Выявлена недостача: проводки, причины

Недостача - ситуация, с которой может столкнуться любая компания. Как правильно отразить недостачу в учете и избежать налоговых рисков - об этом мы поговорим в нашей новой статье. Приглашаем к чтению!

1. Понятие недостачи и причины ее возникновения

Недостача в бухгалтерском учете - это выявленная в ходе инвентаризации нехватка каких-либо активов по сравнению с данными учета. Причинами возникновения недостачи могут быть:

Хищение ценностей работниками или третьими лицами;
Халатное отношение к сохранности имущества;
Стихийные бедствия и другие форс-мажорные обстоятельства.

Недостача может быть выявлена по таким видам активов, как:

Денежные средства в кассе;
Товарно-материальные ценности на складе;
Оборудование, транспорт и другие основные средства.

2. Выявление недостачи в ходе инвентаризации

Основной процедурой, позволяющей выявить недостачу, является инвентаризация. Она проводится периодически в соответствии с приказом руководителя или внепланово, например перед составлением годовой отчетности.

В ходе инвентаризации фактическое наличие имущества сверяется с данными бухгалтерского учета. Если выявляется нехватка каких-либо объектов - значит, имеет место недостача . Для ее оформления составляются:

Сличительные ведомости по формам No ИНВ-18, ИНВ-19;
Акт инвентаризации по форме No ИНВ-17;
Ведомость расхождений по форме No ИНВ-26.

После этого проводится служебное расследование, в ходе которого устанавливаются причины недостачи и виновные лица. Также проверяются данные бухучета на предмет возможных ошибок.

3. Порядок списания недостачи в зависимости от наличия виновных лиц

Если в ходе расследования установлено виновное лицо, с него взыскивается стоимость недостающих ценностей. Порядок такого взыскания следующий:

Составляется акт о причинении материального ущерба;
Издается приказ о взыскании суммы ущерба с работника;
Производится удержание из заработной платы виновного лица.

Если виновные не установлены, недостача может быть списана на финансовый результат или на расходы организации. Для этого нужны документы от правоохранительных органов, подтверждающие отсутствие виновных.

4. Отражение недостачи в бухгалтерском и налоговом учете

В бухучете для отражения недостачи используется счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Схема проводок при списании недостачи такая:

Дт 94	Кт 10, 41, 50 и т.д.
Дт 91.2	Кт 94

В налоговом учете недостача в пределах норм естественной убыли учитывается в составе материальных расходов. А недостача сверх норм относится на внереализационные расходы.

Таким образом, недостача, выявленная при инвентаризации, подлежит оформлению и отражению в учете организации в установленном порядке. Это необходимо для формирования достоверной отчетности и налоговых деклараций.

5. Порядок взыскания ущерба с виновного лица

Чтобы взыскать сумму недостачи с виновного лица, нужно выполнить следующие действия:

Провести служебное расследование и установить размер причиненного ущерба;
Составить акт о причинении материального ущерба с указанием суммы недостачи;
Издать приказ о взыскании ущерба с конкретного работника;
Произвести удержание из заработной платы виновного лица.

При этом общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%. А взыскание по исполнительным документам производится в первую очередь.

6. Оспаривание недостачи работником

Если работник не согласен с привлечением его к материальной ответственности, он может обжаловать это решение. Для этого составляется письменная жалоба на имя руководителя.

Жалоба работника рассматривается комиссией по трудовым спорам. По результатам рассмотрения выносится решение: удовлетворить жалобу или отказать.

Если работник не согласен с решением комиссии, он может обратиться с иском в суд. В судебной практике есть примеры как удовлетворения, так и отказа в исках работников о недостаче.

7. Меры по недопущению недостач на предприятии

Чтобы минимизировать недостачи, компания может:

Внедрить систему контроля доступа на склады и в кассу;
Проводить внезапные инвентаризации ценностей;
Повысить ответственность материально-ответственных лиц;
Автоматизировать учет движения материальных ценностей.

