Контрольно-кассовая машина – обязательная техника для осуществления предпринимательской деятельности в случае, если проводятся сделки за наличный расчет или с использованием банковских карт. Однако наличие ККМ не является еще основанием для ведения предпринимательской деятельности, перед использованием, аппарат в обязательном порядке требуется «легализовать».
Для кого обязательно наличие ККМ?
В обязательном порядке придется приобрести и провести регистрацию кассового аппарата предпринимателям, которые осуществляют продажу алкогольных напитков, включая пиво. При этом совершенно не важно, какой выбран режим налогообложения.
Помимо этого, с 1 июля текущего года, обязательно наличие ККМ для всех бизнесменов, которые осуществляют деятельность в режиме ПСН и ЕНВД. Ранее такое обязательство было введено для лиц, работающих на ЕСХН, УСН и ОСНО.
До 1 июля 2019 года все ИП, оказывающие услуги населению, вправе не использовать ККМ, но в обязательном порядке должны выдавать клиенту БСО. Этот документ отнесен к бланкам строгой отчетности.
Допускается не использовать ККМТ в случаях, если производится продажа газет, проездных билетов, продажа напитков из цистерн и так далее. Более полный перечень приведен в статье третье Закона № 54.
Первый шаг – выбор и приобретение ККМ
Перед подачей документов на регистрацию кассового аппарата, необходимо приобрести саму технику. Такой аппарат должен соответствовать ряду требований:
- быть не старше 7 лет;
- если речь идет о б/у аппарате, то он должен быть снят с учета бывшим владельцем;
- иметь возможность подключения к сети Интернет.
Обычно такую технику приобретают в специализированных магазинах, которые, кстати, предлагают как б/у так и новую. Такие фирмы также занимаются обслуживанием техники.
На что обязательно следует обратить внимание при покупке аппарата?
В обязательном порядке следует проверить, какие реквизиты будут печататься в чеке. Эту информацию можно узнать даже на сайте Росреестра ФНС по модели аппарата.
Еще один важный момент – покупка должна сопровождаться договором. Также необходимо сразу же заключить договор на сервисное обслуживание техники. Эта компания наклеивает на аппарат специальную голографическую наклейку.
Кассовый аппарат без регистрации не допускается использовать.
Второй шаг – постановка на учет
Для постановки на учет аппарата в ФНС необходимо предоставить следующие документы:
- заявление по форме КНД-1110021;
- паспорт на технику (выдается во время покупки);
- договор на сервисное обслуживание.
Данная процедура, как и снятие с учета проводится на бесплатной основе.
Регистрация кассового аппарата для ООО проводится по месту регистрации предприятия. Если в дальнейшем ККМ будет использоваться не в головном офисе, то придется предварительно создать филиал или представительство. Регистрация техники для ИП проводится по месту жительства предпринимателя, то есть по месту регистрации.
Если по какой либо причине не представляется возможным лично обратиться в налоговую службу, то это могут сделать представители сервисной службы.
Шаг третий – фискализация
Если сотрудники ФНС посчитают, что с документами все в порядке, то они назначат дату и время, когда потребуется приехать в территориальное отделение и показать кассовый аппарат. Налоговики проверяют целостность наклейки сервисной компании, сам аппарат.
Затем в память аппарата загружается вся требуемая информация, аппарат тестируется и пломбируется. На эту процедуру может приехать представитель сервисной службы, либо сам заявитель, его законный представитель.
В итоге, составляется акт по форме КМ № 1. Один передается в сервисную службу, а другой остается у заявителя.
Итогом регистрации кассового аппарата в налоговой для ИП и ООО является получение карточки регистрации. В этот документ заносятся все сведения о техники, смене владельца. Поэтому, если приобретается б/у техника, то вместе с ней новому владельцу должны передать регистрационную карточку.
Необходимые документы
Регистрация кассового аппарата хоть и предполагает подачу ограниченного пакета документов, на практике представители ФНС требуют еще:
- свидетельство, подтверждающее постановку предприятия или ИП на налоговый учет;
- свидетельство о регистрации бизнеса;
- журнал кассира-операциониста (КМ-4);
- журнал учета вызовов специалистов сервисной службы (КМ-8).
Все журналы в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошиты и заверены печатью предприятия. Скорее всего, потребуется еще предоставить марки-пломбы, договор аренды, если деятельность будет вестись не по основному месту регистрации предприятия.
