Акты комиссионного обследования - важные документы, позволяющие юридически закрепить различные факты. Но не все знают, как правильно оформить такой акт. Давайте разберемся!
1. Что такое акт комиссионного обследования
Акт комиссионного обследования - это документ, составленный специальной комиссией для подтверждения каких-либо фактов, связанных с деятельностью организации.
Основными целями составления акта комиссионного обследования являются:
- Зафиксировать фактическое состояние объекта обследования
- Установить причины каких-либо нарушений или несоответствий
- Определить виновных лиц
- Выработать рекомендации по устранению выявленных нарушений
Акты комиссионного обследования могут составляться в таких ситуациях:
- При инвентаризации имущества организации для выявления излишков или недостач
- При проверке технического состояния оборудования
- Для подтверждения факта порчи имущества или товарно-материальных ценностей
- При обнаружении брака в произведенной продукции
- При проверке состояния помещений, зданий
- В случаях возникновения аварий или чрезвычайных происшествий
2. Когда составляется акт комиссионного обследования
К наиболее распространенным ситуациям, когда требуется составление акта комиссионного обследования, относятся:
- При инвентаризации имущества организации. Акт комиссионного обследования составляется по итогам инвентаризации имущества, если были выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета - излишки или недостачи.
- При проверке состояния оборудования. Перед началом работ, в процессе эксплуатации или после окончания акт может составляться для оценки технического состояния оборудования, его работоспособности.
- При обнаружении брака в продукции. Акт обследования поможет зафиксировать факт обнаружения бракованной продукции, определить причины брака, оценить объем и размер ущерба.
Помимо перечисленных, акты могут составляться при возникновении аварий, пожаров, несчастных случаев на производстве и в других ситуациях.
3. Как правильно оформить акт комиссионного обследования
Чтобы акт комиссионного обследования имел юридическую силу и его выводы не вызывали сомнений, документ должен быть оформлен с соблюдением определенных требований.
Акт комиссионного обследования должен содержать:
- Наименование организации, в которой проводилось обследование
- Состав комиссии с указанием должностей и фамилий членов
- Дату и место проведения обследования
- Цель обследования
- Описание хода и результатов обследования
- Выводы комиссии
- Подписи всех членов комиссии
Рассмотрим более подробно требования к оформлению перечисленных разделов.
Наименование организации
Указывается полное наименование организации в соответствии с учредительными документами, в которой проводилось обследование.
Состав комиссии
Перечисляются члены комиссии с указанием их должностей. Количество членов комиссии должно быть не менее двух. В состав комиссии включают представителей разных подразделений организации в зависимости от цели обследования.
Также указывается председатель комиссии, который организует и контролирует ее работу.
Дата и место проведения обследования
Указывается дата или период, в течение которого проводилось обследование. Также отмечается конкретное место - цех, склад, офис и т.п.
Цель обследования
Формулируется цель, для достижения которой проводится данное обследование. Например, инвентаризация товарно-материальных ценностей, проверка состояния оборудования и т.д.
Описание хода и результатов обследования
Это основной раздел акта, в котором подробно описываются проведенные мероприятия и их результаты. Информация должна излагаться последовательно с указанием выявленных несоответствий, повреждений, недостатков.
Выводы комиссии
По результатам обследования комиссия делает обоснованные выводы, соответствующие поставленной цели. Например, указываются виновные, причины выявленных недостатков, размер ущерба.
Подписи членов комиссии
Акт подписывается всеми членами комиссии, проводившими обследование. Если кто-то отказывается подписать акт, об этом делается отметка.
При соблюдении всех перечисленных требований акт комиссионного обследования будет являться официальным документом и его выводы сложно оспорить.
4. Образец заполнения акта комиссионного обследования
Рассмотрим конкретный пример оформления акта комиссионного обследования, чтобы наглядно представить порядок заполнения документа.
Целью данного акта является инвентаризация товарно-материальных ценностей на складе организации ООО "Стройматериалы" для выявления излишков или недостач.
Акт составлен комиссией в составе:
- Иванов И.И. - начальник склада, председатель комиссии
- Петров П.П. - кладовщик
- Сидоров С.С. - бухгалтер
Инвентаризация проводилась с 12 ноября по 15 ноября 2022 года на территории центрального склада ООО "Стройматериалы" по адресу: г. Уфа, ул. Ленина, д.5.
В ходе инвентаризации была проведена выборочная проверка наличия товарно-материальных ценностей. Обнаружены расхождения:
- Недостача: Гвозди 3x70 мм в количестве 209 кг на сумму 16720 руб.
- Излишки: Доска обрезная в количестве 124 м на сумму 9518 руб.
По данному факту комиссия рекомендует:
- Провести внеплановую инвентаризацию всей номенклатуры товарно-материальных ценностей
- Установить виновных лиц
- Принять меры для недопущения подобных нарушений в дальнейшем
Подписи членов комиссии:
Председатель комиссии: Иванов И.И. Подпись
Члены комиссии: Петров П.П. Подпись
Сидоров С.С. Подпись
Таким образом, данный образец иллюстрирует оформление основных разделов акта комиссионного обследования. Эти рекомендации помогут составить акт в соответствии с требованиями.