8. Отражение недостачи денежных средств в бухучете

При выявлении недостачи наличных денег в кассе делаются следующие проводки:

Дт 94 Кт 50 - на сумму выявленной недостачи;

Дт 73-2 Кт 94 - на сумму, взысканную с кассира.

Если недостача денежных средств произошла по вине главного бухгалтера, то вместо счета 73-2 используется счет 73-1.

9. Учет недостачи материалов: особенности проводок

При недостаче материалов на складе делаются такие проводки:

Дт 94 Кт 10 - на сумму выявленной недостачи материалов;

Дт 91-2 Кт 94 - на сумму недостачи, списанную на финансовый результат.

Если недостача материалов относится на виновных, то вместо счета 91-2 используется счет 73-2.

10. Особенности списания недостачи основных средств

При выявлении недостачи основных средств составляются следующие проводки:

Дт 94 Кт 01 - на стоимость недостающих объектов основных средств;

Дт 91-2 Кт 94 - на сумму недостачи основных средств, не взысканную с виновных лиц.

Если недостача произошла по вине материально-ответственного лица, вместо счета 91-2 используется счет 73-2.

Полицейский фотографирует улики на месте ограбления склада ночью

11. Порядок списания недостачи в бюджетных учреждениях

В бюджетных учреждениях выявленная недостача оформляется актом по форме 0504833. Для отражения недостачи применяются счета 401.10, 304.03.

Списание недостачи возможно только по решению комиссии учреждения и на основании приказа руководителя.

12. Привлечение к ответственности за значительную недостачу

За недостачи в крупных размерах предусмотрена административная и уголовная ответственность.

К административной ответственности привлекается должностное лицо, допустившее недостачу свыше 50 000 рублей.

Уголовное наказание за недостачу в размере свыше 250 000 рублей - лишение свободы на срок до 5 лет.

13. Методы предотвращения хищений и недостач

Для минимизации риска хищений компания может:

Ужесточить контроль доступа на склады и в кассу;
Установить системы видеонаблюдения;
Регулярно проводить инвентаризацию;
Повышать квалификацию персонала по работе с ценностями.

14. Особенности учета недостач в торговых организациях

В розничной торговле недостачи товаров могут возникать по причине естественной убыли. Нормы естественной убыли устанавливаются в учетной политике.

Недостача товаров в пределах норм естественной убыли относится на издержки обращения. А недостача сверх норм списывается на финансовый результат.

15. Влияние выявленной недостачи на налогообложение

Сумма недостачи, отнесенная на расходы организации, уменьшает налогооблагаемую прибыль по налогу на прибыль.

Если недостача компенсирована виновным лицом, эта сумма увеличивает налогооблагаемую прибыль.

НДС при выявлении недостачи подлежит восстановлению.

16. Автоматизация контроля за движением ТМЦ

Для учета движения товарно-материальных ценностей многие компании внедряют автоматизированные системы, такие как 1С.

Это позволяет в режиме реального времени контролировать остатки и обнаруживать расхождения.

17. Международный опыт борьбы с недостачами

За рубежом для предотвращения хищений активно применяются технологии видеонаблюдения, датчики на товарах, контроль работников при входе/выходе.

Также распространено страхование рисков хищений и недостач.

18. Применение цифровых технологий для контроля ТМЦ

Современные цифровые технологии позволяют значительно повысить контроль за движением материальных ценностей:

RFID-метки на товарах;
Сканирование штрихкодов при отпуске со склада;
Электронные весы и датчики перемещения.

Такие системы в режиме реального времени передают данные в учетную систему, снижая риск недостач и ошибок.

19. Примеры успешного внедрения контроля недостач

Розничная сеть "Хороший" оснастила все магазины системами видеонаблюдения и электронными весами на кассах. Это позволило снизить недостачи на 37% за год.

Производственное предприятие "Добрый" внедрило электронные пропуска на склад и учет ТМЦ в 1С. В результате недостачи сократились в 2 раза.