Сотрудники налоговой службы перед регистрацией кассового аппарата проверят заявителя на наличие задолженности по бюджетным платежам. Поэтому лучше иметь на руках баланс за последний отчетный период, с отметкой, подтверждающей его принятие ФНС.
Заявление на регистрацию кассового аппарата
Форма КНД-1110021 является унифицированным документом, который можно скачать с сайта ФНС.
На титульной странице заполняются все данные о предприятии или ИП. Также указывается код налогового органа, куда подается заявление, его можно узнать непосредственно в момент подачи. В конце листа обязательно укажите достоверные контактные данные, чтобы у специалистов ФНС была возможность связаться с заявителем. В самом конце проставляется количество листов, на которых составляется заявление. Заявителем заполняется только левая часть титульной страницы.
Информация для заполнения второй страницы заявления в налоговую регистрация кассового аппарата берется из договора на техническое обслуживание ККМ. Это модель техники, которую можно еще посмотреть на обратной стороны аппарата (шильдике). В графе 020 указывается заводской номер. Вносить этот номер следует со всеми нулями. В следующей графе приписывается год выпуска. В графе 040 указывается номер версии аппарата, его можно посмотреть в договоре или паспорте.
В графе 050 приписывается серия и номер идентификации аппарата, состоящие из двух букв и пяти цифр. В следующих строках указывается номер паспорта и заводской номер техники.
Номер ЭКЛЗ присваивается после активации техники и его можно найти в договоре на ТО. В строке 090 указывается «2», если аппарат не будет входить в состав платежного терминала.
В графах 130-150 прописываются данные об организации, которая будет осуществлять техническую поддержку, реквизиты договора с этим предприятием.
В графе 160 указывается учетный и индивидуальный номер пломбы, через дробь.
Графы 170 и 180 заполняются только в случаях, когда техника старше 2013 года. Именно с этого момента СВК ГР в виде голограмм перестали устанавливать. А СВК СО указывается по последнему году.
На последнем листе указывается место установки аппарата. Если помещение, где будет устанавливаться ККМ, находится в аренде, то вносится информация об арендодателе. Хотя такие данные редко просят специалисты ФНС.
Регистрация ККМ в режиме онлайн
Помимо личного обращения, регистрация кассового аппарата в налоговой службе может быть проведена в режиме онлайн. Однако необходимо соблюсти три обязательных условия:
- иметь усиленную квалификационную электронную подпись;
- иметь учетную запись и личный кабинет на сайте налоговой службы;
- установить специальный плагин в свой браузер, который называется «Крипто ПРО ЭЦП».
На первом этапе следует зайти на сайт ФНС – nalog.ru. Затем зайти в личный кабинет налогоплательщика и выбрать вкладку «Контрольно-кассовая техника». Ищем кнопку «Зарегистрировать ККТ». В открывшемся окне следует заполнить все графы и нажать кнопку «Подписать и отправить».
После получения ответа из ФНС, который придет в личный кабинет налогоплательщика, следует распечатать его и передать в сервисную службу. Специалисты проведут программирование аппарата, внесут все требуемые данные и сделают тестовую продажу. После чего проводится активация ККМ на сайте налоговой службы, которая делает фискализацию. Как только вся регистрация будет проведена, из личного кабинета можно будет распечатать регистрационная карту на кассовый аппарат.
Данный способ регистрации не предполагает предоставление каких-либо дополнительных документов для регистрации кассового аппарата, ведь предприятие уже проверено. А правильность внесенных данных в специальную форму подтверждается УКЭП.
Штрафные санкции
Самые большие штрафы предусмотрены за осуществление деятельности без использования ККМ. Нарушителю, независимо от формы собственности предприятия, придется уплатить от 40 до 60 тысяч рублей. Для ИП размер штрафа составляет от 4 до 6 тысяч рублей. Такие же штрафы предусмотрены за отсутствие пломбы или/и голограммы. Хотя на практике за первое нарушение обычно выносят «предупреждение». Помимо этого, существует еще 12 видов нарушений, за которые может быть выписан штраф. Это отказ покупателю в выдаче чека, использование аппарата, не соответствующего требованиям действующего законодательства, использование техники в нефискальном режиме и так далее.