ОКУД - аббревиатура, которая часто встречается в документообороте компаний, но не все понимают ее значение. Эта статья объяснит, что такое ОКУД, для чего нужен этот классификатор и как он помогает бизнесу в России. Узнаете историю появления ОКУД, его структуру и особенности применения на практике.
1. Что означает аббревиатура ОКУД
Расшифровка ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации. Это сборник унифицированных форм документов, принятых в России.
ОКУД предназначен для упорядочивания документооборота на территории РФ. С помощью него можно:
- Систематизировать управленческие документы
- Сократить число применяемых форм
- Исключить нестандартные бланки
- Улучшить взаимодействие между организациями
Примеры документов, которым присваивается код ОКУД:
- Бухгалтерская отчетность
- Налоговые декларации
- Кадровые документы
- Учредительные документы организаций
2. История создания классификатора ОКУД
ОКУД был разработан в 1993 году Госстандартом России. Официально введен в действие 1 июля 1994 года.
ОКУД заменил прежний Общесоюзный классификатор управленческой документации (1 89 012), действовавший в СССР.
Главная цель внедрения ОКУД – упорядочить документооборот в условиях рыночной экономики в новой России. Классификатор должен был решить задачи:
- Систематизировать информационные потоки
- Сократить количество используемых форм документов
- Исключить нестандартные бланки
- Ввести учет и контроль применяемых форм на основе их регистрации
Ключевые документы по ОКУД:
- Постановление Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 о введении ОКУД
- Приказ Росстандарта от 23.12.2021 N 3073 о внесении изменений в ОКУД
С момента принятия ОКУД регулярно обновляется – в него вносят изменения, добавляют новые формы документов.
3. Структура кода ОКУД
Что такое ОКУД? Он представляет собой последовательность из 8 цифр. Расшифровывается она следующим образом:
| 1-2 цифры | Класс документа |
| 3-4 цифры | Подкласс документа |
| 5-7 цифры | Порядковый номер документа |
| 8 цифра | Контрольное число |
Например, рассмотрим код "50210003":
- 50 – класс документации бюджетного учета
- 21 – подкласс документации по учету основных средств
- 0003 – порядковый номер инвентарной карточки в подклассе
- 0 – контрольное число
В ОКУД выделено 9 классов документации:
- Организационно-распорядительные документы
- Первичная учетная документация
- Документы, устанавливаемые Банком России
- Бюджетная документация
- Статистическая отчетность
- Бухгалтерская документация
- Трудовая документация
- Документация Пенсионного фонда
- Внешнеторговая документация
Коды ОКУД указываются на бланках документов для их идентификации. Например, на больничном листе по ОКУД стоит код "0956030".
Для некоторых видов документации предусмотрены особенности кодирования.
В первичных учетных документах 5 цифра обозначает вид операции, а 6-7 – номер документа. В статотчетности кодам присваивается индекс и периодичность.
4. Порядок присвоения кода ОКУД
Общероссийский классификатор управленческой документации присваиваются разработчиками форм документов. Процедура выглядит следующим образом:
- Организация разрабатывает проект унифицированной формы документа
- Направляет документ на регистрацию в Росстандарт
- Росстандарт присваивает форме код ОКУД и вносит в классификатор
- Документ с кодом ОКУД утверждается ведомством
Если нужно создать дополнительную форму на базе ОКУД, используют особый диапазон кодов.
Новые коды ОКУД регулярно добавляются в классификатор. Обновление ОКУД оформляется отдельными приказами Росстандарта.
Согласно приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н, ОКУД является обязательным реквизитом первичного учетного документа.
5. Как узнать нужный код ОКУД
Чтобы подобрать код ОКУД для конкретной формы, можно воспользоваться:
- Справочником на сайте КонсультантПлюс
- Реестром в ГИС ЕСУД (государственная информационная система)
- Поиском на сайте классификаторов classifikators.ru
Например, чтобы найти код для накладной, запрашиваем в ЕСУД форму "Накладная на отпуск материалов на сторону" - получаем код 0310002.
Для вновь разработанной формы документа код ОКУД можно сформировать самостоятельно, ориентируясь на правила кодирования.
Ошибки при определении кода чаще всего возникают из-за:
- Неверного класса документа
- Дублирования кодов
- Отсутствия документа в классификаторе
Поэтому лучше проверять код в официальных источниках, чем формировать самостоятельно.
6. Применение ОКУД в бухгалтерском учете
Что такое ОКУД? Он широко используется в бухгалтерском учете для идентификации первичных документов и учетных регистров.
Все формы бухгалтерской отчетности имеют коды ОКУД, например:
- Бухгалтерский баланс - код 0710002
- Отчет о финансовых результатах - код 0710004
- Отчет об изменении капитала - код 0710003
Коды ОКУД обязательно указывают в учетной политике организации для используемых форм первички.
7. Применение ОКУД в кадровом делопроизводстве
В кадровом делопроизводстве он используется для идентификации унифицированных форм кадровых документов, например:
- Приказ о приеме на работу - код 0809302
- Личная карточка работника - код 0809202
- Трудовой договор - код 0801002
Требования обязывают работодателей указывать коды ОКУД на соответствующих кадровых документах.
8. ОКУД в отношениях с контролирующими органами
Коды ОКУД используются в документообороте с ФНС, ПФР, ФСС и другими контролирующими структурами.
Например, в налоговых декларациях обязательно указывается код ОКУД:
- НДС - код 0706501
- Налог на прибыль - код 0706011
- НДФЛ - код 0706044
Это позволяет налоговым органам быстрее обрабатывать отчетность.
9. Преимущества ОКУД для бизнеса
Использование Общероссийского классификатора управленческой документации дает ряд преимуществ для компаний:
- Ускорение документооборота
- Систематизация учета
- Оптимизация взаимодействия с госорганами
- Повышение исполнительской дисциплины
- Улучшение контроля за движением документов
Благодаря ОКУД работа с документами в компании становится более понятной и эффективной.
10. Рекомендации по внедрению ОКУД
Чтобы начать использовать ОКУД в организации, рекомендуется:
- Изучить структуру классификатора и правила кодирования
- Составить перечень используемых форм документов
- Найти и проставить коды ОКУД для каждой формы
- Закрепить порядок применения ОКУД в учетной политике
- Обучить сотрудников правилам работы с кодами ОКУД
Постепенное внедрение поможет безболезненно оптимизировать документооборот и повысить уровень учета в компании.
