Номенклатурный номер - это уникальный идентификатор, позволяющий отличить один товар от другого. Знаете ли вы, как правильно присваивать номенклатурные номера, чтобы оптимизировать учет товаров? Давайте разберемся, для чего нужен номенклатурный номер, как он формируется и применяется на практике. Эта информация поможет наладить учет на вашем предприятии.
Определение и назначение номенклатурного номера
Номенклатурный номер - это постоянное цифровое, буквенное или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное каждому наименованию материала, продукции, товара. Под номенклатурой понимается систематизированный перечень наименований товарно-материальных ценностей (ТМЦ) с указанием их отличительных признаков.
Номенклатурный номер нужен для:
- Идентификации товаров, услуг, работ
- Упорядочивания учета ТМЦ на складе и в бухгалтерии
- Ускорения поиска необходимых позиций
- Сокращения количества ошибок при оформлении документов
Благодаря номенклатурным номерам, можно быстро найти любой товар и получить о нем исчерпывающую информацию. Кроме того, автоматизированные системы учета работают именно с номенклатурными номерами, а не с наименованиями.
Правила формирования номенклатурного номера
Структура номенклатурного номера может быть разной. Обычно в него включают:
- Код классификационной группировки (ОКПД2, ОКВЭД и т.п.)
- Порядковый номер вида продукции
- Код признаков продукции (артикул, модель, размер, цвет и т.д.)
Например, номенклатурный номер молотка может выглядеть так: 25.23.10.08.005, где:
- 25.23.10 - код ОКПД2 для молотков
- 08 - порядковый номер вида
- 005 - код модели
Для импортных товаров обычно используют код страны изготовителя и оригинальный артикул. Например:
- CN 1234.567 - китайский импорт, артикул 1234567
Главное правило - номенклатурный номер должен обеспечивать однозначную идентификацию товара. У разных товаров номенклатурные номера не должны совпадать.
Использование номенклатурного номера в учете
Номенклатурные номера используются:
- В первичных документах по учету ТМЦ (расходной накладной, приходном ордере и т.д.)
- В регистрах бухгалтерского и складского учета
- При формировании отчетности (оборотная сальдовая ведомость, анализ себестоимости и т.д.)
Номенклатурный номер позволяет автоматизировать обработку данных. Например, программа может сама подставить характеристики товара, если указать только номенклатурный номер. Это ускоряет оформление документов и снижает вероятность ошибки.
Особенно удобно использовать штрихкоды, которые содержат закодированный номенклатурный номер. Сканирование штрихкода позволяет мгновенно получить всю информацию о товаре и обработать ее в учетной системе.
Ошибки при работе с номенклатурой и их исправление
Неправильное присвоение номенклатурных номеров может привести к серьезным ошибкам в учете. Рассмотрим типичные проблемы.
- Дублирование номенклатурных номеров. Это нарушает принцип однозначной идентификации товаров.
- Некорректное изменение номенклатурного номера. Например, для новой модели товара используется номер предыдущей.
- Номер содержит недостаточно информации для идентификации товара.
- Слишком длинные и громоздкие номенклатурные номера.
Чтобы исправить ошибки с нумерацией товаров, необходимо:
- Проверить номенклатурные номера на дублирование и при необходимости перенумеровать позиции.
- Убедиться, что структура номера позволяет однозначно идентифицировать каждый товар.
- Оптимизировать номенклатуру - исключить лишние элементы, сократить громоздкие номера.
- Внести исправления во все учетные регистры, где использовались ошибочные номенклатурные номера.
Федеральный номенклатурный номер
Федеральный номенклатурный номер - это код для идентификации медицинских изделий, включенных в государственный реестр. Он присваивается Росздравнадзором.
Структура федерального номенклатурного номера:
- 1-3 разряд - код вида номенклатурной классификации;
- 4-5 разряд - код класса по номенклатурной классификации;
- 6-13 разряд - порядковый регистрационный номер медизделия.
