Каждый гражданин рано или поздно сталкивается с необходимостью замены паспорта. Это всегда влечет за собой массу хлопот: ведь новые данные нужно вносить во все документы, в том числе и трудовые книжки. Как правильно оформить и подать заявление на случай изменения паспортных данных, чтобы не возникло проблем на работе? Об этом — в нашей статье.
1. Новый паспорт: когда информировать работодателя
Согласно Трудовому кодексу РФ, работник обязан сообщить работодателю об изменении своих персональных данных, в том числе паспортных. Однако конкретные сроки уведомления законом не установлены.
В своих разъяснениях Минтруд России указывает, что работник должен сообщить об изменении паспортных данных в "разумный срок". Этот срок обусловлен обстоятельствами, при которых произошло изменение данных.
Например, если паспорт был заменен в связи с достижением 20 или 45 лет, работник должен уведомить работодателя в течение недели после получения нового паспорта. Если же паспорт был утерян и восстановлен, сообщить об этом нужно в день выдачи нового паспорта.
Разумный срок для уведомления о смене паспорта по мнению юристов — от 3 до 14 дней в зависимости от обстоятельств.
Может ли работник вообще не сообщать работодателю о замене паспорта? Возможно, но нежелательно. При задержке информирования возникают риски:
- Проблемы при оформлении командировок;
- Ошибки в отчетности в ПФР и ФНС;
- Отказ банка в обслуживании организации при несовпадении паспортных данных;
- Невозможность получения работником кредитов, субсидий, налоговых вычетов.
Таким образом, своевременное информирование выгодно как сотруднику, так и организации в целом.
2. Как оформить заявление на работе о новом паспорте
Чтобы официально известить работодателя о замене паспорта, работник должен написать заявление.
Рекомендуем использовать такой образец заявления об изменении паспортных данных:
Генеральному директору
ООО "Ромашка" Иванову И.И.от ведущего менеджера Сидоровой Марии Петровны
ЗАЯВЛЕНИЕ об изменении паспортных данных
В связи со сменой паспорта прошу внести соответствующие изменения в мои персональные данные. Сообщаю, что мои новые паспортные данные:
Паспорт серия 00 00 No 000000 выдан 01.01.2019 ОВД района Приморский города Санкт-Петербурга
01.01.1990 года рождения
Прошу внести данные сведения в мое личное дело и другие учетные документы.
Приложение: копия паспорта.
Дата
Подпись
К заявлению в обязательном порядке прилагается копия нового паспорта. Также можно добавить копию старого паспорта, чтобы избежать путаницы.
Заявление можно подать лично в отдел кадров или отправить по электронной почте и затем предоставить оригинал. Важно указать корректные реквизиты и дату.
3. Изменение данных в личной карточке и договоре
После подачи заявления работодатель обязан внести новые паспортные данные работника в его личную карточку.
В связи со сменой паспорта вносятся изменения в паспортные данные работника:
Паспорт серия 00 00 No 000000 выдан 01.01.2019 ОВД района Приморский города Санкт-Петербурга
Также следует внести изменения в трудовой договор работника посредством заключения дополнительного соглашения.
Рекомендуем использовать такой образец допсоглашения:
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ к трудовому договору от 15.05.2018 г. No 12
г. Санкт-Петербург 01.02.2019
ООО "Ромашка", именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице Генерального директора Иванова И.И., действующего на основании Устава, с одной стороны, и гр. Сидорова Мария Петровна, именуемая в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем:
1. В связи со сменой паспорта внести следующие изменения в персональные данные Работника:
- паспорт серия 00 00 No 000000 выдан 01.01.2019 ОВД района Приморский города Санкт-Петербурга
2. Остальные условия Трудового договора остаются без изменения.
3. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами.
4. Настоящее дополнительное соглашение составлено в 2 экземплярах, по одному для каждой из Сторон.
Подписи сторон:
Работодатель: Работник:
________________________ ________________________
М.П.
При ведении электронного кадрового документооборота допсоглашение подписывается электронно-цифровыми подписями сторон.
Таким образом, своевременное оформление всех заявлений и дополнительных соглашений при смене паспорта позволит избежать ошибок в кадровых документах.
4. Как изменить паспортные данные в банке
Помимо работодателя, новый паспорт также необходимо оформить в банке, обслуживающем зарплатный проект организации, и Пенсионном фонде РФ.
Для изменения личных данных в банке достаточно лично обратиться в отделение и написать заявление установленного образца. К заявлению прикладывается копия нового паспорта.
Банк обновит паспортные данные на зарплатной карте сотрудника и в своих документах. Это позволит избежать проблем с получением заработной платы.
5. Как изменить данные в полисе ОМС
При замене паспорта также потребуется обновить данные в полисе обязательного медицинского страхования.
Для этого в страховую медицинскую организацию подается заявление произвольной формы с просьбой переоформить полис ОМС в связи со сменой паспорта. Прикладывается копия нового документа.
6. Уведомление иных госорганов о новом паспорте
Кроме перечисленных организаций, о замене паспорта раньше было необходимо сообщить:
- В военкомат по месту регистрации;
- В налоговую инспекцию для обновления ИНН;
- В ГИБДД при наличии водительского удостоверения.
Также могло потребоваться уведомление ФМС, Росреестра, управляющей компании ЖКХ в зависимости от личной ситуации.
Сейчас все данные передаются в автоматическом режиме.
7. Особенности смены фамилии после замужества
Если новый паспорт оформляется в связи со сменой фамилии после замужества, в заявлении работодателю указывается новая фамилия, имя, отчество.
Однако в ПФР, банке и иных организациях рекомендуется дополнительно указывать прежние ФИО, чтобы избежать путаницы.
Также при смене фамилии после замужества требуется предоставить копию свидетельства о браке вместе с копией нового паспорта.
8. Случаи отказа в смене паспортных данных
Отказать гражданину в изменении паспортных данных могут только в исключительных случаях:
- Если заявление подано в неуполномоченную организацию;
- При отсутствии подтверждающих документов;
- В случае несоответствия новых данных действительности.
При законных основаниях смены паспорта и своевременном информировании всех необходимых инстанций отказ невозможен.
9. Случай утраты паспорта и восстановление документа
Если паспорт утерян, необходимо как можно скорее подать заявление о его восстановлении. Новый паспорт выдается в течение 1 месяца.
При получении нового документа взамен утраченного алгоритм уведомления организаций ничем не отличается от стандартной процедуры.
Главное в этом случае - действовать максимально оперативно, чтобы минимизировать риски, связанные с отсутствием документа.