Чем отличается счет от счет-фактуры: описание, особенности и примеры

Почему важно различать счет и счет-фактуру? Эти документы часто путают, хотя они имеют разное предназначение. В статье мы разберемся в отличиях счета и счета-фактуры, рассмотрим особенности каждого документа, приведем примеры. Это поможет разобраться с оформлением расчетов и избежать ошибок в учете и отчетности.

Назначение и сущность счета

Счет - это расчетный документ, который продавец выставляет покупателю с предложением оплатить поставляемые товары, выполняемые работы или оказываемые услуги. Счет играет роль информационного и расчетного документа, подтверждающего заключение сделки между продавцом и покупателем. Он может выставляться как до отгрузки товаров или оказания услуг в качестве просьбы об авансовом платеже, так и после - для информирования о необходимости осуществить оплату по факту поставки.

Основная цель счета - зафиксировать объем поставляемой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг, их стоимость и порядок расчетов. На основании счета покупатель может идентифицировать сделку и произвести оплату. Также счет удостоверяет право продавца требовать с покупателя уплаты обусловленной суммы.

Счет содержит следующие основные реквизиты:

• наименование документа;
• порядковый номер и дата составления;
• наименование и реквизиты продавца и покупателя;
• банковские реквизиты сторон расчетов;
• наименование и количество поставляемых товаров, объем работ или услуг;
• цены на товары, работы, услуги;
• общая сумма к оплате;
• срок действия счета;
• дата отгрузки;
• условия оплаты.

В счет могут также включаться дополнительные сведения по усмотрению сторон: условия поставки, срок хранения продукции на складе продавца, гарантии качества, условия возврата, штрафные санкции и др.

Особенности счета заключаются в следующем:

• Не имеет утвержденной унифицированной формы, каждая организация разрабатывает самостоятельно;
• Может служить офертой, акцепт которой покупателем (оплата) означает заключение договора;
• Не установлены обязательные требования по срокам выставления;
• Может применяться для расчетов как с НДС, так и без НДС.

Пример оформления счета на оплату:

Назначение и сущность счета-фактуры

Счет-фактура является первичным документом и служит чем счет отличается от счет фактуры основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Покупатель имеет право принять НДС к вычету только при наличии счета-фактуры, оформленного в соответствии с требованиями законодательства (статья 169 НК РФ).

Счет-фактура выставляется продавцом покупателю в следующих случаях:

• при отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг, передаче имущественных прав;
• при получении аванса или предварительной оплаты от покупателя;
• при передаче имущественных прав.

Существует несколько разновидностей счета-фактуры:

• Первичный;
• Корректировочный;
• Счет-фактура при получении аванса или предоплаты.

Обязательными реквизитами счета-фактуры являются:

• наименование документа;
• порядковый номер и дата выписки;
• идентификационные номера продавца и покупателя;
• наименование товаров, работ, услуг;
• стоимость с разбивкой по ставкам НДС;
• сумма акциза по подакцизным товарам;
• итоговая сумма с НДС.

С 1 июля 2021 года вступил в силу новый порядок заполнения счетов-фактур в связи с введением системы прослеживаемости товаров. Изменились форма документа и перечень обязательных реквизитов.

Пример заполнения счета-фактуры с обязательными реквизитами:

Ключевые отличия счета и счета-фактуры

Чем счет отличается от счет фактуры? Главные отличительные черты этих двух документов:

• Счет-фактура обязателен к применению и имеет строго регламентированную форму, а счет не имеет унифицированной формы и не является обязательным;
• Счет-фактура служит для обоснования принятия НДС к вычету, а счет может применяться как с НДС, так и без;
• Счет-фактура содержит обязательные реквизиты, установленные НК РФ, а в счете минимальный набор реквизитов не регламентирован;
• Счет-фактура имеет строго установленные сроки выставления, а для счета сроки могут быть произвольными;
• Счет-фактура имеет юридическую силу при расчетах по НДС, счет такой силы не имеет.

При этом есть и общие черты этих документов:

• Являются расчетными документами;
• Могут содержать информацию о наименовании и количестве отгружаемых товаров, выполненных работ, оказанных услуг;
• Применяются для оформления отношений между поставщиком и покупателем.

Таким образом, чем отличается накладная от счета фактуры - это разное назначение и роль в учете, порядок заполнения, перечень обязательных реквизитов.

Общие черты счета и счета-фактуры

Несмотря на существенные различия между счетом и счетом-фактурой, эти документы имеют и некоторые общие черты:

• Являются расчетными документами, подтверждающими факт заключения сделки и обязательства оплаты;
• Содержат основные реквизиты участников расчетов (поставщика и покупателя) - наименование, ИНН, КПП, банковские реквизиты;
• Включают информацию об отгружаемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, их количестве и стоимости;
• Имеют возможность оформления как в бумажном, так и электронном виде с применением ЭП;
• Применяются для оформления расчетов при отгрузке продукции, выполнении работ, оказании услуг.

Благодаря наличию общих черт в процессе автоматизации учета появляется возможность формировать документы отгрузки на основе данных из счета на оплату.

Особенности электронного документооборота

В настоящее время счета и счета-фактуры могут передаваться между контрагентами в электронном виде. Это позволяет ускорить обмен документами и сделать его более удобным.

