Заработная плата, проводки: особенности начисления, расчеты и образец

Заработная плата - один из ключевых элементов в системе бухгалтерского и налогового учета любой компании. Правильное начисление заработной платы, удержание налогов и формирование соответствующих бухгалтерских проводок - залог соблюдения трудового законодательства и избежания штрафов для организации.

1. Понятие и виды заработной платы

Заработная плата представляет собой вознаграждение за труд, выплачиваемое работодателем работнику. Основные виды заработной платы:

Повременная - размер оплаты зависит от отработанного времени
Сдельная - оплата по выработке, например, за единицу продукции
Повременно-премиальная - оклад + премии

2. Документальное оформление начисления зарплаты

Для начисления заработной платы необходимо наличие первичных документов:

Табель учета рабочего времени
Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях
Листки нетрудоспособности

На основании этих документов ведется расчет сумм к выплате работникам.

3. Удержания из заработной платы

Из начисленной работникам заработной платы производятся следующие удержания:

НДФЛ
Алименты
Возмещение материального ущерба
Профсоюзные взносы (по заявлению работника)

4. Начисление зарплаты: бухгалтерские проводки

Заработная плата проводками начисления, удержания и выплаты всегда проходит по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Пример начисления зарплаты за месяц:

Дебет 20 Кредит 70 - Начислена зарплата работникам за март 2023 года

Расходы на зарплату списываются в дебет соответствующих счетов затрат на производство.

5. Выплата заработной платы: отражение в учете

Выплата зарплаты отражается по дебету счета 70 в корреспонденции:

Со счетом 50 "Касса", если выдача наличными
Со счетом 51 "Расчетные счета", если выплата на карту

6. Начисление взносов во внебюджетные фонды

Начисление страховых взносов на заработную плату отражается по дебету счетов затрат и кредиту счета 69:

Дебет 20 Кредит 69 - Начислены страховые взносы с заработной платы

Перечисление взносов: Дебет 69 Кредит 51.

7. Уплата НДФЛ: проводки в бухучете

Удержание НДФЛ из заработной платы работников отражается записью:

Дебет 70 Кредит 68 - Удержан НДФЛ

Перечисление налога в бюджет: Дебет 68 Кредит 51.

8. Выплата депонированной заработной платы

Если зарплата в срок не была получена работником, она учитывается на счете 70 как депонированная. При выплате депонента делается стандартная проводка выплаты зарплаты.

Дебет 70 Кредит 50 (51) - Выплачена депонированная зарплата

9. Особенности учета зарплаты подотчетных лиц

Если работник получил денежные средства под отчет (на хозяйственные или представительские расходы), то при выдаче ему аванса на эти цели делается проводка:

Дебет 71 Кредит 50 (51) - Выдан аванс под отчет Иванову И.И.

По возвращении из командировки или по использовании подотчетных сумм работник должен в течение 3 рабочих дней представить авансовый отчет с приложением оправдательных документов.

10. Заработная плата рабочих основного производства: учет и налогообложение

При начислении зарплаты рабочим, непосредственно занятым в производстве продукции, работ или услуг, используется дебет счета 20 "Основное производство":

Дебет 20 Кредит 70 - Начислена зарплата рабочим основного производства

Начисление зарплаты рабочим, так же как и другим категориям персонала, облагается НДФЛ, страховыми взносами.

11. Типичные ошибки в бухучете расчетов по оплате труда

К типичным ошибкам при начислении зарплаты и формировании проводок относятся:

Неверное определение объекта налогообложения
Неправильный расчет налоговых вычетов
Ошибки при заполнении отчетности в ФНС и фонды

В результате возможно доначисление недоимок по налогам и взносам, а также наложение штрафов контролирующими органами.

12. Автоматизация учета фонда заработной платы

Для автоматизации учета зарплаты можно использовать бухгалтерские программы, в которых реализован функционал:

Расчет зарплаты
Формирование проводок
Подготовка отчетности

Автоматизация помогает избежать рутинных ошибок в бухучете и экономит время бухгалтера.

13. Ответственность за нарушения в сфере оплаты труда

За нарушения в области оплаты труда предусмотрена административная и уголовная ответственность. К нарушениям относятся:

Несвоевременная оплата труда
Невыплата зарплаты
Неправомерные удержания из зарплаты

Наказание - штрафы, исправительные работы или лишение свободы до 5 лет (ст. 145.1 УК РФ).

14. Как избежать ошибок и сэкономить на штрафах

Чтобы исключить ошибки в проводках по зарплате, уменьшить трудозатраты на расчеты и минимизировать риски штрафов, рекомендуется:

Автоматизировать учет труда и его оплаты
Использовать специальные бухгалтерские программы
Повысить квалификацию бухгалтеров и кадровиков
Организовать внутренний контроль

15. Резерв на оплату отпусков: порядок расчета

Согласно российскому законодательству, работодатель обязан создавать резерв на оплату отпусков работникам. Этот резерв рассчитывается ежемесячно по формуле:

Резерв отпусков = Количество неиспользованных дней отпуска на расчетную дату x Средний дневной заработок работника

Такой резерв позволяет равномерно включать предстоящие расходы на оплату отпусков в текущие расходы организации.

