Списание безнадежной дебиторской задолженности - неотъемлемая часть работы предприятия. Плохо то, что не всегда такие долги признают безнадежными, после чего появляется возможность их списания. Чтобы понять, о чем речь сначала разъясним, что такое дебиторская задолженность.
Определение
Дебиторская задолженность — сумма долга, которая причитается компании, предприятию или фирме от других компаний, предприятий, фирм или граждан, являющиеся должниками и это соответствует российским и международным стандартам по бухучету.
Дебиторская задолженность бывает просроченная и нормальная. Просроченная, в свою очередь, делится на безнадежную и сомнительную. По закону сомнительный долг — долг перед организацией, который возник во время выполнения обязательств по договору, не оплаченный в срок, прописанный в договоре и не имеющий обеспечения.
Безнадежный долг — это долг, у которого истек срок исковой давности, а также это задолженности, не подлежащие взысканию. Долг признается безнадежным только на основании акта специального органа или после ликвидации дебитора.
Когда возникает задолженность?
Основаниями для возникновения подобной задолженности являются:
- Банкротство или ликвидации должника.
- Срок исковой давности закончился, сумма не согласована с дебитором.
Порядок действий для списания задолженности
После того как долг был обнаружен, необходимо задуматься о списании безнадежной дебиторской задолженности. Сначала проблему пытаются решить с помощью претензий, если это не помогло, то в ход идут судебные иски.
Когда после того как срок исковой давности истек, долги не закрыты или должник ликвидировал свое предприятие, из положения можно выйти только с помощью списания безнадежной дебиторской задолженности.
Согласно Гражданскому кодексу (статья 196), чтобы можно было списать задолженность должна пройти исковая давность в три года.
Списание безнадежной дебиторской задолженности у бухгалтеров происходит посредством списывания по итогу инвентаризации долгов, приказа руководства или письменных заявлений.
Инвентаризация долгов проводится по Методическим указаниям для инвентаризации обязательств и имущества. По результатам мероприятия составляют инвентаризационный акт формой ИВН-17. Кроме того, необходимо составить сводную справку, в которой записывают:
- реквизиты и название должника;
- дату возникновения долга и его сумму;
- информацию из первичных документов, которые подтверждают долг;
- документы, которые содержат информацию о том, что были попытки вернуть долг.
Ко всему прочему, в акте должны быть отображены суммы долга, несогласованные и согласованные с контрагентами. Только опираясь на данную справку, руководитель предприятия может подписать приказ о списании долга.
Основания для списания
Чтобы списать как безнадежный долг, так и любой другой необходимо иметь основания. Они должны быть подкреплены необходимыми документами.
Согласно Налоговому кодексу к таким основаниям относятся:
- ликвидация должника;
- конец срока исковой давности;
- невозможность взыскания.
Чтобы расстаться с долгом компания должна оформить документы для списания безнадежной дебиторской задолженности.
Это следующие документы:
- Акт инвентаризации взаимных расчетов с должниками по форме ИНВ-17.
- Если долг невозможно взыскать, то необходимо предоставить постановление судебного пристава о том, что производство прекращено.
- Выписка из государственного реестра юридических лиц, в которой есть запись о том, что процедура ликвидации предприятия завершена. Это в случае если контрагент ликвидирован.
- Приказ руководства о том, что нужно списать задолженность. Документ основан на остальных предоставленных бумагах.
Важно помнить, что невозможно списать безнадежную к взысканию дебиторскую задолженность, если у должника отсутствует имущество. Такой долг в течение 5 лет удерживают из-за возможного изменения финансового состояния должника.
Исковая давность
Первое, что определяется перед проведением списания задолженности — исковая давность, точнее, ее срок. Началом этого срока считается момент, когда фирма или компания установила тот факт, что ее права были нарушены. Прекрасно подойдет тот день, с которого пошло временное нарушение выплат денег за услуги или товары, предоставленные согласно договору. Но правовую давность можно прервать. Основаниями для этого будут:
- обращение в суд с иском на должника;
- дебитор действует так, что долг автоматически признается.
Примером последнего основания может служить погашение части долга, подписание акта свертки, просьба об отсрочке выплат.
Как списать задолженность в бухучете?
После инвентаризации оформляются ее результаты, и выявляется сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность, у которой срок давности истек.
Документы, которые могут подтвердить наличие долга и истекший срок давности:
- Документы и договор про оплату к нему.
- Бумаги, которые подтверждают оказанные услуги или поставку (накладные, акты).
- Если на руках есть акт сверки, то его тоже необходимо предоставить.
- Официальная переписка двух сторон, которая подтверждает факт того, что претензии по возврату денег были. Копии писем нужно подкрепить с помощью документа, который указывает на то, что должник получал письма. Таким документом может быть уведомление о вручении.
