Рубрики
...

Новые правила делопроизводства

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти не распространяются на работу с актами, которые содержат государственную тайну. На основе предписаний уполномоченная структура разрабатывает методические указания по заполнению, ведению, хранению бумаг. При утверждении правил делопроизводства осуществляется их согласование с руководством госархива. правила делопроизводства

Создание актов

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти предписывают, что указанные структуры могут использовать специальные бланки, стандартные бумажные листы формата А5 или А4. Допускается создание актов в электронном виде. Вне зависимости от формы, в документе должны присутствовать обязательные реквизиты, которые располагаются в установленном порядке. Бланки разрабатываются в соответствии с угловым либо продольным их написанием. В первом случае реквизиты располагают в верхнем углу слева листа. При продольном способе их размещают по центру бланка сверху. Правила оформления документов в делопроизводстве допускают использование шаблонов при составлении электронных актов. На каждом листе должны предусматриваться отступы: слева – не меньше 20 мм, справа – не меньше 10 мм, снизу и сверху – по 20 мм. Электронные шаблоны и образцы бланков должны быть одобрены руководителем исполнительного федерального органа.

Реквизиты

Правила оформления документов в делопроизводстве определяют, что на актах должны присутствовать:

  1. Государственный герб России.
  2. Наименование структуры, составляющей акт.
  3. Название структурного подразделения.
  4. Наименование должности уполномоченного лица, составляющего документ.
  5. Справочные сведения о структуре.
  6. Название вида документа.
  7. Дата составления.
  8. Регистрационный номер.
  9. Ссылка на данные входящего акта.
  10. Место издания (составления).
  11. Гриф на ограничение доступа к содержанию.
  12. Адресат.
  13. Гриф об утверждении.
  14. Резолюция (указания по исполнению акта).
  15. Текст.
  16. Контрольная отметка.
  17. Запись о приложении.
  18. Подпись (отметка об электронной подписи).
  19. Гриф о согласовании.
  20. Виза.
  21. Место печати.
  22. Запись об исполнителе.
  23. Отметка о выполнении акта и отправки его в дело.
  24. Запись о поступлении документа.
  25. Ссылка на акт.

Состав реквизитов устанавливается в соответствии с видом и назначением акта. Общие правила делопроизводства определяют, что согласование бумаги удостоверяется визой уполномоченного служащего. Данное положение действует в отношении внутренних актов структуры. Согласование документов, составленных в федеральном исполнительном учреждении, с другими госорганами удостоверяется грифом, протоколом либо письмом. правил организации делопроизводства

Доставка, поступление и регистрация актов

В делопроизводстве исполнительных федеральных органах используются бумаги:

  1. Входящие.
  2. Отправляемые.
  3. Внутренние.

Отправка и доставка актов осуществляется с помощью электросвязи, почты, фельдъегерской службы. Общие правила делопроизводства предписывают производить первичную обработку поступающих бумаг. После нее осуществляется регистрация и предварительное рассмотрение актов для дальнейшей передачи их руководству. В первичную обработку бумаг входит проверка правильности доставки, наличия документации и приложений. Принимающие специалисты также сортируют акты на подлежащие и не подлежащие регистрации. Последняя осуществляется в день поступления, составления (подписания или утверждения) или на следующий день (рабочий), если другое не определено в законодательстве.

Передача структурным подразделениям

Правила по делопроизводству в федеральных органах власти предусматривают, что акты после регистрации должны быть переданы на рассмотрение руководству. Однако допускается направление бумаг иному должностному лицу. Для этого необходимо издание соответствующего решения руководителем. Документы либо их копии с резолюциями (указаниями по исполнению) должны быть переданы ответственным лицам службой делопроизводства. Оригинал акта направляется в структурное подразделение, на которое возложена его реализация. Если в качестве исполнителей выступает несколько отделов, подлинник передается ответственному из них, а прочие получают копии. При обеспечении доступа уполномоченного подразделения к электронному экземпляру, оригинал акта может оставаться в регистрирующей службе, если это определено в соответствующих Положениях.

