Акт передачи на ответственное хранение: образец и особенности составления

Согласно законодательству РФ, любой акт приема-передачи на ответственное хранение должен четко отвечать определенным требованиям. О тонкостях и нюансах правильного заполнения такого документа - в нашей статье.

Что представляет собой акт приема-передачи на ответственное хранение

Акт приема-передачи на ответственное хранение - это документ, который оформляется при передаче какого-либо имущества от одного лица (организации, индивидуального предпринимателя) другому лицу на определенный срок для хранения.

Такой акт составляется в следующих случаях:

• При передаче товарно-материальных ценностей на хранение товарному складу, транспортной компании, в ломбард и т.д.
• При сдаче имущества на хранение в камеры хранения вокзалов, аэропортов, торговых центров
• При передаче оргтехники, мебели и других основных средств на ответственное хранение сторонней организации

Участниками оформления акта приема-передачи являются:

1. Поклажедатель - лицо, которое передает имущество на хранение
2. Хранитель - лицо, которое принимает имущество на хранение

Основное значение акта приема-передачи заключается в том, что:

• Он подтверждает факт передачи имущества от поклажедателя хранителю
• Закрепляет обязанность хранителя обеспечить сохранность этого имущества
• Устанавливает материальную ответственность хранителя за утапату или повреждение имущества

Требования законодательства к оформлению акта

Порядок оформления акта приема-передачи на ответственное хранение регулируется следующими нормативными документами:

Гражданский кодекс РФ, глава 47 "Хранение"

Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ

Постановление Госкомстата от 09.08.1999 N 66 об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения

В акте приема-передачи обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

• Наименование документа
• Дата составления
• Наименование организаций-участников
• Перечень передаваемого имущества
• Подписи ответственных лиц

Кроме того, в акт можно включить дополнительные реквизиты: номер акта, основание для передачи на хранение, срок хранения, условия хранения, отметку о принятии имущества и другие данные.

При заполнении акта следует:

• Указывать полное наименование организаций и их реквизиты
• Подробно описывать передаваемое имущество (наименование, количество, стоимость и т.д.)
• Ставить подписи лиц, имеющих соответствующие полномочия

Акт составляется в 2-х экземплярах - по одному для поклажедателя и хранителя. Акт хранится в течение срока исковой давности - 3 года с момента возврата имущества.

Унифицированные и неунифицированные формы акта

Акты приема-передачи могут оформляться:

• По унифицированной форме МХ-1
• По неунифицированным формам, разработанным самой организацией

Рассмотрим особенности этих форм:

Форму МХ-1 целесообразно использовать при передаче типовых товарно-материальных ценностей. Для особых видов имущества удобнее разработать собственную форму акта.

Порядок заполнения унифицированной формы МХ-1

Рассмотрим последовательность заполнения унифицированной формы МХ-1:

1. В верхней части титульного листа указывается наименование документа "Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение", дата составления акта, а также наименования поклажедателя и хранителя.
2. В таблице перечисляются наименования всех передаваемых позиций ТМЦ, их количество, цена, стоимость и другие характеристики.
3. На обороте подводятся итоги: указывается общее количество ТМЦ и их стоимость по формуле:
   Стоимость всего = Цена * Количество
4. Ставятся подписи ответственных лиц поклажедателя и хранителя с расшифровкой должности и ФИО.

Пример заполнения формы МХ-1:

Таким образом, форма МХ-1 при правильном заполнении позволяет в полном объеме отразить все сведения о передаваемых ТМЦ.

Рекомендации по заполнению неунифицированных форм

При разработке неунифицированной формы акта рекомендуется включить следующие разделы:

При заполнении неунифицированного акта следует:

• Подробно описать передаваемое имущество, его идентификационные признаки, комплектность и состояние
• Оговорить особые условия хранения (температурный режим, влажность и т.д.)
• Сделать отметку о принятии имущества представителем хранителя

Таким образом, неунифицированный акт позволяет максимально полно отразить особенности передаваемого имущества.

Особенности передачи разных видов имущества

При передаче имущества на ответственное хранение могут возникать особенности в зависимости от вида передаваемых ценностей:

Передача основных средств

При передаче основных средств (оборудования, транспорта, недвижимости) необходимо:

• Указывать полные идентификационные характеристики основных средств в акте
• Оценивать основные средства по текущей рыночной стоимости
• Оговаривать полную материальную ответственность хранителя за сохранность основных средств

Передача нематериальных активов

При передаче нематериальных активов (лицензий, патентов, товарных знаков) возникают ограничения:

• Невозможно передать на хранение исключительные права
• Возможна передача только копий документов, подтверждающих наличие нематериальных активов

Поэтому при передаче нематериальных активов повышенные риски несет поклажедатель.

Передача товарно-материальных ценностей

При передаче ТМЦ необходимо обеспечить:

• Поштучный или поассортиментный учет ТМЦ
• Проверку фактического наличия ТМЦ
• Соблюдение условий хранения для обеспечения сохранности ТМЦ

Возврат имущества с хранения

Процедура возврата имущества поклажедателю включает:

1. Уведомление хранителем поклажедателя о необходимости забрать свое имущество
2. Проверку хранителем наличия и состояния имущества перед возвратом
3. Составление акта возврата имущества с хранения в 2 экземплярах
4. Передачу имущества и одного экземпляра акта представителю поклажедателя

При обнаружении повреждений или недостачи имущества хранитель обязан возместить ущерб.

Примеры актов

Для наглядности приведем примеры заполненных актов приема-передачи товара на ответственное хранение:

• Унифицированная форма МХ-1 - "акт приема-передачи товара на ответственное хранение образец"
• Неунифицированная форма - "акт передачи товара на ответственное хранение образец"

Образцы этих документов можно увидеть в предыдущих разделах данной статьи.

Ответственность участников процесса

Поклажедатель и хранитель несут ответственность при передаче имущества на хранение:

• Поклажедатель несет ответственность за достоверность и полноту сведений о передаваемом имуществе
• Хранитель несет ответственность за обеспечение условий хранения и полную сохранность имущества

Основанием для привлечения к ответственности будет являться ненадлежащее исполнение условий договора хранения и требований акта приема-передачи имущества.