Рубрики

Форма по ОКУД: что это такое и зачем она нужна?

Формы по ОКУД - неотъемлемая часть документооборота в России. Каждый день миллионы россиян сталкиваются с этими документами: на работе, при взаимодействии с госорганами, ведении бизнеса. Казалось бы, заполнить пару строчек в унифицированной форме - раз плюнуть. Однако за внешней простотой скрываются важные нюансы, которые стоит изучить, чтобы избежать ошибок.

Что такое ОКУД и зачем он нужен

ОКУД - аббревиатура общероссийского классификатора управленческой документации. Этот классификатор был введен в действие 1 июля 1994 года и пришел на смену аналогичному документу времен СССР.

Главная цель ОКУД - упорядочить документооборот в масштабах всей России. До его введения существовало множество форм документов, которые дублировали друг друга. Благодаря ОКУД удалось сократить их число и исключить лишнее дублирование информации.

Еще одно важное предназначение ОКУД - облегчить взаимодействие между госорганами и организациями. Если раньше приходилось заполнять для каждой инстанции свои формы, то теперь большинство документов унифицированы. Это экономит время и силы.

ОКУД позволил систематизировать документооборот и исключить хаос в бумажной волоките.

В отличие от общесоюзного классификатора КУД, ОКУД ориентирован конкретно на российские реалии. Это помогает более эффективно решать задачи учета и контроля в нашей стране.

Команда работает с документами

Структура кода ОКУД

Любая форма по ОКУД имеет уникальный восьмизначный код. Давайте разберемся, что означают отдельные элементы этого кода.

  • Первые две цифры - класс документа. Всего их 9, например 02 - организационно-распорядительные документы.
  • Следующие две - подкласс, который детализирует назначение формы. К примеру, 02 11 - документы по созданию организации.
  • Пятая, шестая и седьмая - порядковый номер конкретной формы в подклассе. Для положения об организации это 111.
  • Последняя цифра - контрольное число, которое служит для проверки правильности кода. Для нашего примера оно равно 7.

Таким образом, код 02 11 111 7 расшифровывается как "Положение об организации". Зная систему кодирования ОКУД, можно определить назначение любого документа.

Для классов 03 и 06 предусмотрены дополнительные индексы, которые также несут смысловую нагрузку. Например, код 0322005 соответствует акту о приемке выполненных работ с индексом КС-2.

Код ОКУД обязательно проставляется на всех унифицированных бланках. Это позволяет однозначно идентифицировать документ.

Какие бывают формы по ОКУД

Согласно классификатору, существует 9 основных типов унифицированных форм:

  1. Организационно-распорядительные (коды 01 - 19)
  2. Первичной учетной документации (коды 30 - 39)
  3. Установленные Центробанком (коды 40 - 49)
  4. Бюджетно-финансовой документации (коды 50 - 59)
  5. Статистической отчетности (коды 60 - 69)
  6. Бухгалтерской отчетности (коды 70 - 79)
  7. По трудовым ресурсам (коды 80 - 89)
  8. Пенсионного фонда (коды 90 - 92)
  9. Внешнеэкономической деятельности (коды 10 - 19)

Конкретные примеры форм:

  • Код 0302001 - накладная на отпуск материалов на сторону
  • Код 0322005 - упомянутый выше акт о приемке работ КС-2
  • Код 0504031 - бухгалтерский баланс государственного учреждения

Для нужд отдельных отраслей экономики на базе ОКУД разрабатываются специализированные формы документации. Они используют коды класса 03.

Коды с 60 по 79 закреплены за Вооруженными Силами России и засекречены.

Есть различия между межведомственными унифицированными формами и теми, которые используются только внутри организаций. Для последних код ОКУД необязателен.

Подписание документа

Где применяются формы по ОКУД

Сфера применения форм ОКУД обширна - от госструктур до частных компаний. Рассмотрим на примере.

Государственное учреждение обязано сдавать бухгалтерскую отчетность по унифицированным формам. Для этого используется код 0504031 - "Бухгалтерский баланс государственного (муниципального) учреждения". Финансовые показатели вносятся в соответствующие строки, и в конце получается заполненный по всем правилам документ.

Для унифицированных форм наличие кода ОКУД в обязательном порядке. Это позволяет контролировать правильность их применения. Если возникли сомнения, форма окуд что это за документ, можно найти код ОКУД на официальном сайте Росстата и все уточнить.

А вот для собственных форм организации, используемых только внутри, код ОКУД необязателен. Такие документы создаются под конкретные задачи компании и могут обходиться без идентификатора.

Как упростить работу с ОКУД

Заполнение унифицированных форм вручную - процесс трудоемкий и подверженный ошибкам. К счастью, существуют способы облегчить эту рутинную работу.

Многие программы автоматизации документооборота умеют формировать бланки ОКУД. Например, в 1С можно настроить печать нужных форм на основе данных из базы.

Также есть онлайн-сервисы, которые генерируют заполненные формы в несколько кликов. Достаточно указать код ОКУД и ввести данные в поля.

При необходимости найти сам бланк по коду ОКУД можно воспользоваться открытыми базами унифицированных форм. Там представлены практически все актуальные варианты.

Что делать, если код ОКУД неизвестен

Иногда возникает потребность узнать код ОКУД для конкретного документа. Самый быстрый способ - получить эту информацию в территориальном органе Росстата по месту регистрации.

Если нет возможности обратиться туда лично, можно воспользоваться услугами специальных организаций. Они предоставляют актуальные коды ОКУД и другие сведения из Росстата по доверенности.

Главное при выборе такой компании - изучить отзывы и убедиться в ее надежности. Тогда процесс получения нужных кодов значительно ускорится.

Перспективы ОКУД

Несмотря на солидный возраст, ОКУД продолжает активно развиваться. Какие перемены его ждут в будущем?

С учетом цифровизации очевиден постепенный переход на электронный документооборот. Унифицированные формы все чаще будут существовать в цифровом виде.

Представители бизнеса выступают за оптимизацию ОКУД с учетом реалий сегодняшнего дня. Это позволит сделать работу с документами еще проще и удобнее.

Полезно изучить международный опыт в сфере унификации отчетности. Возможно, оттуда стоит перенять некоторые решения.

В любом случае ОКУД будет и дальше совершенствоваться, чтобы соответствовать потребностям экономики и общества.