Отправка актов

После подписания руководителем исполнительного органа либо другим уполномоченным служащим документы передаются сотрудникам отдела делопроизводства. Последние осуществляют их регистрацию и отправку. Правила делопроизводства в органах исполнительной власти обязывают служащих осуществлять проверку правильности составления, комплектности, соответствия числа экземпляров списку рассылки. Неверно заполненные акты должны быть возвращены в подразделения, ответственные за их реализацию. Бумаги при отсутствии в них нарушений должны быть отправлены в день их регистрации либо на следующий день (рабочий). Передача документов от одного структурного подразделения другому производится через отдел делопроизводства. инструкциях правила делопроизводства

Особенности учета

В основные правила делопроизводства включен порядок обобщения информации о поступающих, составляемых, отправляемых актах. Анализ и систематизация сведений осуществляется ответственным отделом. Отчеты предоставляются руководителю исполнительного органа в определенном им порядке. Для учета и поиска актов в электронной базе данных применяются обязательные сведения об актах, в соответствии с приложением. Допускается использовать и дополнительные данные.

Документальный фонд

Он формируется из актов, используемых в процессе работы госструктуры. Исполнительный федеральный орган по согласованию с архивным отделом разрабатывает и утверждает список бумаг, создающихся в ходе его работы, а также функционирования подведомственных ему институтов. При этом для каждого акта указывается срок хранения. Исполнительный орган также осуществляет разработку альбома шаблонов для унифицированных форм, создаваемых документов. Ответственные за данную деятельность сотрудники согласовывают его с руководителем структуры. Правила делопроизводства предписывают формировать номенклатуру актов. Ответственные сотрудники должны обеспечивать их сохранность, учет и передачу в архив.

Номенклатура

Правила делопроизводства включают ее формирование в задачи регистрирующего структурного подразделения. Номенклатура:

  1. Составляется на основе учетной информации отделов.
  2. Утверждается руководителем исполнительного федерального органа. При этом предварительно должно быть проведено согласование с экспертной комиссией. Утверждение осуществляется не позже конца текущего периода. Номенклатура вводится в действие с начала следующего года (с 1 янв.).
  3. Раз в 5 лет проходит согласование с экспертно-проверочной комиссией госархива. В него передаются на постоянное хранение создаваемые в ходе работы акты Архивного фонда.
  4. При изменении структуры или функций федерального органа исп. власти должна быть согласована с экспертной комиссией.

В качестве наименований разделов номенклатуры принимаются названия структурных подразделений. правила делопроизводства федеральных органах

Специфика хранения

При формировании дел осуществляется их распределение в зависимости от сроков содержания в архиве. Выделяют категории постоянного и временного хранения. Правила кадрового делопроизводства предусматривают срок более 10 лет для бумаг по личному составу. Период временного хранения может составлять и меньше указанного значения. Дела с даты их формирования до передачи их в архив или уничтожения содержатся в структурных подразделениях по месту составления. Бумаги могут выдаваться во временное пользование сотрудникам на период, установленный руководителем учреждения. После окончания этого срока они подлежат возврату. Другим госорганам выдача актов осуществляется в соответствии с их письменными запросами по разрешению начальника исполнительного федерального органа либо его заместителя. В исключительных случаях допускается изъятие бумаг из постоянного хранения. При этом правила делопроизводства федеральных органах предписывают оставлять копию бумаг, заверенных в установленном порядке, а также акт о причинах выдачи оригиналов.

Передача в архив

Дела временного (более 10 лет) и постоянного периода хранения направляются не ранее года, но не позднее трех лет с момента окончания их службой делопроизводства. Передача бумаг осуществляется в соответствии с описями. Дела, временный срок хранения которых менее 10 лет (включительно), не передаются в архив. По окончании установленного периода они подлежат уничтожению. В качестве основы для составления описей выступает номенклатура дел.

