Чтобы избежать разворовывания и пропажи, на предприятиях используются методы контроля. К числу одних из основных относится инвентаризация материально-производственных запасов. Что она собой представляет?
Общая информация
Для оценки сохранности и правильности оформления операций движения материально-производственных запасов используется инвентаризация МПЗ. Также это необходимо в случаях:
- Преобразования муниципального или государственного унитарного предприятия, продажи, выкупа, сдачи имущества в аренду.
- При изменении материально ответственного лица.
- Перед составлением ежегодной бухгалтерской отчетности.
- В случае непредвиденных обстоятельств (наводнение, пожар и так далее).
- При реорганизации или ликвидации организации.
- В случае установления факта(ов) злоупотребления, хищения, порчи запасов.
- При иной потребности, которая предусмотрена действующим законодательством (например, по заданию правоохранительных структур).
Вот в каких случаях проведение инвентаризации МПЗ обязательно. Основанием для ее начала является приказ руководителя организации (или другой соответствующий документ, например, постановление, распоряжение).
Инвентаризационная комиссия
Обычно в крупных организациях постоянно действует подобное подразделение. В нее входят руководитель (или его заместитель) в роли председателя, главные специалисты (главный бухгалтер, начальники отделов, юрисконсульт, начальник службы безопасности). Если необходимо провести инвентаризацию, то формируется непосредственно рабочая комиссия, в которую зачисляются все необходимые люди, в ведение которых относится область работы. Также в ее состав часто включаются представители внутренней службы аудита или специалисты независимых фирм.
Если предстоит небольшой объем работ и существует ревизионная комиссия, то часто инвентаризация возлагается на нее. В случае когда во время проверки отсутствовал хотя бы один член группы, это дает основание считать, что результаты недействительны.
Специфический момент
Когда проводится инвентаризация МПЗ, то в ней обязательно должно участвовать ответственное лицо. Хотя следует отметить, что, если оно уклоняется от выполнения своей обязанности, то привлечь его к ответственности будет довольно проблематично, поскольку подобное не определено действующим законодательством. В таком случае (если для этого нет уважительной причины) руководитель должен назначить новое материально ответственное лицо. Когда окончится проверка, оно должно в присутствии остальных членов комиссии принять фактически подтвержденные МПЗ на ответственное хранение, что подтверждается его подписью в инвентаризационной ведомости.
Что же происходит в процессе?
Во время инвентаризации необходимо решить широкий перечень вопросов:
- Выявить фактически присутствующий запас и сопоставить фактические данные с показателями бухгалтерского (финансового, управленческого) учета.
- Проверить наличие условий, которые способствуют сохранности материально-производственных запасов, правильности оформления их отпуска и приема.
- Удостовериться в правильности складского учета.
- Проверить измерительное хозяйство.
Во время проведения инвентаризации материально ответственное лицо должно предоставить членам комиссии последние на дату проверки документы относительно приходов и расходов или же отчет о движении материалов. Чтобы установить правильность остатков и не допустить манипуляций, председатель отмечает эти бумаги словами «До начала инвентаризации на [дата проведения]». Хотя это и простой, но одновременно очень важный шаг. С него и начинается проведение инвентаризации МПЗ.
Что же дальше?
Затем проводится инвентаризационная опись имеющихся товарно-материальных ценностей. То есть фактически фиксируется в соответствующих единицах количества и суммы стоимости. Для сравнения берется информация из данных бухгалтерского учета. Под каждой страницей необходимо указывать порядковые номера имущества и общее число единиц материалов, а также их денежную оценку. Такой подход позволяет исключить в дальнейшем возможность внести дополнительную информацию со стороны материально ответственного лица, которая искажает результат проверки. Ведь не следует забывать, что материально-производственные запасы – это ценные ресурсы. И ответственное лицо может пользоваться ими для собственного обогащения, стараясь по максимуму скрыть свои преступления (если они были совершены).
Как выглядит опись?
Фактически имеющиеся остатки записываются после проведенного подсчета, взвешивания, обмера. Акты проведения прилагаются к описи. Если есть материалы, которые хранятся навалом, то их физический вес или объем определяется с помощью обмера и технического расчета. В случае наличия неповрежденной упаковки содержимое включается на основании данных документов. Но при этом обязательна выборочная проверка отдельных наименований.
При проведении данных операций обязательно наличие материально ответственных лиц. Такое положение позволяет исключить в последующем возможные спорные вопросы. На последней странице описи председателем и членами комиссии должна быть сделана запись следующего содержания: «Все цены и подсчеты итогов по срокам, страницам и в целом по инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей проверены». Для засвидетельствования используются их подписи. Если этого нет, то инвентаризация и переоценка МПЗ считается недействительной. Если со стороны материально-ответственного лица нет возражений, то он тоже ставит свою подпись.
