Согласие на обработку персональных данных (ПДн) - важный документ, регулирующий отношения между гражданином и организацией. Как правильно его оформить, чтобы защитить свои права? В этой статье мы разберем все тонкости.
Что такое согласие на обработку персональных данных и зачем оно нужно
Согласие на обработку персональных данных - это письменное разрешение гражданина Российской Федерации, которое он дает заинтересованной стороне на получение, сбор, хранение и использование персональных сведений о себе. Также документ гарантирует человеку то, что информация о нем будет применяться для строго определенных целей и будет защищена от неправомерных действий.
Основные цели обработки персональных данных:
- обеспечение соблюдения требований законодательства РФ;
- оформление и регулирование трудовых отношений;
- отражение информации в кадровых документах;
- начисление заработной платы;
- представление законодательно установленной отчетности в ИФНС и фонды.
Согласие необходимо писать почти повсеместно: при устройстве на работу, в банках, поликлиниках, госучреждениях и т.д.
Какие данные относятся к персональным и подлежат защите
Под персональными данными понимается вся информация, которая напрямую относится к человеку как к физическому лицу. Это:
- ФИО.
- Пол.
- Дата рождения.
- Адрес проживания.
- Паспортные данные.
- Сведения о судимости.
По закону, согласие на обработку персональных действий строго необходимо только для конфиденциальных и закрытых данных. Но на практике оно часто требуется и для общедоступной информации.
Порядок получения согласия на обработку ПДн
Согласие на обработку ПДн должен давать сам гражданин или его законный представитель. Это может быть:
- Родители для несовершеннолетних детей.
- Опекуны для недееспособных граждан.
Форма согласия может быть:
- Унифицированная - по образцу организации.
- Произвольная - в свободной письменной форме.
В согласии обязательно должно быть указано:
- Кто дает согласие (ФИО, паспортные данные).
- Кому дается согласие (наименование организации-оператора ПДн).
- На какие цели и действия.
- Перечень обрабатываемых ПДн.
- Срок действия согласия.
- Порядок отзыва согласия.
Согласие может быть получено как в бумажной форме, так и в электронном виде на сайте организации.
Права и обязанности оператора ПДн
Оператор ПДн может совершать со сведениями только те действия, на которые он получил разрешение в согласии. Это обычно:
- Сбор ПДн.
- Хранение.
- Обработка.
- Передача третьим лицам.
- Уничтожение.
Однако есть ряд ограничений. Например, оператор не может:
- Распространять ПДн без согласия субъекта.
- Использовать данные в коммерческих целях.
- Передавать сведения зарубежным компаниям.
За нарушения при работе с персональными данными предусмотрена административная и даже уголовная ответственность.
Кроме того, оператор обязан уведомить Роскомнадзор о начале обработки полученных персональных данных.
Права субъекта персональных данных
Гражданин имеет право:
- Отозвать свое согласие на обработку ПДн.
- Потребовать прекратить обработку данных.
- Запросить уничтожение своих ПДн.
Для отзыва согласия достаточно написать заявление в свободной форме и направить оператору. ПДн должны быть уничтожены в течение 30 дней.
Таким образом, согласие на обработку ПДн - это важный инструмент для регулирования отношений между гражданином и организацией. Он позволяет четко определить права и обязанности обеих сторон. Главное - грамотно составить такой документ, чтобы максимально защитить свои персональные данные.
Рекомендации по оформлению согласия на обработку ПДн
Чтобы максимально защитить свои права при оформлении согласия на обработку персональных данных, рекомендуется:
- Внимательно изучить полномочия организации-оператора ПДн, в том числе проверить ее регистрацию в Роскомнадзоре.
- Детально прописать в согласии конкретные цели обработки ПДн.
- Ограничить объем собираемых и обрабатываемых данных минимально необходимым.
- Указать максимально короткий срок действия согласия.
- Предусмотреть возможные способы отзыва согласия.
Типичные ошибки при оформлении согласия на обработку ПДн
Часто встречаются такие ошибки:
- Слишком общие, расплывчатые формулировки целей обработки ПДн.
- Завышенный объем запрашиваемых персональных данных.
- Невозможность отозвать согласие или сложная процедура отзыва.
- Неограниченный срок действия согласия.
- Отсутствие информации об уничтожении ПДн после отзыва согласия.
Обработка ПДн без согласия гражданина
В некоторых случаях организации могут обрабатывать персональные данные без получения согласия. То есть в этом случае от гражданина не потребуется заявление на согласие на обработку персональных данных. В каких ситуациях документ не требуется:
- Для исполнения договора, стороной которого является гражданин.
- Для соблюдения законодательства.
- Для защиты жизни и здоровья.
- Для статистических или исследовательских целей при обезличивании.
Однако даже в таких случаях нельзя распространять и использовать ПДн в личных целях.
Особенности согласия на обработку ПДн в разных сферах
Есть некоторые особенности оформления согласия на обработку персональных данных в разных областях:
- Трудовые отношения.
При устройстве на работу согласие оформляется по форме работодателя. Оно действует на весь период работы. Отказ подписать согласие может помешать трудоустройству.
- Медицинские учреждения.
Согласие нужно для обработки данных о состоянии здоровья, диагнозах, лечении. Срок действия ограничен периодом лечения.
- Банковские операции.
Требуется согласие для открытия счета, получения кредита, оформления вклада. Должно содержать перечень банковских операций.
- Образовательный процесс.
Нужно разрешение родителей на обработку ПДн детей в школах, садах, вузах. Согласие действует на период обучения.
Особенности электронного согласия на обработку ПДн
При оформлении согласия в электронном виде нужно:
- Использовать электронную подпись.
- Хранить в защищенном виде, исключающем доступ посторонних.
- Обеспечить возможность отзыва согласия через сайт.
Актуальные изменения в законодательстве о ПДн.
В последние годы произошли такие ключевые изменения в законодательстве:
- Ужесточение ответственности за нарушения при обработке ПДн.
- Увеличение штрафов за неправомерное использование ПДн.
- Расширение прав граждан на доступ к своим данным
В будущем ожидается дальнейшее регулирование сферы персональных данных с учетом развития цифровых технологий.
Выводы
Согласие на обработку персональных данных необходимо во многих сферах взаимодействия гражданина и организации. Главное - грамотно составить документ с учетом рекомендаций и последних изменений в законодательстве. Это позволит обеспечить защиту Ваших прав при работе с Вашими персональными данными.