Особенности работы с электронными актами

Правила делопроизводства устанавливают, что создание, обработка и хранение сведений может осуществляться в информационной системе госструктуры. Электронные акты при этом должны составляться в соответствии с предписаниями, действующими для бумажных актов. Они также должны иметь обязательные реквизиты, кроме Государственного герба России. Состав электронных актов определяется списком документов, оформление, хранение и последующее использование которых производится исключительно в цифровом виде при организации внутренней работы структуры. Этот перечень разрабатывается в соответствии с рекомендациями Госархива. Список актов, составление, хранение и последующее использование которых будет осуществляться в цифровом виде, утверждается руководителем учреждения по согласованию с архивным отделом.

Обработка электронных актов

Документы должны быть подписаны квалифицированной усиленной цифровой подписью уполномоченного должностного лица. Отправка и получение электронных актов осуществляется регистрационной службой учреждения. После поступления документа служба делопроизводства должна проверить действительность цифровой подписи. Электронным актам, включенным в информационную систему, присваиваются регистрационно-учетные данные. Они обеспечивают управление документом. К нему, в числе прочего, относится поиск, доступ, хранение, контроль, использование и пр. Регистрация актов, поступивших на бумажном носителе, осуществляется с формирование электронной копии. В номенклатуре указывается, что дело ведется в цифровом формате. Это отмечается в заголовке или в поле "Примечание". После реализации или отправки электронные акты должны храниться в течение сроков, установленных для аналогичных дел, оформленных на бумажных носителях. По окончании периода сведения, содержащиеся в цифровом виде, подлежат уничтожению. правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

Методические рекомендации

Они излагаются в соответствующих инструкциях. Правила делопроизводства выступают в качестве основания для разработки методических рекомендаций и прочих локальных актов, которыми регламентируется технология работы с бумагами внутри учреждения. В них определяются приемы, процедуры составления, порядок работы с данными. Действующие на основании правительственного постановления № 477, Правило делопроизводства конкретизируются для каждой госструктуры именно такими локальными актами.

Особенности разработки

При составлении Методических рекомендаций учитываются действующие правила делопроизводства РФ. Должностные лица, ответственные за разработку, должны руководствоваться Типовым регламентом и согласовать проект с архивным госучреждением. В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, любое учреждение должно определить и зафиксировать внутренние правила делопроизводства. Их целью должно выступать формирование системы управления достоверными, аутентичными и пригодными к использованию актами, способными поддержать деловую активность на протяжении необходимого временного промежутка.

Содержание рекомендаций

Структура текста не регламентируется нормативными положениями межотраслевого значения. Обычно в рекомендации включаются общие положения, разделы по темам и приложения. В первом блоке определяют:

  1. Сферу действия рекомендаций. К примеру: "Инструкция распространяется на всю документацию учреждения".
  2. Ответственность за несоблюдение положений.
  3. Подразделение, на которое возлагается обязанность обеспечивать единый порядок составления актов и работы с ними всех остальных отделов.
  4. Нормативно-методическую базу. правила по делопроизводству в федеральных органах власти

Разделы

Обычно они начинаются с правил организации делопроизводства. В этом разделе дается классификация актов, которые используются при осуществлении информационной, распорядительной и прочей деятельности в учреждении. Следующим пунктом определяются ключевые требования к составлению бумаг. Каждое правило ведения делопроизводства устанавливается отдельным пунктом. Сюда же включается порядок визирования, согласования, подписания. В этом блоке также устанавливаются правила:

  1. Оформления и заверения экземпляров (приложений).
  2. Использования и хранения штампов, бланков, печатей.
  3. Работы с актами ответственных за их реализацию лиц.

В этом разделе могут присутствовать и иные пункты. Например, содержание может расшириться за счет включения порядка подготовки актов коллегиальной структуры, заместителей начальника и пр. В разделе "Документооборот" определяют:

  1. Порядок, в соответствии с которым осуществляется прием, обработка и распределение входящих актов.
  2. Правила перевозки и передачи от одного подразделения другому.
  3. Ключевые инстанции движения актов.
  4. Правила подготовки и отправки исходящей документации.
  5. Порядок учета объема актов.

