Все действия сотрудников на предприятии, связанные с получением и доставкой материалов, товаров или иных ценностей, должны быть правильно оформлены. Одним из главных документов, необходимых для осуществления такой процедуры, является доверенность на получение ТМЦ. Что она собой представляет и как правильно следует заполнять подобный бланк?
Описание документа
На любом предприятии или организации имеется служба, которая занимается поставками. В качестве объектов доставки могут выступать сырье, материалы, различные товары и другие ценности. Все это необходимо для того, чтобы производство продолжало изо дня в день осуществлять бесперебойную работу. Технология этого процесса проста. Сначала необходимо связаться с поставщиками. Затем надо произвести оплату согласно предварительной договоренности. И только после этого можно отправляться за товаром, взяв с собой доверенность на получение ТМЦ.
Что дает этот документ и почему он так важен? Во-первых, он подтверждает полномочия сотрудника и тот факт, что он действует в интересах конкретного предприятия. Как еще поставщик может удостовериться, что передает товар нужному лицу? Во-вторых, доверенность на получение ТМЦ подтверждает, что сотрудник действует в рамках ранее заключенного договора. При получении товара работник должен предоставить ее вместе с товарно-транспортной накладной. Иногда требуется иметь также при себе документ, подтверждающий оплату. Но в большинстве случаев финансовую сторону дела стоит оговаривать заранее.
Виды доверенностей
Чтобы при получении оговоренного товара не возникало проблем, необходимо очень внимательно отнестись к подготовке сопроводительных документов. А для этого о каждом из них надо знать абсолютно все. Так, следует учесть, что доверенность на получение ТМЦ может иметь разный срок действия. Максимально он бывает не более пяти лет. Такие долгосрочные документы используются довольно редко. Особенно если дело связано с получением конкретных товаров и материалов. Здесь все осуществляется на основании заключенного договора. Поэтому подобные доверенности чаще всего носят разовый характер. Как правило, они выдаются на срок не более десяти дней. Кроме этого, нужно учитывать, что получение товара покупатель может доверить не только своему работнику, но и человеку, не состоящему в штате предприятия. В этом есть определенный риск. Избежать опасности можно только в том случае, если заключить с таким посторонним лицом договоренность о том, что он гарантирует оплатить все расходы за товар в случае его утери.
Наглядный пример
Совсем не сложно составить доверенность на получение ТМЦ. Образец необязательно для этого иметь под рукой. Главное, надо знать, какие данные должны быть указаны в этом документе.
К примеру, идет на почту за корреспонденцией или работник отдела сбыта отправляется в магазин для получения канцтоваров. Что ему для этого потребуется? Конечно, предварительно должен быть заключен договор, на основании которого составляется накладная. В ней поштучно перечисляется весь товар с указанием количества единиц. Теперь остается только передать его уполномоченному лицу от предприятия. Как поставщик может узнать, кто из сотрудников приедет получать товар? На основании чего он должен ему верить? Устно такие вопросы не решаются. Для этого и существует доверенность на получение ТМЦ. Образец можно составить произвольно. Главное, чтобы в документе были четко отмечены следующие моменты: кто, на каком основании и что должен получить. Если все эти факты указаны в бумаге и подтверждены подписью руководителя, то у поставщика не остается никаких сомнений.
Заготовленный бланк
В случае, когда доставка и получение товара носят постоянный характер, возникает необходимость быстро оформить доверенность на получение ТМЦ. Бланк в этом случае будет самым удобным вариантом. Отпадет необходимость каждый раз заново придумывать текст и подбирать нужные слова. Останется только заполнить пропущенные графы, и можно отправляться в путь.
Чтобы учесть все нужные аспекты, надо знать, что любая доверенность подобного рода должна содержать в себе следующую информацию:
- полное наименование предприятия или организации;
- название самого документа и его реквизиты;
- место и дата выдачи (обязательно прописью);
- реквизиты предприятия;
- данные о сотруднике или поверенном (должность, Ф. И. О., паспортные данные);
- задание для работника (что необходимо сделать);
- дата окончания действия полномочий гражданина.
Информация должна быть максимально полной и понятной, чтобы никто не мог оспорить доверенность на получение ТМЦ. Бланк обязательно должен содержать подпись руководителя (иногда и главного бухгалтера) вместе с круглой печатью предприятия.
Оформление доверенности
На каждом предприятии есть сотрудник, который обязан вести учет и выдавать на руки доверенность на получение ТМЦ. Форма документа в этом случае может быть использована как своя, так и разработанная государством. Известно, что Госкомстат РФ еще в октябре 1997 года в своем постановлении №71а утвердил две типовые межотраслевые формы доверенностей: М-2 и М-2а.
Они очень похожи друг на друга и отличаются лишь тем, что у первой из них имеется дополнительная таблица, в которой дублируется вся изложенная информация. По линии отреза она отделяется от основного бланка и отдается на руки получателю. Это позволяет уполномоченному представителю подтвердить факт выполнения порученного ему задания. В остальном обе формы идентичны. Их заполнение не составляет особого труда. С лицевой стороны необходимо записать следующее:
1. Название документа, дата его выдачи и срок действия.
2. Данные о предприятии-получателе (название, расчетный счет и наименование обслуживающего банка).
3. Полная информация об уполномоченном представителе.
4. Наименование поставщика.
5. Основание для получения товара (номер счета).
С обратной стороны отмечается:
1. Наименование материальных ценностей с указанием их количества.
2. Подпись получателя, руководителя компании и главного бухгалтера.
3. Печать.
Имея на руках такой бланк, можно спокойно отправляться за товаром.