Командировки являются служебными поездками, в которые отправляются разные работники организации. Во время таких поездок решаются важные вопросы для компании, например, проверяется работа филиала, подписывается контракт с новыми контрагентами или покупаются определенные товары у поставщика. Сотрудник фирмы, отправляющийся в эту поездку, может рассчитывать на оплату многочисленных расходов. Для питания и проживания назначаются суточные в командировке, размер которых может значительно отличаться в разных организациях. Норма закрепляется во внутренней локальной документации путем издания приказа руководителем компании.
Предназначение выплаты
Размер суточных при командировках определяется индивидуально в каждом случае, так как учитывается, какое количество денежных средств было потрачено работником во время поездки. Суточные представлены бюджетом сотрудника в процессе нахождения в другом городе или стране. Компенсируются все расходы на основании требований законодательства. За все время, когда работник находится в командировке, за ним сохраняется заработная плата и место, занимаемое в компании.
Практически во всех компаниях не выплачиваются суточные за однодневные командировки, во время которых работник предприятия не остается в другом регионе с ночевкой. Суточные используются для следующих целей:
- подбор и оплата места для проживания сотрудника;
- питание работника в заведениях общественного питания, а также сюда входит компенсация затрат на покупку разных продуктов в магазинах;
- проезд до другого региона или страны, а также траты на перемещение по городу на разных видах общественного транспорта;
- проведение разных мероприятий на основании задания руководства;
- другие важные затраты, но они должны быть необходимыми и целесообразными, а иначе руководство компании может отказать в перечислении денежных средств.
Суточные в командировке в России определяются индивидуально для каждого работника. Но при этом могут на локальном уровне фиксироваться максимальные выплаты.
Когда перечисляются?
В каждой компании индивидуально определяется, когда именно должны перечисляться суточные работнику организации. Для этого может использоваться два варианта:
- перечисление средств авансом, причем в этом случае обычно выплачивается фиксированная сумма, которой может распоряжаться работник в поездке, но при необходимости уже после командировки он может запрашивать дополнительные средства;
- выплата суточных уже после командировки, во время которой сотрудник должен тратить собственные средства, а после этого составляет отчет, содержащий сведения обо всех тратах, на основании которого компенсируются понесенные расходы.
Наиболее часто используется второй вариант, поэтому практически каждому работнику компании приходится после поездки заниматься составлением специального отчета.
Какие подготавливаются документы работником?
После поездки сотрудник фирмы может рассчитывать на компенсацию понесенных затрат. Какие суточные в командировке компенсируется, зависит от расходов гражданина. Для получения денежных средств работник подготавливает следующие документы:
- непосредственный отчет, в котором содержатся сведения о том, какое количество средств было потрачено гражданином в поездке;
- арендный договор, если в поездке гражданин пользовался частной квартирой для проживания;
- квитанция о проживании в гостинице;
- документы, подтверждающие траты на проезд, к которым относятся чеки, квитанции о получении постельного белья в поезде, посадочные талоны на самолет или другие аналогичные бумаги;
- доказательства использования услуг такси, представленные разными квитанциями, чеками или билетами, а если пользуется гражданин личным транспортом, то он передает работодателю чеки, полученные на заправках;
- документы, подтверждающие другие виды расходов.
На основании такого отчета и других документов бухгалтер компании рассчитывает суточные, поэтому компенсируются понесенные работником расходы.
Как устанавливается размер выплаты?
Каждая компания самостоятельно устанавливает размер данных выплат, для чего учитываются цели поездки, финансовые возможности организации, а также другие индивидуальные факторы. При этом учитываются нормы, закрепленные во внутренней документации фирмы.
Для утверждения суточных в командировке формируется в компании специальное положение. Оно подписывается руководителем компании. Дополнительно издается приказ о суточных в командировке. При этом учитываются нормы, на основании которых перечисляются с данных выплат средства в разные фонды.
Когда уплачивается с выплат НДФЛ и взносы в разные фонды?
При расчете суточных работодатели должны учитывать, с какой суммы не требуется уплачивать НДФЛ и другие взносы в государственные организации. Поэтому если руководство фирмы не желает, чтобы выплаты облагались налогами, то учитываются следующие ограничения:
- если планируется поездка в пределах России, то максимально выплаты должны составлять 700 руб. за один день;
- если направляется работник в другое государство, то ему выплачивается максимально 2,5 тыс. руб. в сутки.
Если же сотрудник тратит больше средств, то с разницы уплачивается НДФЛ, а также перечисляется необходимая сумма средств в государственные фонды. Хотя в законе отсутствуют требования к минимальному размеру выплаты, каждая организация должна учитывать, какое фактически количество средств понадобится работнику, чтобы выполнить задание в другом городе или государстве. Поэтому чрезмерное снижение суточных в командировке в России может привести к недовольству со стороны работников компании.
Учитывается и длительность командировки, так как если для выполнения поставленной задачи достаточно одного дня, то работодатель может компенсировать только затраты на проезд, указанные в отчете. Некоторые организации просто перечисляют работнику 50% от установленной нормы.
Общие правила перечисления средств
При расчете размера суточных в командировке по России работодатели должны учитывать некоторые важные правила. К ним относится:
- суточные выплачиваются только при условии, что поездка обусловлена производственной необходимостью, а не выступает инициативой непосредственного работника;
- по служебной поездке издается руководителем приказ, в котором перечисляются все условия и требования, предъявляемые к командировке;
- работник может запросить аванс, выдающийся на основании расходного кассового ордера;
- назначенный сотрудник, получивший средства от работодателя, должен выполнить определенные задачи, для чего формируется служебное задание;
- в течение трех дней после командировки подается работником специальный авансовый отчет, к которому прикладываются другие документы, подтверждающие понесенные траты;
- проверкой отчета занимается бухгалтер или экономист компании, после чего документ утверждается руководителем;
- размер выплаты рассчитывается с учетом даты отъезда и приезда.
