Являясь необходимым и важным документом, трудовая книжка может подтвердить не только трудовой стаж человека, но и помочь правильно рассчитать его будущую пенсию. К сожалению, бывают ситуации, в связи с которыми бланк трудовой может быть испорчен или утерян. Тогда нужно в срочном порядке делать дубликат трудовой книжки. Зачем это нужно, рассмотрим далее.
Понятие
Под трудовой книжкой понимают индивидуальный документ, который может подтвердить информацию о трудоустройстве (при условии, что оно официальное) и производственном стаже работы. Все данные излагаются с учетом ст. 66 ТК РФ.
Трудовая книжка содержит в себе следующие данные:
- Личные данные.
- Информация об исполняемой работе.
- Данные о переводах, увольнениях и наградах.
- Информация о документах, которые являются основаниями для записей в трудовой.
Образец дубликата трудовой книжки должен полностью совпадать с оригиналом и включать в себя всю информацию, которая была указана в первом экземпляре. Исключением являются те факты, когда записи были оспорены в суде или информация была утеряна и не подлежит восстановлению.
В каких случаях выдают
Оформление дубликата трудовой книжки происходит только в том случае, когда эксплуатация оригинала становится невозможной. К таковым случаям относят:
- утеря документа самим сотрудником;
- утеря документа работодателем;
- порча бланка;
- занесение неправильной информации, которая касается увольнения или перевода.
Каждый из перечисленных случаев имеет свои особенности.
В случае когда оригинала трудовой нет, сотруднику выдают дубликат. Для этого он должен написать заявление с просьбой оформить повторный документ, заплатить за новый бланк (если трудовая потеряна или испорчена по вине сотрудника). Иногда пропажу можно заметить не сразу, а через какое-то время: после увольнения с предыдущей работы и при устройстве на новое место.
А что делать, если предыдущий работодатель не желает делать дубликат по причине давности увольнения? Так как законодательно не предусмотрено, в течение какого времени можно обращаться по месту старой работы за дубликатами документов, бывший сотрудник должен настаивать на оформлении повторного документа, если оригинал трудовой пришел в негодность. Или же обратиться в суд.
Выдача дубликата трудовой книжки происходит только по запросу. На титульном листе должна быть пометка, что это дубликат. Чтобы восстановить сведения, гражданин должен предъявить документы, подтверждающие личные данные и заверяющие рабочий стаж.
Если трудовая утеряна работодателем, то рабочий стаж может подтвердить специальная комиссия. Члены комиссии должны представить документы или копии, подтверждающие информацию о специализации и тех местах, где трудился сотрудник. Если и таких документов нет, то комиссия составляет акт на показаниях свидетелей, имеющих достоверную информацию о трудовой деятельности данного сотрудника.
Оформление
Оформление дубликата трудовой книжки (образец представлен далее) происходит в тех случаях, когда гражданин имел официальное трудоустройство и здесь не играет роли, утерян бланк или испорчен.
Дубликат имеет ту же юрсилу, что и оригинал документа. Выдавать дубликаты может непосредственно сам руководитель или лицо, уполномоченное на эти действия. В большинстве случаев это сотрудник отдела кадров, бухгалтер или секретарь. Все документы, которые предъявляются для оформления повторного бланка, должен представить сам работник. Но даже несмотря на это, компания обязана всячески содействовать работнику для их получения (если того требуют обстоятельства).
Цена вопроса
Учитывая нормы ведения и хранения трудовых, об утрате бланка гражданин должен сообщить руководителю с последней работы. При этом руководитель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней с момента написания соответствующего заявления.
По установленным законодательством правилам, организация может взимать с сотрудника денежную плату за бланк трудовой. Оплата не берется в том случае, если:
- утрата документов произошла работодателем по непредвиденным обстоятельствам;
- неверно был заполнен титульный лист;
- порча документа произошла не по вине работника.
Таким образом, компания может взять денежное вознаграждение за дубликат, если утеря книжки или ее порча произошли по вине обращающегося лица.
Дубликат трудовой книжки (пример оформления бланка) представлен в статье.
Пошаговая инструкция
Рассмотрим подробнее пошаговую инструкцию к тому, как получить дубликат трудовой книжки. Как оформить повторный документ и четкий порядок, прописаны в трудовом законодательстве. Что нужно сделать:
- Гражданин, утративший документ, должен написать заявление в ту организацию, которая считается последним местом официального трудоустройства.
- Предприятие по поданному заявлению обязано собрать необходимые сведения о трудовом стаже гражданина.
- Подписывается приказ (дубликат трудовой книжки может быть выдан только на основании приказа).
- Трудовая должна быть оформлена с учетом определенных правил: информация должна вноситься в соответствии с оригиналом.
- Информация о дубликате должна быть занесена в книгу учета.