Для электронного документооборота по счетам-фактурам действуют следующие основные правила:

• Электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица;
• Необходимо уведомить налоговые органы о переходе на электронный документооборот по счетам-фактурам;
• Электронный счет-фактура должен быть передан по телекоммуникационным каналам связи.

Для упрощения электронного документооборота используется универсальный передаточный документ (УПД). Чем отличается упд от счет фактуры? УПД совмещает в себе реквизиты счета-фактуры и первичных учетных документов.

Типичные ошибки при работе со счетами и счетами-фактурами

При оформлении счетов и счетов-фактур часто допускаются различные ошибки.

Типичные ошибки при работе со счетами:

• Некорректное заполнение реквизитов или отсутствие обязательных реквизитов;
• Неправильное наименование документа, например, использование формы счета-фактуры вместо счета;
• Отсутствие необходимых подписей и печатей;
• Неверное отражение ставки НДС или налогового режима продавца.

Типичные ошибки при работе со счетами-фактурами:

• Нарушение сроков выставления счетов-фактур;
• Неправильное заполнение обязательных реквизитов;
• Некорректное отражение сумм НДС;
• Использование неутвержденной или устаревшей формы счета-фактуры.

Рекомендации по заполнению счетов и счетов-фактур

Чтобы избежать ошибок при работе с этими документами, рекомендуется:

• Использовать актуальные формы счетов-фактур, утвержденные законодательством;
• Соблюдать требования к заполнению обязательных реквизитов;
• Контролировать корректность расчета сумм НДС;
• Соблюдать сроки выставления счетов-фактур;
• Проверять правильность заполнения перед отправкой контрагенту.

Как избежать ошибок и путаницы между документами

Чтобы избежать путаницы между счетом и счетом-фактурой, рекомендуется:

• Ввести отдельную нумерацию счетов и счетов-фактур;
• Хранить документы в разных папках;
• Разделить полномочия по оформлению счетов и счетов-фактур;
• Настроить автоматизированные проверки при формировании документов;
• Регулярно обучать сотрудников правилам работы с этими документами.

Актуальные изменения в правилах применения счетов-фактур

С 2021 года вступили в силу изменения в порядке выставления и заполнения счетов-фактур.

Основные нововведения:

• Новая форма и перечень обязательных реквизитов счета-фактуры;
• Дополнительные требования в связи с введением системы прослеживаемости товаров;
• Указание кодов видов операций;
• Дополнительные реквизиты для импортных товаров.

Также появились новые требования к электронному документообороту счетов-фактур. Все эти изменения нужно учитывать при заполнении документов, чтобы избежать ошибок.

Особенности заполнения счетов-фактур в отдельных случаях

При составлении счетов-фактур в некоторых ситуациях есть особенности заполнения отдельных реквизитов.

• При экспорте товаров указываются реквизиты контракта и таможенной декларации;
• При импорте товаров отражаются сведения о стране происхождения, контракте, декларации на товары;
• При оказании услуг заполняются графы об объеме выполненных работ, оказанных услуг;
• В счетах-фактурах на аванс указывается сумма полученного аванса и сумма налога;
• Для подакцизных товаров указываются реквизиты акцизного свидетельства, ставка и сумма акциза.

Эти особенности нужно знать, чтобы правильно заполнять счета-фактуры в каждом конкретном случае в зависимости от вида поставки, выполненных работ, оказанных услуг.

Порядок выставления корректировочных счетов-фактур

Корректировочные счета-фактуры применяются для исправления ошибок, допущенных в первичных счетах-фактурах.

Корректировочный счет-фактура выставляется в случае:

• Изменения стоимости отгруженных товаров (работ, услуг);
• Изменения ставки НДС;
• Уточнения количества поставленных товаров;
• Неверного указания реквизитов продавца или покупателя.

В корректировочном счете-фактуре указывается номер и дата первичного документа, в который вносятся изменения. Реквизиты заполняются в соответствии с вносимыми исправлениями.

Взаимосвязь счетов-фактур с другими документами

Счета-фактуры тесно связаны с рядом других документов по расчетам и учету:

• Договор;
• Счет на оплату;
• Накладная на отгрузку;
• Акт приемки-передачи товаров;
• Платежное поручение.

Счета-фактуры оформляются на основании счетов и договоров. По накладным и актам определяются объем и ассортимент товаров для счетов-фактур. чем отличается платежное требование счета фактуры - платежное требование оформляется на основании счета-фактуры для оплаты продавцу.

Раздельный учет по счетам-фактурам

Для обоснования раздельного учета НДС и применения налоговых вычетов покупателю нужно вести раздельный учет по счетам-фактурам.

Для этого рекомендуется:

• Разделять счета-фактуры по контрагентам;
• Группировать счета-фактуры по ставкам НДС;
• Распределять счета-фактуры по видам приобретенных товаров, работ, услуг.

Такой учет позволяет контролировать суммы НДС, принимаемые к вычету, и минимизировать налоговые риски.

Порядок хранения счетов-фактур

Счета-фактуры должны храниться не менее 4 лет в оригинале или в электронном виде, заверенном ЭП.

Рекомендуется:

• Хранить счета-фактуры отдельно от других документов;
• Систематизировать счета-фактуры по периодам, контрагентам;
• Обеспечить защиту от повреждения и утраты;
• Обеспечить оперативный поиск при необходимости.

Правильный порядок хранения позволит при необходимости быстро найти нужный документ и использовать его в качестве обоснования для налоговых вычетов по НДС.