Необходимо помнить, что если есть акт сверки на конкретную дату, то срок исчисляется по новой.
Для того чтобы была возможность списать дебиторскую задолженность нужно владеть доказательствами того, что долг списать нет возможности. Для этого оформляется судебный иск к контрагенту, к которому прикладывают акт о нереальности взыскания и постановление. В свою очередь, в этом акте сказано, что производство дела завершено.
Для подтверждения размера задолженности необходимо предъявить все договоры с должником, а также акты передачи и приема товара и накладные. Кроме того, должны быть предоставлены иные документы, подтверждающие то, что долг в действительности есть и его сумму. К слову, срок хранения бумаг, которые подтверждают то, что списание задолженности произошло обосновано — 5 лет для бухучета и 4 года для налогового учета. Этот срок отсчитывают после того, как весь долг был списан. Для того чтобы впоследствии не было путаницы в документах, такие бумаги надо хранить в отдельном месте до истечения их срока.
Такой вид задолженности можно учесть на счетах 73, 60, 76, 62 вместе с НДС. Когда он списывается в другие расходы НДС, который начислен на товары и услуги, тоже учитывается.
Списание безнадежной дебиторской задолженности при УСН проводят в бухгалтерском учете следующим образом:
- Дебет счета 63 кредит счетов 60, 70, 62, 71, 76, 73. Списывается только та задолженность, которая с истекшим сроком давности. Этот же принцип работает и для списания долга, который нет возможности взыскать.
- Дебет счета 007. Здесь отражается та задолженность, которую нет возможности взыскать, потому ее списывают.
На счету 007 нужно вести обособленный учет на каждого должника, который не исполнил своих обязательств. Еще отдельно учитывают каждую задолженность, которую списывают в убыток. Когда на одного должника приходится и кредиторская, и дебиторская задолженность, сначала проводят взаимный расчет.
И только когда по учету безнадежная дебиторская задолженность никак не может быть перекрыта кредиторской, ее относят к убыткам. Это действие нужно для того чтобы избежать лишних налоговых рисков. В случае если в фирме отсутствует финансовый резерв на сомнительные долги, то долг переводится на счет "Прочие расходы".
Как списать задолженность в налоговом учете?
Согласно 226 статье Налогового кодекса Российской Федерации если есть резерв для сомнительных долгов в фирме, то именно из него списывают долги, которые нельзя взыскать. Однако в случае недостаточного размера резерва оставшийся долг включают в внереализационные расходы.
Когда в фирме отсутствует резерв для закрытия долгов, все убытки включают в расходы внереализационные. Как бы то ни было, но сумма под списание долга вместе с НДС уменьшает доход, который подлежит налогообложению. Если произведено правильное списание безнадежной дебиторской задолженности в налоговом учете, то фирма может сделать меньше налоговую нагрузку в определенный период.
Такие расходы нужно признать и отразить в отчетах, когда срок давности искового заявления истек или прекратили исполнительное производство и задолженность признали нереальной к взысканию. В случае ликвидации должника долги признаются безнадежными в то время, когда должника официально исключили из Единого реестра.
Учитывание НДС для списания задолженности
В налоговой отчетности порядок списания безнадежной дебиторской задолженности необходимо дополнить следующей информацией: отложенные расчеты по НДС — текущие расчеты по НДС.
Когда в фирме есть резерв сомнительных платежей, все долги, которые в этот резерв входят имеют классификацию как расходы внереализационные. С этих расходов нет начисления НДС до конца квартала. В квартальном конце сопоставляют сумму (по акту инвентаризации) безнадежного долга и резервную сумму. Если последняя покрывает задолженности, то это говорит о том, что не все долги у предприятия не подлежат возврату, а значит, с них необходимо платить НДС. Когда общая сумма долгов превысила резерв, вычитается сумма переплаты из налогооблагаемой базы. Вычет опирается на данные акта сверки.
На предприятиях, где резервы отсутствуют, бухгалтерия обязана проводить процедуру ежемесячно. Если уж честно, то списание и признание безнадежности дебиторской задолженности необязательно должно происходить до конца действия срока давности. Просто во время подхода сроков к окончанию придется в срочном порядке в течение месяца выводить убытки и списывать их.
Для чего вообще списывать задолженность?
Дело в том, что текущая дебиторская задолженность учитывается в общем счету компании. Это вытекает в большие налоги. Мифические деньги не дают правильно оформлять отчеты по финансам, так чтобы оставаться в балансе.
Именно поэтому и списывают задолженности, ведь иного способа избавиться от непомерных налогов нет. Но опять же списать задолженность можно в случае признания ее безнадежной. Для этого надо правильно оформить все списание.
