Личные документы - это документы, выданные государственными органами власти, содержащие биографическую информацию для идентификации владельца. Они требуются при совершении сделок с недвижимостью, оформлении займов, приобретении билетов. А также при оформлении трудовых отношений.
Классификация документов
Для классификации документов используют принцип происхождения и схожести.
По происхождению различают виды документов:
- частные;
- официальные.
Документ частного происхождения — бумажный носитель информации, созданный индивидуумом в своей личной жизни, не касающейся его трудовой сферы или общественных обязанностей. Такие документы включают письма, мемуары частного характера, дневники, фотоальбомы.
Официальный документ — источник информации, созданный юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем с целью выполнения уставных задач и затрагивающий общественную и трудовую область.
Виды документов
Среди официальных выделяют такие виды личных документов:
- удостоверяющие личность;
- подтверждающие специальность, образование, квалификацию;
- подтверждающие трудовой стаж;
- носящие личный характер.
Невозможно трудоустроиться, если в кадровую службу не предоставить вышеуказанные документы. Эта обязанность работника регламентируется статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации. Основной документ, удостоверяющий личность человека, - паспорт.
Но, кроме паспорта, есть достаточно много документов, которые могут заменить его при необходимости идентификации личности. Это удостоверение моряка, военнослужащего, военный билет, вид на жительство, свидетельство о рождении заграничный паспорт и т. д.
Документы при трудоустройстве
Будет отказано в трудоустройстве, если должность предусматривает профессиональные навыки, а документ об образовании у кандидата отсутствует. Для медицинских работников это, кроме диплома об окончании медицинского института и интернатуры, удостоверение о повышении квалификации и сертификат на право оказывать медицинские услуги по определенной специальности.
К документам личного характера относятся жалобы, рекламации, письменные претензии, объяснительные.
Личное дело
Перечень номенклатурных дел утверждает руководитель организации. Личное дело не является для компаний обязательным. Исключение для государственных организаций, где они оформляются всем. Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости создания или отсутствия таковой. Ощутимая польза: личные дела обеспечивают быструю оперативную и полную информацию о каждом работнике. В случае проверок инспектирующими органами, когда могут срочно понадобиться многочисленные документы сотрудников, ведение такого рода дел намного упрощает процедуру. Все необходимые документы для формирования папок предоставляет сам работник, но иногда работодатель самостоятельно собирает сведения для проверки вновь принятого сотрудника, например характеристики и рекомендации.
В период работы сотрудник вовлекается в трудовой процесс: возможно его перемещение в другие подразделения или на другие должности, вынесение дисциплинарных взысканий или награждений. Все это сопровождается изданием кадровых документов, которые пополняют личное дело работника. Закрывается оно после прекращения с сотрудником трудовых отношений. Срок хранения личных дел работников, уволенных до 01.01.2003 года, – 75 лет, и 50 лет – для уволенных после 01.01.2003 года. Дела руководителей организации, депутатов любого уровня, сотрудников, имеющих награды и звания, хранятся бессрочно.
Регламентирующий состав документов
Нет акта, регламентирующего состав личного дела. Работодатели определяют перечень документов самостоятельно, исходя из специфики работы организации. Входящие документы разделяют на несколько категорий.
Есть личные документы, которые понадобились при заключении трудового договора. На их основании заполняется трудовой договор, вносятся сведения в программу 1С. Никак не обойтись без трудового договора, паспорта, трудовой книжки, ИНН, СНИЛСа.
Если кандидат претендует на должность, требующую профессионального образования, то диплом. Если кандидат военнообязанный, то военный билет. Для некоторых категорий работников обязательным является медицинское заключение по результатам медосмотра.
Следующая категория – это документы, которые были созданы в период работы в организации. Сюда относятся копии приказов о переводах, объявлении взыскания.
И последняя категория – это документы, которые образовались при прекращении трудового договора. В зависимости от основания увольнения, это заявление об увольнении, уведомление о сокращении штатов, копия свидетельства о смерти, а также копия приказа об увольнении.
Порядок ведения документооборота
Работники, назначенные приказом генерального директора ответственными за ведение кадрового документооборота, несут персональную ответственность за сохранность документов. Если изменяются сведения о работнике, то личное дело дополняется, но старый документ нельзя изымать. Папки с делами должны находиться в специальном металлическом шкафу или сейфе. Запрещается хранить личные документы работников после достижения целей обработки. После того как цель, для которой документы запрашивались, достигнута, их следует исключить из состава дела и вернуть владельцу под подпись. Если вернуть нет возможности, тогда они подлежат уничтожению специально назначенной комиссией.