Выплата заработной платы в виде аванса - распространенная практика российских организаций. С одной стороны, это позволяет сотрудникам получить часть денег раньше положенного срока. С другой - таит в себе нюансы при расчете и уплате НДФЛ, особенно после кардинальных изменений правил с 2023 года.
Нормативная база
Основные документы, регулирующие порядок выплаты аванса и отражения его в отчетности:
- Трудовой кодекс РФ - обязывает выплачивать зарплату не реже 2 раз в месяц (ст.136 ТК РФ)
- Налоговый кодекс РФ - определяет порядок исчисления и уплаты НДФЛ
- Приказ ФНС России от 29.09.2022 No ЕД-7-11/881@ - утверждена новая форма расчета 6-НДФЛ
Как отражался аванс в 6-НДФЛ до 2023 года
Ранее аванс не признавался доходом для целей налогообложения вплоть до окончания того месяца, за который он выдан (п. 2 ст. 223 НК РФ в прежней редакции):
днем получения дохода в виде аванса признавалось последнее число месяца, за который этот аванс выплачивался
Соответственно, НДФЛ с аванса не удерживался и в форме 6-НДФЛ он отражался вместе с основной зарплатой за месяц одной суммой. Для аванса отдельной строки в отчетности не было.
Как изменились правила учета авансов в 6-НДФЛ с 2023 года
В новой редакции ст.223 НК РФ датой получения дохода в виде зарплаты и аванса считается день фактической выплаты этих сумм. То есть теперь с каждой выдачи аванса нужно:
- исчислять НДФЛ
- удерживать его и отражать удержание в 6-НДФЛ
Таким образом, если раньше аванс "растворялся" в общей сумме зарплаты за месяц, то теперь его нужно показывать в отчетности отдельно.
Пример отражения аванса в 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года
Рассмотрим на примере, как отразить выданный аванс в обновленном формате расчета.
Сотруднику ООО "Gamma" Иванову И.П. в январе 2023 г. начислена зарплата 52 000 руб. НДФЛ с оклада составляет 6 760 руб. (52 000 * 13%).
20 января Иванову И.П. выдали аванс в сумме 26 000 руб., удержав из него НДФЛ в размере 3 380 руб. (26 000 * 13%).
4 февраля 2023 г. выплачена зарплата Иванову И.П. за январь в сумме 26 000 руб., из которой удержан НДФЛ в размере 3 380 руб.
В 6-НДФЛ эта информация отражается следующим образом:
| Раздел 1. Обязательства налогового агента |
| Перечислить до 28.01.2023 (срок 1) - 3 380 руб. |
| Перечислить до 28.02.2023 (срок 2) - 3 380 руб. |
| Раздел 2. Расчет НДФЛ |
| Начисленный доход за январь - 52 000 руб. |
| Удержано НДФЛ за январь - 6 760 руб. |
Таким образом, благодаря новой форме 6-НДФЛ, налоговики смогут отслеживать полную картину по начислению и выплате зарплаты, в том числе выданных авансов.
Особенности отражения аванса в 6-НДФЛ при выплате 23-31 числа
Если аванс по зарплате выдают, например, 30 июня, у бухгалтеров часто возникает вопрос: в каком периоде отражать такой аванс и удержанный с него НДФЛ?
Разберем на примере выплаты аванса 29 июня 2023 года:
- В разделе 1 отчета за полугодие 2023 этот аванс не отражаем, т.к. удержанный НДФЛ подлежит уплате уже за 3 квартал 2023 г.
- Зато в разделе 2 отчета за полугодие данные об авансе и налоге с него нужно указывать, поскольку он выплачен в отчетном периоде с 1 января по 30 июня 2023 г.
То есть по сути в 6-НДФЛ за полугодие аванс отражается, но "заходит" только частично - без обязательств по уплате налога.
Аванс в 6-НДФЛ
Подводя промежуточный итог, отметим следующее:
- Выплата заработной платы в виде аванса - распространенная практика российских организаций.
- До 2023 года аванс не облагался НДФЛ и в расчете 6-НДФЛ не отражался.
