирование акта возврата
На основании документа возврата можно сформировать акт возврата товаров поставщику. Для этого используется печатная форма документа.
Особенности возврата импортных товаров
Существуют определенные особенности возврата товаров, которые были импортированы из других стран.
Таможенное оформление
Потребуется повторное таможенное оформление возвращаемых импортных товаров. Должны быть соблюдены установленные сроки.
Корректировка таможенных платежей
При возврате части импортной партии товаров производится корректировка уплаченных таможенных пошлин и налогов.
Решение споров при возврате товаров
Иногда возникают спорные ситуации при возврате товаров поставщику. Рассмотрим варианты решения таких споров.
Внесудебный порядок
Часто удается решить спор по возврату товаров во внесудебном порядке - путем переговоров и претензионной работы.
Доказательная база
Чтобы обосновать свои требования о возврате товаров, необходимо собрать доказательства. Это могут быть акты приемки, фото- и видеоматериалы, заключения экспертов.
Экспертиза качества товаров
Для подтверждения ненадлежащего качества возвращаемых товаров может потребоваться экспертиза. Расходы на нее могут быть возмещены виновной стороной.
Судебное разбирательство
Если во внесудебном порядке решение не найдено, спор передается на рассмотрение в арбитражный суд.
Особенности возврата продуктов питания
Существуют определенные нюансы при возврате поставщикам продуктов питания.
Проверка качества и условий хранения
При обнаружении брака в продуктах проверяются условия их транспортировки и хранения у поставщика и покупателя.
Сроки возврата испорченных продуктов
Сроки возврата просроченных или недоброкачественных продуктов четко регламентированы.
Возврат товаров розничным покупателям
Рассмотрим особенности возврата товаров в розничной торговле.
Основания для возврата
Покупатель может вернуть товар по различным причинам: брак, повреждение, неподходящий размер и т.д.
Сроки возврата товаров покупателями
Сроки возврата товаров покупателями устанавливаются законом или правилами торговой организации.
Перечень документов на возврат
Для возврата товара покупатель должен предоставить кассовый чек, товарный чек, гарантийный талон и другие документы.
Способы возврата денег
Возврат денег покупателю может производиться наличными, на банковскую карту, почтовым переводом.
Положение о возврате товаров в магазине
Рекомендуется разработать и утвердить положение о возврате товаров покупателями.
Условия возврата
В положении прописываются основания для возврата, сроки, перечень документов.
Порядок возврата
Описывается процедура возврата: куда обращаться, кто принимает решение, сроки рассмотрения.
Варианты возмещения
Указываются варианты возмещения стоимости товара: наличными, картой, почтовым переводом.
Претензионная работа с покупателями
В сложных случаях возврата товаров покупателями может потребоваться претензионная работа.
Переговоры с покупателями
Прежде всего необходимо попытаться урегулировать ситуацию путем переговоров с покупателем.
Направление претензий
Если переговоры не помогли, покупателю направляется письменная претензия с требованиями.
Получение ответов на претензии
Ответы покупателя на претензию тщательно анализируются юристами и бухгалтерами.
Подготовка искового заявления
Если претензионный порядок не привел к результату, готовится исковое заявление в суд.
Судебное разбирательство по искам о возврате товаров
Рассмотрим основные этапы судебного процесса по искам, связанным с возвратом товаров.
Подача искового заявления
Исковое заявление подается в арбитражный суд по месту нахождения ответчика.
Судебное разбирательство
На суде исследуются доказательства, допрашиваются свидетели, проводятся экспертизы.
Вынесение решения суда
По итогам процесса суд выносит решение об удовлетворении иска или об отказе.
Обжалование судебного решения
Стороны могут обжаловать решение суда в вышестоящей инстанции.
Внесудебные способы разрешения споров о возврате
Рассмотрим альтернативные суду способы урегулирования конфликтов по возврату товаров.
Переговоры
Переговоры позволяют найти взаимовыгодное решение, не прибегая к суду.
Медиация
Медиатор помогает сторонам достичь соглашения по возврату товаров.
Третейский суд
Третейский суд рассматривает спор о возврате в рамках заранее оговоренной процедуры.
Профилактика конфликтов по возврату товаров
Существуют меры, позволяющие свести к минимуму конфликты по возврату товаров.
Повышение качества товаров и сервиса
Чем выше качество товаров и обслуживания, тем меньше поводов для возврата.
Обучение персонала
Персонал должен быть обучен правилам возврата товаров и коммуникации с покупателями.