Раздел "Регистрация" устанавливает:

  1. Правила, в соответствии с которыми входящим, внутренним и исходящим актам присваиваются номера.
  2. Методы, формы и сроки регистрации.
  3. Порядок индексации актов.

В разделе "Справочная работа" закрепляются:

  1. Принципы формирования информационно-справочной системы в учреждении.
  2. Описание картотек, баз данных и прочих источников.
  3. Технологию осуществления информационно-поисковой деятельности.

Раздел "Контроль исполнения документов" определяет:

  1. Виды актов, которые подлежат обязательной проверке.
  2. Порядок, в соответствии с которым документы ставятся на контроль.
  3. Правила осуществления проверок. Здесь могут описываться формы карточек, использование специальных отметок и так далее.
  4. Обязанности исполнителей.
  5. Типовые сроки реализации актов.
  6. Порядок, по которому осуществляется обобщение сведений по контролю.
  7. Правила, в соответствии с которыми будет производиться информирование руководства о проведенных проверках. правила делопроизводства в органах исполнительной власти

В разделе "Оперативное хранение" включаются сведения о:

  1. Порядке содержания актов. Он устанавливается как для службы делопроизводства, так и для прочих структурных подразделений.
  2. Ответственность конкретных должностных лиц за обеспечение сохранности актов.
  3. Правила, в соответствии с которыми осуществляется формирование в дела определенных категорий документов.
  4. Порядок разработки и последующего использования номенклатуры.
  5. Правила индексации и систематизации дел.

В разделе "Подготовка к сдаче в архив" определяются:

  1. Порядок выполнения экспертизы. В частности, описывается технология отбора документации для последующего хранения и уничтожения.
  2. Порядок подготовки актов к помещению в архив.
  3. Требования к оформлению и описанию передаваемых дел.
  4. Порядок, в соответствии с которым ответственные лица передают и принимают акты.

В зависимости от принятой технологии, специфики деятельности, условий работы состав разделов может дополняться и изменяться. Так, например, в инструкцию можно включить блоки, определяющие порядок работы с обращениями граждан, актами с ограниченной областью распространения, техническое обеспечение подготовки (стенография, печатание, звукозапись и так далее).

Приложения

Они должны включать в себя максимум справочного и иллюстративного материала. Его необходимо систематизировать в соответствии с порядком расположения разделов. В Приложениях присутствуют схемы документопотоков, примеры оттисков штампов и печатей, образцы бланков, оформления отдельных видов актов, списки контролируемой документации, формы ее учета и так далее.

Заключение

Действующие официальные правила делопроизводства позволяют обеспечить четкий порядок работы с актами разного характера, используемыми в исполнительных органах федеральной власти, а также прочих госучреждениях. Они устанавливают ключевые требования к сотрудникам, ответственным за составление и регистрацию, прием и отправку бумаг. В правилах также определяется порядок работы с электронными формами документов, информационными базами. Каждое конкретное учреждение детализирует их, разрабатывая локальные документы. В качестве одного из них выступает инструкция по делопроизводству. В ней должен быть отражен весь процесс работы с актами, технологические операции, расположенные в логической последовательности. Инструкция регламентирует деятельность не только службы делопроизводства. Поскольку акты перемещаются между структурными подразделениями, их сотрудники также должны быть ознакомлены с установленным порядком. Разработку локальных регламентирующих документов осуществляет служба делопроизводства. При этом в процессе участвуют сотрудники архивного и юридического отделов. Составленный проект должен быть согласован и подписан руководителем учреждения. Начальник издает приказ, в соответствии с которым Инструкция вводится в действие. Во всех структурных подразделениях она должна использоваться в качестве нормативного акта. При этом ее положения должны быть сформулированы четко и понятно для работников. Именно в соответствии с ее положениями и требованиями в учреждении будет осуществляться составление, регистрация и оборот документов.