Практическое применение информации является основой унификации всех форм представления и формализации исходных данных для их фиксации, передачи и точного восприятия адресатом.
Когда информация представлена документом, она конкретна, находится в области общепринятых и унифицированных норм, положений законодательства и требований социального или производственного процесса. Это всегда точные формулировки и определенная форма выражения смысла для достижения четко поставленной цели.
Создание и содержание документа
Унифицированные системы документации не играют никакой роли, настолько привычно создавать документы каждый день по собственной инициативе и знаниям или заполнять таковые по определенным правилам.
Жизнь сама по себе — водоворот информации, но в каждый момент времени человеку свойственно что-то как-то для чего-то составлять и четко фиксировать. По неписанному обычаю унифицированные системы документации формируются в сознании каждого человека еще в школе, если не раньше. Но на начальном этапе своего развития человек не придает им существенного значения, которое они заслуживают.
Документ может быть двух принципиально различных видов:
- бланк;
- структура и содержание.
Формально, бланочные документы - это обычные формы, в которые записывается строго определенная информация. С документами такого рода постоянно приходится иметь дело (детский садик, школа, поликлиника, работа, паспортный стол, ...).
Реальные документы учитывают сложившиеся требования к их оформлению. В противном случае они будут неправильно поняты адресатом и нужный результат не будет получен.
Всякий документ должен быть оформлен по форме, иметь четкую структуру и ожидаемое содержание, выраженное в определенном стиле.
Формально можно отнести к документам произведения искусства, статьи, дипломы, диссертации, книги и другие письменно-графические работы, но это значительно более размытый по структуре и содержанию результат преобразования информации в строгую форму для восприятия определенным кругом потребителей (адресатов).
Сущность систем унификации
Информация обширна, но даже если не брать в расчет внешние источники, то каждая государственная структура, предприятие, индивидуальный предприниматель и обычный человек находится в условиях (требованиях) выбора конкретной из окружающего разнообразия унифицированных норм.
Действующие государственные унифицированные системы документации практически во всех случаях носят рекомендательный характер. В частности, по действующим положениям.
- Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.
- День месяца и месяц - две пары арабских цифр, через точку; год - четыре цифры (4 декабря 2017 = 04.12.2017 по ГОСТ Р 6.30-2003).
- При этом данный ГОСТ допускает словесное указание названия месяца.
- Этот же ГОСТ «разрешает» обратный порядок: год, месяц и день.
Значимая часть документов «обслуживает» сферу управления. Рабочие ситуации повторяются, предпринимаемые действия аналогичны, но всегда есть особенности. ГОСТ Р 6.30-2003 существенно упрощает создание документов, и не только для сферы управления.
По общему мнению, унификация - это сокращение количества и разнообразия документов, требований к оформлению, логике изложения содержания и структуры. К унификации относят также процессы создания, обработки и исполнения документов. Имеет значение размер носителя, если это бумажный документ, или формат данных, если это документ электронный.
Сферы документооборота и семантика документов
Управление организацией - важная, но не единственная сфера, к которой имеют прямое отношение унифицированные системы документации. Бухгалтерия любого предприятия использует не только бланочные формы, в числе которых есть бланки строгой отчетности, но и широкий спектр документов «вольного» составления при соблюдении принятых законодательных и местных норм, положений ГОСТ.
По Общероссийскому классификатору действуют несколько тематических систем:
- банковская сфера;
- финансовая, учетная и отчетная область бюджетных учреждений и организаций;
- отчетно-статистическая сфера;
- система документации по трудовым вопросам;
- внешнеторговая сфера и др.
Унифицированные системы документации РФ по тематике охватывают всю социально-экономическую инфраструктуру страны. Они могут иметь специфику по регионам, по отраслям промышленности, по области компетенции компании.
Если придерживаться Общероссийского классификатора, можно каждому виду документов назначать восьмизначный код и вести отдельный учет. В большинстве организаций используют сложившиеся требования к оформлению документов и утверждают собственные нормативные акты на их базе.
Ключевые позиции
Назначение документа требует наличия определенных реквизитов. Отсутствие нужного реквизита может привести к недействительности документа или невозможности его исполнения. В данном случае лояльность ГОСТ Р 6.30-2003 не имеет никакого значения.
Приказ о приеме на работу содержит конкретный спектр позиций. Приказ о создании отдела - другой. Должностная инструкция составляется совершенно иначе, чем квартальный отчет финансового отдела.
При этом многие реквизиты имеют особенности применения. Например, дата может нести разный смысл: момент подписания приказа, момент увольнения сотрудника, момент запуска производства, многостороннее соглашение. В последнем случае может быть предусмотрена не только дата подписания соглашения каждой стороной, что всегда имеет юридическое значение, но и общая дата, например, начало действия согласованных положений.
Выбор слов и формулировка фраз
Документооборот любого предприятия, как компьютерная программа, в общем случае - строго формализованный процесс. В отличие от программы, здесь работает не компьютер, а человек. Возможны неточные формулировки. Но общая канва при создании документов определяется по ГОСТ 6.30-2003 в максимально возможном приближении к его требованиям.