Сначала уточним то, что не всегда удается списать все долги фирмы. Для списывания подойдут те, которые полностью соответствуют понятию долга, невозможного к взысканию. Напомним, что это те долги, которые нереально взыскать с дебитора, это еще и те задолженности, у которых закончился срок давности или долг фирмы, ликвидированной и теперь не существующей.
Только пристав может принять решение о том, что долг невозможно взыскать.
Нюансы
Их не так много, но они есть.
- Когда должник является индивидуальным предпринимателем, невозможно списать его долг только на основании того, что исключили из ЕГРИП. По закону индивидуальный предприниматель во время оформления всех бумаг подтверждает, что если он обанкротится, то отвечать будет перед кредиторами личным имуществом. Это значит, что закрытие индивидуальным предпринимателем фирмы не освобождает его от уплаты долга. Необходимо возмещать задолженность, даже если придется продавать собственное имущество и вещи.
- В случае, когда две официальные компании имеют долги друг перед другом, сначала проводится перерасчет долгов. После такого перерасчета, как правило, остается должником только та фирма, что должна большую сумму.
- Дебиторская задолженность частного лица может быть списана лишь после процедуры банкротства и окончания проверки. Еще в двух случаях задолженность можно списать с дебитора — это смерть владельца фирмы или отсутствие возможности установления места, где должник находится.
Кто должен заниматься списанием?
Мы знаем, что инвентаризация и учет проходят по приказу руководства фирмы или в те сроки, которые определены законом. В обязательном порядке эти мероприятия проходят перед подготовкой годового отчета.
Клиент, не вернувший долг, должен проходить по реестру сомнительных платежей. Кроме таких реестров, должника нужно внести в списки людей, которые задержали оплату на 90 дней и больше. Если всего этого не сделать, то такие проводки не примет налоговая.
Только акт инвентаризации, а также документы, которые подтверждают безнадежность взыскания долга, дают право на списание денежных средств со счета фирмы. А так как всеми процедурами, которые связаны с деньгами, распоряжается бухгалтерия, то и списание безнадежной дебиторской задолженности осуществляется тоже бухгалтерами. Но делать это они имеют право лишь после официального приказа, поступившего от руководства фирмы. Нужно помнить, что документы, которые касаются списания, хранят в течение 5 лет, не следует смешивать их с другими бумагами.
После того как срок исковой давности приостановили, отсчет идет заново. И время, которое было до прерывания не включено в новый срок.
Невозможность исполнения обязательства
Случается так, что нет возможности исполнить обязательства. В таких ситуациях ни одна сторона не является виноватой. Ведь причины тому всегда независящие от людей. Например, природный катаклизм, возникший пожар. Смерть должника тоже можно отнести к этой группе, но только в случае, когда долговое обязательство связано непосредственно с личностью погибшего.
Обязательства могут завершиться и в случае наличия на руках акта государственного органа. Сюда же можно отнести исполнительный документ, который выдал судебный пристав. Бывает такое, что налоговая служба не принимает это за основание для списания долга, но в этом случае можно обратиться в Министерство финансов или Высший арбитражный суд. Как правило, они принимают сторону налоговых плательщиков. Для подтверждения высылается письмо от Министерства финансов за номером -03-03-05.230 от 2010 года. В письме содержится ссылка на ваше определение и там же указывается, что с определенного момента долг необходимо считать безнадежным.
Приказ о списании задолженности
Образец приказа о списании безнадежной дебиторской задолженности, как правило, хранится в фирме. В нем, кроме общей информации, должны быть следующие сведения:
- Наименование компании-должника.
- Сумма долга, которая подлежит списанию.
- Основания для списания безнадежного долга.
- Указанный порядок списывания долга (затраты и счет созданного резерва).
Если приказ заполнен правильно, то в дальнейшем не должно возникнуть проблем с оформлением документов.
Как бы ни хотелось руководителю компании разобраться во всех тонкостях налогообложения и бухгалтерского учета делать этого не стоит. Хотя бы, потому что профессиональный бухгалтер справится с таким заданием гораздо лучше. А это значит, что будет экономиться время, останутся целыми нервы и будут правильно оформлены бумаги. А руководителю можно посоветовать следующее — лучше будет перед тем, как заключать с кем-то договор дать себе труд и составить мнение о человеке, а то и прислушаться к внутреннему голосу или бухгалтеру. И тогда подобных ситуаций, связанных с выбиванием долгов, будет намного меньше и, соответственно, работы тоже. Ведь не зря есть мудрое изречение о том, что никогда нельзя ссориться со своим бухгалтером. Оно много раз подтверждало свою правдивость.