Что такое проводка по заработной плате и почему важно уметь ее правильно отражать в учете? В статье разберем, как сформировать бухгалтерскую проводку при выплате зарплаты из кассы - основные требования, нюансы и примеры. Узнаем, какие документы нужны, как правильно заполнить расходный кассовый ордер. Рассмотрим типичные ошибки и способы их избежать. Получите четкое представление о порядке отражения зарплаты в учете.
Нормативное регулирование выдачи зарплаты из кассы
Согласно Трудовому кодексу РФ, заработная плата должна выплачиваться работникам не реже чем каждые полмесяца. Конкретные сроки выплаты зарплаты устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором или трудовым договором с работником.
Выдача заработной платы наличными деньгами из кассы организации регулируется не только трудовым законодательством, но и правилами ведения кассовых операций.
Согласно указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами по одной сделке составляет 100 тыс. руб. А между юридическим и физическим лицом по одной сделке - не ограничен.
Организации для выдачи зарплаты из кассы должна:
- Установить лимит остатка кассы
- Вести кассовую книгу
- Оформлять приходные и расходные кассовые ордера
- Соблюдать порядок хранения и учета денежных средств
Таким образом, выплата зарплаты наличными имеет ряд ограничений и требует строгого соблюдения порядка оформления документов по кассовым операциям.
Порядок выдачи зарплаты из кассы организации
Условием выплаты заработной платы наличными является наличие в кассе организации необходимого количества денежных средств. Если денег в кассе недостаточно, бухгалтер должен заблаговременно оформить заявку на получение денег в банке для выплаты зарплаты.
При этом нужно учитывать установленный лимит остатка кассы, чтобы суммы полученных наличных не превышали разрешенный предел. Также важно соблюдать порядок заполнения приходных и расходных кассовых ордеров, ведения кассовой книги.
Перед выдачей заработной платы из кассы бухгалтер составляет ведомость на выдачу средств. В ней указываются:
- Наименование документа
- Дата составления
- Период, за который выплачивается зарплата (месяц, даты)
- Сумма к выдаче
- Должности и фамилии сотрудников
- Сумма к выдаче каждому сотруднику
- Подпись главного бухгалтера
На основании ведомости заполняется расходный кассовый ордер. В нем указывают:
- Наименование документа и его номер
- Дата составления
- Сумма цифрами и прописью
- Получатель — ФИО и должность кассира, выдающего деньги
- Назначение платежа
- Подписи главного бухгалтера и кассира
Таким образом, выдача наличных на зарплату производится строго по ведомости и оформляется кассовым ордером с обязательным указанием получателя средств.
Проводка по выданной из кассы зарплате в бухучете - 4 раза
В бухгалтерском учете выдача заработной платы из кассы организации отражается следующей корреспонденцией счетов:
Дебет 70 Кредит 50 - на сумму выданной зарплаты.
Эта проводка делается на основании расходного кассового ордера и показывает уменьшение кредиторской задолженности перед работниками по оплате труда (счет 70) за счет списания средств из кассы (счет 50).
Проводка по выданной из кассы заработной плате является типовой для всех организаций. Особенности могут быть при выплате депонированных сумм.
При выдаче депонированной зарплаты применяется проводка:
Дебет 76.4 Кредит 50 - на сумму выданной из кассы депонированной зарплаты.
Такая проводка выдана депонированная заработная плата показывает уменьшение сумм выданного депонента (счет 76.4) за счет списания средств из кассы (счет 50).
Оформление документов для получения денег на зарплату в банке
Чтобы получить в банке наличные деньги на выплату заработной платы, бухгалтеру необходимо заранее оформить необходимый пакет документов.
Во-первых, это заявка на получение наличных денег из банка. В ней указывается:
- Наименование и реквизиты организации
- Сумма денег к получению
- Цель - на выплату заработной платы
- Дата получения денег
- Подпись руководителя и главного бухгалтера
Во-вторых, необходимо представить в банк ведомость на выдачу зарплаты из кассы. На ее основании банк проверяет обоснованность суммы, указанной в заявке.
После проверки документов банк выдает наличные деньги бухгалтеру для последующей выдачи зарплаты сотрудникам из кассы предприятия.
Контроль правильности выданной зарплаты
Чтобы исключить ошибки при выдаче заработной платы из кассы, бухгалтер должен осуществлять контроль правильности расчетов.
Для этого необходимо сверить данные в ведомости на выдачу зарплаты с первичными документами по учету рабочего времени и расчету оплаты труда каждого сотрудника.