Федеральный номенклатурный номер обязателен для маркировки и идентификации медицинских изделий, зарегистрированных после 1 января 2022 года. Он наносится в виде Data Matrix.
Контроль правильности номенклатурных номеров
Чтобы минимизировать ошибки, рекомендуется:
- Разработать регламент присвоения и изменения номенклатурных номеров.
- Назначить ответственного за ведение номенклатуры.
- Периодически проверять номенклатурные номера на корректность и уникальность.
Автоматизированные учетные системы могут автоматически контролировать корректность номеров и предупреждать о дублировании.
Номенклатурные номера в бухгалтерском учете
В бухгалтерском учете номенклатурные номера используются для идентификации материально-производственных запасов. Они присваиваются каждому наименованию сырья, материалов, комплектующих, готовой продукции.
Номенклатурные номера указываются в первичных документах по поступлению и расходу материальных ценностей. Это позволяет автоматизировать обработку данных по движению МПЗ.
В бухгалтерском балансе остатки материальных запасов отражаются по номенклатурным номерам. Аналитический учет ведется в разрезе каждого номенклатурного номера.

Номенклатурные номера в торговле
Для розничной и оптовой торговли номенклатурный номер – это ключевой идентификатор товара. Он используется:
- В первичных документах по поступлению и продаже товаров
- Для ценообразования в торговом зале
- При инвентаризации товарных запасов
- Для автоматизированного учета товародвижения
Структура номенклатурного номера для торговли может включать код поставщика, артикул, штрихкод.

Номенклатурные номера в производстве
На промышленных предприятиях номенклатурные номера присваивают:
- Сырью и материалам
- Полуфабрикатам собственного производства
- Готовым изделиям
- Комплектующим изделиям
- Запасным частям
Это позволяет контролировать расход сырья, движение незавершенного производства, выпуск готовой продукции.
Номенклатура в программах автоматизации
В программах автоматизации учета формируется номенклатурный справочник, который содержит перечень номенклатурных номеров и соответствующие им наименования товаров.
Номенклатурный справочник связан со всеми документами по учету ТМЦ. Это позволяет избежать ошибок при вводе номенклатурных номеров в документы.
Присвоение номенклатурных номеров
Присвоение номенклатурных номеров - важный этап в организации учета. Рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Разработать схему нумерации исходя из ассортимента и особенностей деятельности
- Закрепить ответственного за ведение номенклатуры
- Присваивать номера заблаговременно до поступления ТМЦ
- Контролировать уникальность присвоенных номеров
Номенклатурные номера должны присваиваться системно, а не спонтанно. Это позволит избежать ошибок.
Изменение номенклатурных номеров
В процессе работы может возникнуть необходимость в изменении номенклатурных номеров. Например, при реорганизации предприятия, смене собственника, оптимизации номенклатуры.
При этом нужно вносить изменения во все учетные документы, регистры и отчетные формы. Рекомендуется фиксировать соответствие старых и новых номеров для прослеживаемости.
Учет номенклатурных номеров
Для учета номенклатурных номеров используется специальный справочник номенклатуры. В него вносятся:
- Номенклатурный номер
- Наименование позиции
- Характеристики (артикул, марка, размер и т.д.)
Справочник номенклатуры позволяет быстро найти информацию о товаре и избежать дублирования номеров.
Автоматизация номенклатурного учета
Для автоматизации используются специальные программы, такие как 1С, Galaktika, Epicor. Они позволяют:
- Хранить номенклатурные справочники
- Контролировать уникальность номеров
- Быстро искать по номерам и наименованиям
- Автоматически заполнять документы
Автоматизация номенклатурного учета повышает скорость и точность обработки данных.
Оптимизация номенклатуры
Со временем номенклатура может разрастись и стать громоздкой. Чтобы оптимизировать ее, рекомендуется:
- Исключить неактивные позиции
- Объединить похожие товары
- Сократить длину номеров за счет лишних элементов
- Автоматизировать проверку на дубли
Регулярная оптимизация номенклатуры позволит сделать ее компактной и удобной.