16. Начисление отпускных: отражение в бухучете

При начислении отпускных делаются проводки:

Начисление отпускных: Дебет 20 Кредит 70
Списание резерва предстоящих расходов на оплату отпусков: Дебет 96 Кредит 70

Выплата отпускных работнику отражается стандартной проводкой выдачи зарплаты по дебету 70 счета.

17. Учет материальной помощи работникам

Выплата работникам материальной помощи (в том числе к отпуску) оформляется приказом руководителя и проводкой:

Дебет 20 Кредит 70 - Начислена материальная помощь к отпуску Иванову И.И.

Материальная помощь облагается НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.

18. Учет вознаграждений по итогам года

Если сотрудникам выплачивается дополнительное вознаграждение по результатам работы за год, то делается запись:

Дебет 20 Кредит 70 - Начислена премия по итогам года

Такая премия также, как зарплата, облагается налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в полном объеме.

19. Выплата пособий за счет ФСС

При выплате работникам пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и других видов обеспечения по обязательному социальному страхованию используется счет 69 и средства ФСС. Учет ведется раздельно.

20. Особенности учета зарплаты вновь принятых работников

При приеме на работу нового сотрудника необходимо правильно оформить первичные документы: приказ о приеме, трудовой договор, личную карточку работника. На основании этих документов ведется учет труда и его оплаты.

Оплата труда в период испытательного срока производится на общих основаниях, как и постоянным работникам. При этом нужно правильно определить период отработанного времени и сделать соответствующие начисления.

21. Порядок учета зарплаты в случае совмещения профессий или должностей

Если работник наряду со своей основной работой выполняет обязанности временно отсутствующего сотрудника, ему полагается доплата.

Размер доплаты устанавливается по соглашению между работником и работодателем. В бухучете начисление доплаты отражается стандартной проводкой начисления зарплаты с указанием вида выплат в назначении платежа.

22. Зарплата при внутреннем совместительстве: особенности учета

Если работник трудоустраивается по внутреннему совместительству (выполняет дополнительную работу в свободное от основной работы время), на него оформляется дополнительный трудовой договор.

Учет зарплаты ведется раздельно по каждой должности. Предельный размер оплаты труда по совместительству не установлен.

23. Выплата выходных пособий увольняемым сотрудникам

При прекращении трудового договора по инициативе работодателя или по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, работнику полагается выходное пособие и сохраняется средний заработок на период трудоустройства.

В бухучете начисление выходного пособия и оплаты вынужденного прогула отражается записью: Дебет 20 Кредит 70. Выплата производится в последний день работы увольняемого сотрудника.

24. Оформление депонированной зарплаты

Если сотрудник своевременно не получил заработную плату (например, не явился в установленный день выдачи), невыплаченные суммы зачисляются на специальный счет (депонируются) на предприятии.

В бухучете делается запись:

Дебет 70 Кредит 76 - Отражена депонированная заработная плата

При последующей выдаче депонента работнику оформляется расходный кассовый ордер и стандартная проводка выплаты зарплаты.

25. Перерасчет зарплаты за прошлые периоды

Если в результате проверки выявляется необоснованное удержание из заработной платы или неправильный расчет, производится доначисление средств работнику. Проводка:

Дебет 20 Кредит 70 - Начислена недоплаченная ранее зарплата

Аналогичный перерасчет может потребоваться при изменении ставок налогов или размера МРОТ за прошлые периоды.

26. Способы повышения мотивации персонала

Для стимулирования эффективной работы сотрудников помимо окладов можно использовать:

Премии за выполнение KPI
Бонусное вознаграждение по итогам года
Надбавки за профмастерство
Гибкая система социальных льгот

Грамотная мотивация позволяет повысить производительность труда и снизить текучесть кадров.

27. Аутсорсинг расчета зарплаты

Если нет возможности вести расчеты фонда оплаты труда в штате, эту функцию можно передать сторонним бухгалтерским или кадровым агентствам.

Преимущества аутсорсинга зарплаты:

Экономия на зарплате дополнительных бухгалтеров
Гарантия соблюдения изменений в законодательстве
Возможность концентрироваться на основном бизнесе

28. Оптимизация расходов на персонал

Чтобы оптимизировать затраты на персонал, можно:

Внедрить систему KPI и грейдов для объективной оценки результативности работников
Автоматизировать рутинные процессы в учете и высвободить ресурсы
Внедрить программы дополнительной мотивации на основе нематериальных факторов

Это позволит выявлять неэффективные затраты на персонал и корректировать HR-процессы.