Бюрократические моменты
Инвентаризационную опись необходимо оформить в двух экземплярах. Один из них передается в бухгалтерию, где составляют сличительную ведомость. Другой остается у материально ответственного лица. Если у бухгалтера нет возражений после проверки расчетов и данных, то он расписывается в инвентаризационной описи. Отдельно внимания заслуживают ценности, что находятся в пути. Когда проводится инвентаризация МПЗ на предприятии, на них необходимо составить отдельный акт.
Что делать, если бухгалтер выявил расхождения?
Оставлять это без внимания нельзя. Поэтому оформляется сличительная ведомость (форма № ИНВ-19). На ее второй странице отображаются существующие данные, а также излишек/недостача, дается информация об урегулировании расхождений. Всю эту информацию необходимо заверить подписью бухгалтера. На третьей странице указывается дополнительная информация об излишках, их трате, недостачах и их покрытии.
Давайте рассмотрим несколько примеров того, как инвентаризация материально-производственных запасов может выглядеть.
Выявлены излишки материалов/их нехватка
Что делать в таком случае? Как к этому относиться? В случае когда проводилась инвентаризация МПЗ и были выявлены излишки, они должны быть рассмотрены как прочие доходы. Как организовать проводку? В таком случае для нас интерес представляет дебет 10, а также кредит 91 (субсчет 91-1). Первый позволяет отобразить, что мы имеем дело с материалами. Кредит необходим для того, чтобы показать, что это прочие доходы. А если выявлена недостача? В таком случае, независимо от ее характера, нам необходимо воспользоваться счетом 94. Именно на него списываются все недостачи и потери от порчи имущества.
Недостачи
Рассматриваем еще один пример. Проводится учет материально-производственных запасов. Было выявлено, что существует недостача материала, которая была зафиксирована по фактической себестоимости приобретения. В таком случае необходимо для дебета использовать счет 94, тогда как кредит – 10. Причем во второй включается не только фактическая стоимость приобретения, но и сумма транспортно-заготовительных расходов. Но нужно держать во внимании, чтобы они относились к договорной стоимости недостающих запасов.
Если просто брать во внимание учетную (договорную) цену запасов, то в таком случае поможет связка дебет 94, кредит 16. Если последний счет не используется в силу определенных организационных моментов, то вместо 16 можно использовать 10. В таком случае следует прокредитовать на значение суммы транспортно-заготовительных расходов. Вот так легко проводится учет материально-производственных запасов. Конечно, первоначально для неопытных это может показаться сложным, но немного практики – и все проводки будут совершаться без проблем.
Возникающие суммы недостачи или порчи необходимо списывать в зависимости от причин их возникновения. Это очень важно. Необходимо предоставлять руководителю организации всю информацию, что позволит подтвердить, какие меры были предприняты для возмещения материального ущерба. В качестве примера можно привести арбитражные суды, правоохранительные органы, ответы данных структур. В таком случае интерес по дебету будут представлять счета 20, 23, 25, 26 (возможно, еще некоторые, зависит от ситуации), а кредит – 94.
Заключение
Безусловно, материально-производственные запасы – это важно для работы предприятий. И, чтобы избежать разворовывания, пропажи и порчи, необходимо внимательно следить за сложившейся ситуаций. Но при этом не следует чрезмерно усердствовать и постоянно проводить проверки. Можно предусмотреть одну плановую инвентаризацию МЗП на год и еще несколько поверхностных обследований в квартал. Хотя, конечно, все зависит от предприятия, ситуации на нем и ряда других моментов.
И напоследок хочется рассмотреть еще один важный нюанс. Когда проводится инвентаризация МПЗ на складе и выявляются проблемы, то составляется сличительная ведомость. При анализе ее данных можно выявить пересортицу по отдельным наименованиям. Почему это возникает? Пересортица – это результат того, что те же самые наименования материалов поступают по разным ценам. Причиной подобной ситуации может являться то, что когда материалы изготавливались из различного исходного сырья, были определенные задержки.
Для понимания рассмотрим небольшой пример. Натуральная олифа стоит больше, нежели она же, сделанная из искусственного материала. Еще один пример. Аналогичная ситуация наблюдается по одним и тем же материалам, которые имеют одно и то же производственное назначение. Почему разные? А у них отличаются характеристики. Например, возникла производственная необходимость, и вместо гвоздей в 100 мм использовали расходный материал на 90 мм. А ведь они дешевле! В таком случае возникает положительная суммовая разница.