- Новые правила обязывают платить НДФЛ с каждой выплаты аванса и отражать его в 6-НДФЛ.
- Есть особенности отражения авансов, выданных в конце месяца.
Далее разберем еще несколько практических кейсов по отражению авансов в отчетности.
Особенности отражения аванса в 6-НДФЛ сотрудникам, уходящим в отпуск
Рассмотрим ситуацию, когда сотруднику перед уходом в отпуск выплачивается аванс. Допустим, отпускные начислены в июне 2023 г., а выплачены 29 июня. Как отразить такой доход в отчетности?
Сначала определяем, за какой период отпускные начислялись – за первое или второе полугодие 2023 года. Если за первое – то вся информация по отпускным (в том числе о выплаченном авансе) будет отражаться в расчете 6-НДФЛ за полугодие 2023 года.
Особенности заполнения 6-НДФЛ при частичной выплате задолженности по зарплате
Рассмотрим случай, когда организация погашает долги по зарплате за предыдущие периоды. Например, в марте 2023 года выплачивается часть долга по зарплате за декабрь 2022 года.
В этом случае в расчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года отражаются как суммы выплаченной задолженности по зарплате, так и удержанный с них НДФЛ.
Нюансы заполнения 6-НДФЛ по совместителям при выплате аванса
Если совместителю выплачивается аванс, то суммы аванса и удержанного НДФЛ также необходимо отразить в 6-НДФЛ в зависимости от периода выплаты.
Особенность в том, что по совместителям ставка НДФЛ составляет не 13%, а 30%. Этот нюанс тоже нужно учитывать.
Особенности выплаченных авансов индивидуальным предпринимателям
Если организация выплачивает авансы физическим лицам, работающим по договорам ГПХ, то отражение в 6-НДФЛ будет таким же.
Разница в том, что с доходов индивидуальных предпринимателей НДФЛ не удерживается, а уплачивается ими самостоятельно исходя из налоговой декларации.
Рекомендации по заполнению 6-НДФЛ с авансами
Чтобы избежать ошибок при заполнении расчета, рекомендуем:
- Вести отдельный учет выплаченных авансов
- Определять период выплаты и удержания НДФЛ
- Учитывать особенности для разных категорий работников
При соблюдении этих простых правил расчет 6-НДФЛ с авансами не должен вызывать затруднений.
Отражение выплаты аванса уволенным сотрудникам в 6-НДФЛ
Рассмотрим ситуацию с выплатой аванса сотруднику, который написал заявление об увольнении. Допустим, последний день работы - 31 марта, а аванс выплачен 29 марта.
В этом случае в расчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года необходимо отразить как сам аванс, выплаченный 29 марта, так и остальные суммы зарплаты, начисленные за март, и НДФЛ с соответствующих выплат.
Порядок отражения в 6-НДФЛ выплат по гражданско-правовым договорам с физлицами-исполнителями
При заключении договоров гражданско-правового характера с физическими лицами аванс тоже может выплачиваться, как и оплата сданных результатов работ.
В этом случае суммы выплаченных авансов и вознаграждений тоже необходимо отражать в 6-НДФЛ. При этом НДФЛ с доходов физлиц-исполнителей организация не удерживает.
Распространенные ошибки при заполнении 6-НДФЛ с авансами и отражении их в отчетности
Типичными ошибками при работе с авансами в 6-НДФЛ являются:
- Неполное отражение выплаченных авансов
- Неверное определение налогового периода
- Неправильный расчет сумм НДФЛ
- Несвоевременная уплата НДФЛ в бюджет
Чтобы их избежать, рекомендуется внимательно изучать изменения в правилах исчисления НДФЛ и контролировать полноту и своевременность перечисления налога.
Ответственность за ошибки в 6-НДФЛ при отражении авансов
Согласно Налоговому кодексу, за неправильное заполнение расчета по форме 6-НДФЛ для организации предусмотрен штраф:
- для должностных лиц — в размере 300 рублей;
- для организации — в размере 500 рублей.
Также в случае занижения налоговой базы и суммы НДФЛ в отчетности применяются финансовые санкции в виде взыскания недоимки и пеней.