Отдел кадров - неотъемлемая часть любой организации. Правильно подобранный персонал, законодательно верное оформление сотрудников, своевременное разрешение трудовых споров - залог гармоничной работы всей организации в целом. Соответственно, руководитель такого подразделения должен быть буквально дирижером большого оркестра.
Должностная инструкция начальника отдела кадров отражает основные требования к подготовке такого специалиста, его функциональным обязанностям на рабочем месте. В статье нам с вами предстоит досконально разобрать этот документ. Итак, представим его типовой образец.
Общие положения инструкции
Первый пункт должностной инструкции начальника отдела кадров - это "Общие положения". Раздел содержит в себе следующие пункты:
- Полное наименование должностного лица: начальник, руководитель отдела кадров.
- Как назначение, так и снятие специалиста с должности - прерогатива генерального директора организации.
- Исполнитель подчиняется директору по персоналу.
- Во время отсутствия на рабочем месте (отпуск, болезнь и пр.) начальника отдела кадров замещает его заместитель. К этому сотруднику временно переходят все обязанности, права и полная ответственность начальника подразделения.
- В свою очередь начальник отдела кадров уполномочен временно замещать директора по персоналу с переходом всей доли ответственности и прав руководителя.
Работники в подчинении
Должностная инструкция начальника отдела кадров предписывает, что специалист осуществляет руководство всем вверенным ему подразделением. В частности в непосредственном ему подчинении находятся следующие сотрудники:
- Зам. начальника отдела кадров.
- Менеджеры по персоналу.
- Старший инспектор.
- Инспекторы отдела.
- Специалисты подразделения.
- Ведущий специалист.
- Менеджеры по обучению персонала.
- Секретарь.
- Тренинг-менеджер.
- Менеджеры по работе с персоналом филиалов организации.
Руководство к работе
Должностная инструкция начальника отдела кадров предписывает, что в своей трудовой деятельности специалист должен руководствоваться следующим:
- Кодекс законов о труде, принятый в Российской Федерации.
- Госстандарт 6/30-97.
- Устав, правила трудового локального распорядка в организации-работодателе.
- Указания, приказы и иные распорядительные акты непосредственного руководства, генерального директора организации.
- Актуальные положения по отделу кадров.
- Основы кадровой стратегии и политики.
- Концепции по системе профессионального развития персонала.
- Положения об аттестации специалистов.
- Иные документы и акты, являющиеся нормативными, регулирующими для кадровой службы.
Требования к соискателю
По профстандарту должностная инструкция начальника отдела кадров предъявляет к специалисту-соискателю следующие квалификационные требования:
- Высшее профессиональное профильное образование. Например, "Менеджмент".
- Обязательное прохождение дополнительных специализированных курсов по направлению "Управление персоналом".
- Опыт работы руководителем кадрового отдела не менее трех лет.
Специалист должен знать...
Должностная инструкция начальника отдела кадров (по профстандарту) подразумевает наличие у подобного руководителя большого багажа актуальных знаний - как практических, так и теоретических. В образце укажем следующее:
- Российское трудовое законодательство.
- Нормативные, регулирующие законодательные акты, методические документы в области управления персоналом.
- Штат, структура организации-работодателя, ее профиль, основные специализации, дальнейшие перспективы развития.
- Кадровая политика учреждения, стратегии работодателя в этом направлении.
- Порядок составления прогнозов потребности в новых сотрудниках, определение текущей и будущей надобности в свежих кадрах.
- Основные и резервные источники обеспечения организации новыми квалифицированными сотрудниками.
- Актуальное состояние рынка труда.
- Методики, системы оценки подготовленности, профессионализма персонала.
- Способы анализа профессиональной, квалификационной структуры имеющихся кадров.
- Оформление, хранение и ведение документации, что связано как с самими кадрами, так и с их движением.
- Порядки формирования и последующего ведения базы данных по кадровому составу предприятия, фирмы.
- Организация табельного учета персонала.
- Методики учета движения кадрового состава и составления отчетности по этому спектру.
- Практическое применение новейших информационных технологий в кадровой политике.
- Современный российский и иностранный опыт в сфере работы с сотрудниками.
- Основы социологии, педагогики, психологии, правил организации труда.
- Основы профориентационной деятельности.
- Знания по профессиографии.
- Основы организации управления, производства, экономики.
- Работа с персональным компьютером на уровне продвинутого пользователя, с современными устройствами связи и коммуникации.
- Нормы и предписания по охране труда.
- Правила служебной этики, делового общения, культуры труда.
Главные задачи специалиста на рабочем месте
Должностная инструкция начальника отдела кадров в 2017-2018 гг. содержит в себе главные задачи такого руководителя. В образце приведены, главные задачи сотрудника:
- Оперативное руководство подразделением кадров, координация работы сотрудников отдела.
- Разработка стратегии организации, кадровой политики фирмы, предприятия.
- Методическое и информационное сопровождение деятельности кадрового отдела.
- Психологическое сопровождение, мониторинг деятельности подразделений всей организации.
Обязанности по приему новых специалистов
Образец должностной инструкции начальника отдела кадров (РБ, РФ) содержит следующий спектр обязанностей в этом разделе:
- Возглавлять деятельность по комплектованию новыми сотрудниками (рабочими и служащими) требуемых профессий и специализаций, квалификации в созвучии с определенными целями, стратегией, спецификой организации, внутренними и внешними условиями ее функционирования. Формирование и ведение базы данных по принятым сотрудникам, где отражается количественная и качественная характеристика кадров, их развитие и движение по службе.