- После получения готового документа гражданин должен расписаться в его получении в специальном журнале.
Необходимая документация
Для того чтобы получить дубликат трудовой, нужно собрать ряд документов, подтверждающих рабочий стаж гражданина. Если их нет, то компания может сделать запрос в ПФР.
В случае массовой утери документов руководство компании должно создать комиссию, задачей которой будет являться выяснение, велась ли трудовая деятельность, наличие стажа через запросы и обработка данных.
Первое, что нужно сделать гражданину, - написать заявление, где должно быть указано:
- причина отсутствия бланка;
- просьба о выдаче дубликата;
- дата написания и подпись.
Заявление можно написать как от руки, так и напечатать. Большинство компаний могут иметь готовые бланки для написания заявлений.
Как оформить дубликат трудовой книжки? Образец заполнения заявления подскажет основные нюансы.
После того как заявление рассмотрено, руководитель готовит приказ об оформлении дубликата. В приказе должно быть указано:
- номер документа;
- основные тезисы, которые закрепляют основания для выдачи документа;
- сам документ издается только в письменном виде;
- прежде чем требовать подпись лица, приказ должен быть передан ему на ознакомление.
Если вышеуказанные требования не соблюдаются, выданный документ считается недействительным.
Для подтверждения рабочего стажа принимаются такие документы, как:
- личное дело работника;
- приказы о приеме, увольнении, переводе;
- удостоверения;
- трудовые договоры;
- расчетная книжка.
Вносимые сведения
Как правильно оформляется дубликат трудовой книжки? Прежде всего, начинать нужно с заполнения первого листа, где должна содержаться только актуальная информация. К таким сведениям относят:
- полные реквизиты сотрудника;
- дата рождения;
- вид образования и его наличие;
- профессия или специальность.
Достоверность перечисленных данных должна быть подтверждена документами. Следовательно, гражданин должен предъявить паспорт и документ об образовании. На первом листе также ставятся подписи работника, который получает дубликат, и ответственного лица, а также штамп компании.
Далее в бланке трудовой нужно указать количество рабочего стажа. Для этого в третьей графе в сведениях о работе вносится запись об общем стаже. Такие сведения не заверяются штампом и подписью.
Следующими заполняются остальные графы по порядку: когда сотрудник поступил на работу, сведения о его должности и об организации, основания для увольнения или перевода.
В дубликате должны быть отражены только те сведения, которые можно подтвердить документально. Другая информация не вносится.
Все записи делаются синей или черной пастой. Не допустимы ошибки, помарки, сокращения.
В повторно выданном документе в правом верхнем углу на титульном листе должно быть написано «Дубликат».
Сроки
Как было сказано ранее, процесс оформления повторного документа начинается с подачи заявления. На заполнение дубликата трудовой книжки законодательство отводит 15 дней. Именно в течение этого времени дубликат должен быть предоставлен сотруднику. Это же правило распространяется и для бывших работников. Причем трудовое право не предусматривает сроков давности для обращения гражданина за дубликатом трудовой.
Важные моменты
Есть ситуации, когда руководитель оформил дубликат трудовой, а сотрудник находит оригинал. В подобных случаях формальный статус может иметь только один документ, который последний был зафиксирован в журнале учета. Следовательно, это дубликат.
Оригинал можно оставить на случай, если понадобится официальное подтверждение трудового стажа в каких-либо органах.
Выдача после увольнения
Как сделать дубликат трудовой книжки в случае, если работник уже уволился? Законодательством предусмотрен тот факт, что работодатель не может отказать гражданину только на тех основаниях, что он уже не работает в данной организации или не имеет возможности предоставить информацию о местах работы после увольнения.
Предприятие должно выдать дубликат документа на основании заявления. При этом нигде не указан тот факт, что гражданин должен предъявлять информацию о той деятельности, которую он вел после увольнения. Дубликат должен быть выдан на общих основаниях.
Учет документа
После того как повторный документ заполнен, информация о нем вносится в специальный журнал учета. В связи с тем, что дублирующий документ носит ту же юрсилу, что и оригинал, правила его ведения, хранения и учета должны быть соответствующими. Единственное отличие – это пометка о том, что это дубликат.
Бланк трудовой книжки считается важным документом, подтверждающим не только трудовую деятельность человека на протяжении всей его жизни, но и являющимся гарантом его дальнейших пенсионных начислений.
И несмотря на то что законом предусмотрено оформление дубликатов на утерянные или испорченные оригиналы, лучше все-таки быть осмотрительнее и внимательнее в обращении с собственной трудовой книжкой. Ведь сбор информации и необходимых сведений занимает немало времени, а некоторая информация вообще может быть потеряна. Поэтому нужно бережно относиться к такому роду документов, следить за его ведением и хранением.