Если на основании документов, поданных сотрудником, устанавливается, что он потратил меньше средств, чем ему было выдано авансом в виде суточных в командировке, то он обязан вернуть разницу в кассу фирмы.
Выплачиваются ли суточные при однодневной поездке?
Нередко для решения разных задач требуется потратить не больше одного дня, поэтому возникает вопрос, выплачиваются ли при таких условиях суточные. Командировка в 1 день на основании ТК требует перечисления суточных. Такая поездка оформляется стандартным способом, поэтому в табеле учета указывается, что работник не присутствовал на основном месте работы. На следующий день сотрудник компании формирует отчет о поездке, на основании которого получает компенсацию от руководителя компании.
Многие фирмы не выплачивают суточные при однодневных командировках, если иное не предусматривается внутренней локальной документацией.
Как поступить при досрочном окончании рабочей поездки?
Нередко сотрудники получают денежные средства авансом, но при этом возвращаются домой досрочно, так как оперативно выполняют поставленные руководителем задачи. В этом случае они обязаны грамотно составить авансовый отчет.
Бухгалтер компании на основании полученной документации осуществляет перерасчет. Разница, оставшаяся у работника, возвращается в кассу фирмы.
Как оплачивается работа в выходные дни?
Суточные в командировке выплачиваются за каждый календарный день нахождения в поездке, но только при условии, если работник справляется со своими обязанностями не только в будни, но и в выходные.
Если отправляется гражданин в другой город для контроля работы нового филиала на несколько недель, то ему не назначаются суточные за выходные дни.
Нюансы заграничной командировки
Работники могут отправляться в служебную поездку не только по России, но и даже в другую страну. К особенностям такой командировки относится:
- норма суточных при командировке в другую страну обычно устанавливается в размере 2,5 тыс. руб.;
- выплачиваются средства в рублях только за те дни, когда гражданин находится на территории РФ;
- при пересечении границы выплачиваются суточные в валюте той страны, куда направляется работник компании;
- если в один день находится сотрудник и на территории РФ и в другом государстве, то делится выплата на две части, одна из которых представлена в рублях, а вторая перечисляется в валюте.
Каждая компания имеет право в своей внутренней документации устанавливать иной порядок, на основании которого выплачиваются суточные в деловой поездке.
Как поступить, если работник докупает валюту в другой стране?
В служебных командировках суточные позволяют работникам компании оплачивать проживание и питание, а также компенсировать другие обязательные расходы. Если отправляется гражданин в другую страну, то работодатель может выдавать ему средства, как в рублях, так и в иностранной валюте.
Если выдаются деньги в рублях, то работник по приезде в иностранное государство должен самостоятельно приобрести нужное количество валюты. При этом он должен передать работодателю подтверждающий документ, представленный банковской справкой. В ней указывается, какое количество валюты было куплено, когда был выполнен данный процесс, а также по какому курсу осуществлялась покупка.
Суточные при заграничных поездках учитываются по курсу, установленному в банке в день передачи руководству фирмы отчета по служебной поездке.
Как поступить, если работник возвращается и уезжает в один день?
Часто возникают ситуации, при которых работник, вернувшийся из командировки, в этот же день отправляется в еще одну рабочую поездку. Эта ситуация никаким образом не нарушает требования законодательства. В нормативных актах вовсе отсутствуют указания относительно правил оформления. Поэтому работодатель может воспользоваться двумя методами:
- Составляется два комплекта документов для каждой поездки. Поэтому работодателем издается два приказа, а также формируется два удостоверения и задания. Суточные выплачиваются два раза, причем день, когда пересекается две поездки, оплачивается в двойном размере.
- Объединяется две поездки. Этот процесс используется, если заранее известно, что один работник будет отправлен сразу в две поездки. Поэтому сразу составляются документы, на основании которых продлевается первая командировка. По закону отсутствуют ограничения на длительность поездки, поэтому организация может продлевать ее неограниченное количество раз.
Выбор зависит только от решения непосредственного руководства фирмы.
Бухгалтерский учет
Многие компании не выплачивают при командировке одним днем суточные, но по закону каждая фирма обязана грамотно оформлять рабочие поездки. Для этого не только издается приказ руководителем и составляется служебное задание, но и вносится нужная информация в бухгалтерские документы.
Для оформления суточных используются следующие проводки:
- Д71 К50.2 – выдача средств из валютной кассы компании;
- Д71 К50.1 – выдача денежных средств в рублях, если планируется поездка по территории России;
- Д20, 23, 25, 26, 44 К71 – принятие отчета работника к учету;
- Д91 К71 – списание на расходы курсовой разницы при покупке валюты;
- Д50 К71 – возвращение остатка работником, если он не израсходовал весь полученный аванс;
- Д71 К50 - выдача перерасхода, если сотруднику не хватило ранее полученных средств;
- Д70 К68 – начисление НДФЛ, если работник потратил больше средств, чем размер нормы, установленной в законодательстве.
Если работник потратил в командировке больше 700 руб. или 2,5 тыс. руб., то с разницы уплачивается НДФЛ. Уплата налога фиксируется в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
Заключение
Командировки обязательно сопровождаются перечислением работнику суточных. Они используются для оплаты проживания и питания. Их размер зависит от того, выполняются ли задачи работником в пределах страны или он отправляется в другое государство.
Средства могут перечисляться авансом или после окончания поездки. Если сумма не превышает норм, установленных законодательством, то не приходится удерживать с выплат НДФЛ.