- Организация работы по подбору, приему, расстановке кадров на базе оценки квалификации новых сотрудников, их деловых и личных качеств.
- Прием и расстановка вновь принятых специалистов в соответствии с требованием к их должности и специализации. Совместно с руководителями иных подразделений организует стажировку, адаптацию к новой работе.
Обязанности по работе с кадрами
Типовая должностная инструкция начальника отдела кадров в приведенном пункте будет содержать следующий список обязанностей для руководителя:
- Организация аттестации работников, информационное и методическое сопровождение этого процесса. Участие в анализе итогов, в разработке мероприятий по воплощению в жизнь решений аттестационных комиссий. Определение специалистов, которым требуется повторная аттестация.
- Создание профессионального резерва на базе проведения той же аттестации. Планирование профессиональной карьеры сотрудников. Подготовка кандидатов на новые вакансии по индивидуальным планам, ротационная перестановка специалистов и руководителей. Организация повышения квалификации, переподготовки.
- Учет личного состава, ведение трудовых книжек, выдача справок о прошлой и настоящей трудовой деятельности, заполнение и хранение документации по кадрам. Подготовка необходимого материала для представления к премиям, награждениям, поощрениям.
- Подготовка материалов по пенсионному страхованию, документации для назначения пенсионных выплат трудящимся, предоставление их в структуры соцзащиты.
- Обеспечение социальных гарантий сотрудникам, соблюдение порядков трудоустройства и увольнения.
- Организация табельного учета, отпускных графиков, контроль за трудовой дисциплиной в организации, следованием работниками правилам трудового локального распорядка.
- Анализ текучести кадров, мероприятия по противодействию этому.
Обязанности по планированию работы подразделения
Продолжаем разбирать должностную инструкцию начальника, специалиста отдела кадров. Обязанности в образце выделяются следующие:
- Разработка, определение текущей и будущей потребности в кадрах, а также путей ее удовлетворения. Основой для этой деятельности выступает изучение рынка труда, установление сотруднических связей с вузами, колледжами, техникумами, службами занятости, заключение контрактов с родственными по специфике предприятиями, информирование своих работников о вновь открывшихся вакансиях, использование СМИ, виртуальных бирж труда для рекрутинга новых работников.
- Разработка кадровой политики и стратегии организации-работодателя.
- Разработка систем комплексной оценки деятельности трудящихся, результатов их деятельности, служебного продвижения.
- Работы по обновлению научного и методического сопровождения деятельности отдела, его материальной, информационной и технической базы. Внедрение современных методов взаимодействия с персоналом. Использование усовершенствованного ПО, автоматизированных рабочих мест, создание виртуального банка данных по кадрам и пр.
Личные обязанности на рабочем месте
Должностная инструкция начальника отдела кадров (в здравоохранении, на предприятии, в образовательной, коммерческой сфере и пр.) в данном разделе будет одинаковой для руководителей разных сфер:
- Организовать ведение установленной отчетности подведомственным отделом.
- Своевременно отвечать на запросы коллег и иных сотрудников касательно профессиональной деятельности.
- Уважительно относиться к подчиненным, объективно оценивать их вклад в общую деятельность.
- Соблюдать установленные для исполнения решений, заданий сроки.
- Оказывать помощь подчиненным в решении трудовых задач.
- Соблюдать предписания конфиденциальности, работая с личными данными сотрудников организации.
- Заботиться о постоянном повышении своего должностного, профессионального уровня.
Права специалиста
Образец должностной инструкции начальника кадрового отдела невозможно представить без такого раздела, как права работника. Тут выделяется следующее:
- Право на знакомство с решениями руководителя организации касательно отдела кадров.
- Право присутствовать на рабочих совещаниях и конференциях, собраниях руководящего состава и рядовых работников.
- Участвовать в обсуждении проблем, вопросов, связанных с кадровым отделом.
- Вносить на рассмотрение руководителей организации предложений по улучшению работы как кадровой службы, так и всей организации в целом.
- Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех подразделений компании.
- Запрашивать информацию, документы, необходимые для работы.
- Визировать, подписывать документацию в рамках своей компетенции.
- Действовать от имени кадровой службы, в ее интересах.
- Представлять кадровый отдел во взаимодействиях с другими организациями.
- Решать вопросы о поощрении, наложении взысканий, увольнении подчиненных.
Ответственность работника
Еще один обязательный пункт в образце должностной инструкции начальника отдела кадров. Руководитель несет полную ответственность за следующее:
- Несвоевременное и нечеткое исполнение собственных обязанностей.
- Правонарушения, связанные с профессиональной деятельностью.
- Причинение материального ущерба организации, сотрудникам.
- Нарушение правил внутреннего рабочего распорядка, трудовой дисциплины.
- Некорректное взаимодействие с подчиненными, сотрудниками компании.
Критерии оценки деятельности
Должностная инструкция начальника отдела кадров (заместителя руководителя кадровой службы) может содержать и критерии оценки деятельности специалиста:
- Качественный и своевременный подбор кадров, верная расстановка работников, минимизация текучести.
- Соблюдение предписаний трудового законодательства, локальных распоряжений руководства.
- Полная реализация кадровой службой своих функций.
- Компетентное руководство отделом.
Мы разобрали все пункты образца должностной инструкции руководителя кадровой службы. Рассмотрели ее конкретное наполнение в соответствии с современными (2017-2018 гг.) требованиями.