В рамках договора покупатель может доверить третьему лицу право забрать товар. Для этого у него на руках должна быть доверенность на получение материальных ценностей. Что это за документ и почему он так важен при совершении подобной сделки? С этими вопросами надо разобраться более обстоятельно.
Суть проблемы
В практике договорных отношений нередки случаи, когда сам покупатель не занимается получением и доставкой товара. Эту часть он доверяет другому лицу, у которого при себе, помимо товарной накладной, должна быть еще и доверенность на получение материальных ценностей. На первый взгляд, этот документ кажется лишним и не обязательным. Но, если хорошо подумать, то становится ясно, что такая бумага нужна обеим сторонам. Покупатель с ее помощью выражает доверие своему уполномоченному представителю.
Теперь именно он на время берет на себя ответственность за те ценности, которые получает. Продавцу тоже нужны гарантии, ведь он отдает товар не тому человеку, чья подпись стоит в договоре. Доверенность на получение материальных ценностей подтверждает полномочия третьего лица в этой сделке. Теперь, отдавая товар, продавец может быть полностью уверен, что у него не возникнет финансовых проблем, и покупатель не откажется оплатить товар.
Составление документов
Любая доверенность на получение материальных ценностей может быть оформлена двумя способами:
- Полномочия, передаваемые другому лицу, удостоверяет нотариус. Такой документ имеет полную юридическую силу и не подлежит сомнению. Использование такого варианта совсем не обязательно и носит вполне добровольный характер.
- Бумагу составляет сам доверитель. Она может быть написана произвольным образом.
Чтобы не было никаких недоразумений относительно личности доверенного лица, лучше, если это будет продумано заранее и отмечено в одном из пунктов заключенного договора. Тогда любые возникшие проблемы можно будет решать через суд. В зависимости от характера совершаемых действий, доверенности бывают трех видов:
- Специальная. Она предусматривает неоднократное периодическое совершение определенных операций;
- Разовая. В данном случае документ выдается однократно для единичного совершения конкретного действия.
- Общая. Она позволяет совершать любые действия в интересах доверителя.
Правила оформления
Чтобы на месте не возникло проблем, нужно заранее правильно составить доверенность на получение материальных ценностей. Бланк можно составить самостоятельно или использовать для этого типовую форму. Госкомстат России разработал и утвердил для этого специальные межотраслевые формы № М-2 и М-2а. Для примера можно рассмотреть, как выглядит один из вариантов.
Бланк № М-2 представляет собой лист бумаги с нанесенным на нем текстом, в котором имеются свободные строки и графы, обязательные для заполнения. Вся информация располагается в определенной последовательности:
- Название организации, выдавшей документ.
- Наименование документа, его номер, дата выдачи и срок действия.
- Банковские реквизиты компании.
- Паспортные данные указанного доверенного лица.
- Информация о поставщике.
- Перечень получаемых ценностей с указанием их количества.
- Подпись лица, получившего выписанную доверенность.
- Подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера.
В верхней части листа расположен отрывной корешок, на котором отдельно вынесены данные о самой доверенности и информация об условиях получения товара (номер счета на оплату и накладная).
Организация выдачи и учета
Обычно доверенность на получение товара и материальных ценностей выдается должностным лицом, ответственным за ее учет и хранение.
Перед тем как передать сотруднику доверенность, ее нужно обязательно пронумеровать. В противном случае невозможно будет подтвердить действительность данного документа. Подобные бумаги обязательно должны быть учтены. Они также должны храниться соответствующим образом. Для регистрации таких бумаг в организации обязательно ведется журнал определенного вида. В нем вся информация заносится в таблицу со следующими графами:
- Номер документа по порядку.
- Дата его выдачи.
- Срок действия.
- Данные о лице, получающем доверенность (должность и Ф.И.О.).
- Информация о поставщике.
- Реквизиты наряда.
- Подпись ответственного лица.
- Реквизиты документа, на основании которого выдана доверенность.
Каждый новый документ получает порядковый номер, следующий за предыдущим. Такой журнал обычно находится в бухгалтерии, так как ответственность за него несет именно главный бухгалтер.