Отступление от общепринятой практики и требований ГОСТ здесь неуместно: приказ, положение, заявление, распоряжение и пр. - это не художественные произведения, и искать форму выражения мысли нет необходимости.
Гостируется не только словарный набор, но и необходимые в каждом конкретном случае части речи и правильный падеж. По сложившейся практике, в документах часто встречаются несуразицы, пропущенные слова, предложения, присутствуют нескладности, не свойственные разговорной речи. Но так принято, и делать по-своему нецелесообразно.
В отношении рисунков, их подписей и обозначений принято использовать опыт разработки конструкторской документации, когда это очевидно необходимо. Однако ничто не мешает оформить обычный рисунок столь же пристальным образом.
В отношении таблиц положения ГОСТа также имеет смысл учитывать. Это сложившаяся практика, а любая таблица в рабочем документе - прежде всего руководство к действию или информация для принятия решения.
Словарный запас, структура и логика изложения
Текст должен быть всегда связный. Фразы взаимно обуславливают друг друга или вносят уточнения. Используются конкретные слова и словосочетания. Чтобы принять человека на работу, директор пишет краткую резолюцию на правильно составленном заявлении.
Заявление о приеме на работу, написанное работником по установленной форме, визируется в подразделениях предприятия и проходит предварительный процесс согласования. Это еще не документ, но уже основание для принятия руководителем предприятия окончательного решения в форме конкретной фразы "в приказ".
Что-либо иное написать в резолюции допустимо, это не запрещено, но в любой ситуации должно иметь обоснованное значение. Например, выпускник вуза. Может быть предусмотрена фраза в тексте заявления либо в соответствии с логикой работы предприятия - это предоставлено решать только директору.
Существенной и традиционной особенностью многих документов являются две части:
- причина (основание, цель);
- заключение (решение, вывод, просьба).
Это не принципиально, но там, где это логично, следует четко разделить все необходимые фразы на две составляющие. Госстандарт, унифицированные системы документации и локальные положения самого предприятия должны послужить фундаментом для построения конструкций, в которых тематика документа определяет, как именно составлять причину и заключение.
В реальной практике такой подход ускоряет создание важных документов, позволяет концентрировать внимание не на всем тексте, а только на изменяемой его части.
Локальные документы предприятия
Унификация и стандартизация документов свойственна каждому предприятию. Одни это оформляют письменно, другие придерживаются устной практики. Все зависит от масштабов бизнеса и уровня ответственности.
Большинство локальных положений оформляется при создании предприятия на основании действующего законодательства, ГОСТа, нормативных данных, действующих в отрасли или конкретной сфере бизнеса.
Такие унифицированные системы документации уникальны и часто являются ноу-хау конкретной компании, основываются на используемом программном обеспечении и представляют собой коммерческую тайну. Они редко изменяются, а изменения связываются с этапами роста компании, расширением сферы ее компетенции или уровня бизнеса.
Важными локальными документами являются производственные планы, технические задания, календарные планы работ. Здесь унификация и стандартизация документов носят характер аналогии. Каждый новый, например, календарный план делается по подобию предыдущего, а новая учетная в политике бухгалтерии формулируется на основании предыдущей с учетом изменений внешних требований (законодательство, налоговая, органы госконтроля, ...)
Информационные потоки
Хорошо отлаженный документооборот предприятия, особенно когда логика, структура и словарный состав унифицированной системы документации реализован в виде программно-технической системы управления, позволяет не только упростить бизнес и функциональность сотрудников, но и управлять их активностью в нужном направлении, обеспечивая автоматизацию создания документов, контроля за их обработкой и исполнением.
Инфраструктура предприятия, реализованная в виде внутренних и внешних информационных потоков, расписанная по времени и содержанию, позволяет перевести управление предприятием на более высокий уровень.
Многие современные информационные системы уже давно работают на уровне задач, обеспечивая формулировку требуемых исходных данных и подготовку отчетов. Роль работников в такой системе лежит в области творчества и целей компании, а не в контексте того, как составить тот или иной документ.
Поведение компании и сотрудника
ГОСТ Р 6.30-2003 и другие нормативные документы определяют форму документов, реквизиты, слова и фразы, уточняют логику выражения и размеры бумажных носителей, отступы, поля, границы рисунков, таблиц и другие технические детали - все это важно и целесообразно учитывать.
Нормальная работа компании - это привычный документооборот, в котором роль каждого сотрудника регламентируема и ожидаема.
В этом контексте и в связи с особенностями современного уровня развития информационных технологий вопрос поведения сотрудника стал актуален. На фоне ожидаемого варианта развития тех или иных событий, работ, документов можно обнаружить отклонения.
Этот аспект не менее значителен для построения инфраструктуры компании. Важно не только организовать правильную работу с документами, но и обеспечить контроль самого процесса работы с документами.