Также следует проверить соответствие сумм, указанных в расходном кассовом ордере, данным в ведомости на выдачу зарплаты. После выдачи зарплаты из кассы бухгалтер должен получить от каждого сотрудника расписку в ведомости о получении денег. Это позволит впоследствии избежать разночтений и претензий от рабочих по поводу неполучения или неполной выплаты заработка.
Проводка невыплаченной зарплаты
Иногда по разным причинам часть начисленной заработной платы остается невыплаченной сотрудникам в установленный срок. Например, когда работник находился в отпуске или командировке. Или при увольнении сотрудника до конца месяца. В таких случаях на всю сумму выдана заработная плата делается стандартная проводка Дт 70 Кт 50.
А на оставшуюся невыплаченную сумму применяется проводка:
Дт 70 Кт 76 - невыплаченная сумма зарплаты.
Такая проводка показывает возникновение задолженности перед сотрудниками, которая будет погашена в следующих периодах.
Списание невостребованной зарплаты
Если сотрудник по каким-то причинам не получил причитающуюся ему зарплату в течение 3 лет, то эти суммы списываются. Для этого составляется бухгалтерская справка-расчет и делается проводка:
Дт 76 Кт 91 - на сумму невостребованной зарплаты.
Такая проводка выдана заработная плата показывает списание дебиторской задолженности перед работниками на прочие доходы организации.
Особенности выдачи зарплаты подотчетным лицам
Иногда организации выдают заработную плату работникам, которые находятся в командировках или имеют иные подотчетные суммы. В таком случае выдача зарплаты производится не по кассе, а путем перечисления на банковский счет подотчетника.
При этом делается стандартная проводка:
Дт 70 Кт 51 - перечислена зарплата на счет подотчетника.
Возмещение подотчетной суммы отражается проводкой:
Дт 71 Кт 51 - на сумму израсходованных подотчетных средств.
Выдача зарплаты через зарплатные карты
Современный удобный способ расчета с персоналом - выдача зарплатных карт работникам. В этом случае весь расчет по оплате труда осуществляется в безналичной форме путем зачисления средств на картсчета сотрудников.
При этом применяется та же стандартная проводка выдана заработная плата:
Дт 70 Кт 51 - перечислена зарплата на картсчета работников.
Налоговые последствия ошибок при выдаче зарплаты
Ошибки в бухгалтерском учете расчетов по оплате труда могут привести к налоговым последствиям. Например, если занижены налогооблагаемые базы для начисления НДФЛ и страховых взносов.
В результате возникает недоимка и пени по этим налогам, которые придется доплачивать и штрафы. Поэтому бухгалтер должен не только правильно отразить выдана зарплату в учете, но и верно рассчитать налоги.
Автоматизация учета расчетов по оплате труда
Чтобы исключить ошибки в расчетах с персоналом, можно внедрить автоматизированную систему учета зарплаты. Она позволит формировать все необходимые документы, вести учет, производить расчеты и выгружать данные в бухгалтерию. Автоматизация существенно упростит работу бухгалтера и повысит достоверность учета расчетов по оплате труда в организации.
Особенности выдачи зарплаты в промышленных предприятиях
На промышленных предприятиях заработная плата часто выдается рабочим несколькими частями за месяц. Это связано с особенностями производственного цикла и графиком работы в несколько смен.
В таких условиях бухгалтеру необходимо четко разделять выплаты аванса и окончательного расчета по зарплате. Для каждой выплаты заполняется отдельный расходный кассовый ордер и делается соответствующая проводка в бухучете.
Контроль остатка невыданой зарплаты
По окончании месяца бухгалтер обязан сверить фактически выданные суммы зарплаты с начисленными.
Если имеется остаток не выданных сумм, это отражается проводкой Дт 70 Кт 76 и подлежит строгому контролю. Невыданные суммы могут быть выплачены позднее или, если срок хранения истек, списаны на доходы.
Внутренний контроль выдачи зарплаты
Для исключения злоупотреблений целесообразно организовать внутренний контроль. Ревизии подвергаются первичные документы по учету рабочего времени, ведомости на выдачу зарплаты, кассовые документы.
Также проверяется соблюдение лимита кассы, оцениваются условия хранения наличных денег.
Ответственность за нарушения при выдаче зарплаты
За нарушение сроков расчетов с работниками по зарплате организация может быть оштрафована. Неправильное ведение кассовых операций и искажение данных бухучета могут повлечь административное наказание.
Поэтому руководитель и бухгалтер несут персональную ответственность за соблюдение трудового законодательства и правил учета выдачи заработной платы.
Аутсорсинг расчетов по зарплате
Если в организации нет квалифицированного бухгалтера, можно передать ведение расчетов с персоналом сторонней компании. Аутсорсинг зарплаты избавит от риска ошибок, штрафов, повысит эффективность учета труда и заработной платы.
