Юридический адрес является обязательным атрибутом любой организации. Без него невозможно пройти государственную регистрацию и начать законную предпринимательскую деятельность. Но что делать, если нет собственного офиса? Как законно арендовать помещение для этих целей? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в данной статье.
Что такое гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса
Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса - это документ от арендодателя или собственника помещения, который подтверждает право компании использовать конкретный адрес в качестве своего юридического адреса.
Такое письмо необходимо предоставить в налоговые органы при регистрации ООО или ИП. Без него государственный регистратор не имеет права зафиксировать выбранный адрес в качестве юридического.
Гарантийное письмо бывает двух видов:
- От арендодателя нежилого помещения (офиса, склада, цеха и т.д.)
- От собственника жилого помещения (квартиры, комнаты в квартире, частного дома)
Рассмотрим подробнее, что такое гарантийное письмо арендодателя о предоставлении юридического адреса.
Это документ от собственника, владельца или арендатора нежилого помещения, который подтверждает право использовать его адрес в качестве юридического адреса организации или ИП.
Кто может предоставить юридический адрес для компании
Согласно российскому законодательству, юридический адрес может предоставить:
- Физическое лицо - собственник помещения
- Юридическое лицо - собственник или арендатор помещения с согласия собственника
Рассмотрим подробнее требования для каждой из этих категорий.
Физическое лицо
Физическое лицо, являющееся собственником нежилого помещения, вправе предоставить свой адрес в качестве юридического адреса организации или ИП. Для этого ему необходимо:
- Написать гарантийное письмо установленной формы
- Приложить копию правоустанавливающих документов на объект недвижимости (свидетельство о собственности, выписка из ЕГРН)
Юридическое лицо
Юридическое лицо может предоставить свой фактический адрес местонахождения в качестве юридического адреса другой организации в двух случаях:
- Если оно является собственником нежилого помещения. Тогда применяются те же правила, что и для физлица-собственника.
- Если оно арендует нежилое помещение у другого юрлица или физлица. В этом случае нужно получить письменное согласие от собственника помещения на предоставление его адреса в качестве юридического адреса организации или ИП, а также гарантийное письмо от арендатора.
Как видите, во втором случае нужно сразу два документа. Это связано с тем, что фактически адрес предоставляет не собственник, а арендатор помещения.
Особенности предоставления юридического адреса частного дома или квартиры
Иногда бывают ситуации, когда использовать адрес частного домовладения или квартиры в качестве юридического адреса организации все же нужно и допустимо по закону.
Это возможно, если деятельность компании или ИП не связана с производством, не требует специального разрешения (лицензии), а также если в жилом помещении зарегистрированы учредители, участники или руководитель организации.
В таком случае для регистрации юридического адреса на квартиру или частный дом потребуются:
- Гарантийное письмо собственника о предоставлении юридического адреса
- Письменное согласие всех собственников жилого помещения
- Документы, подтверждающие право собственности на квартиру или дом (ЕГРН, свидетельство о праве собственности)
Порядок оформления гарантийного письма о предоставлении юридического адреса
Гарантийное письмо оформляется в произвольной форме на листе формата А4. Обычно такие письма пишутся от руки или распечатываются.
Однако есть ряд обязательных требований к реквизитам и содержанию письма.
Обязательные реквизиты гарантийного письма
Любое гарантийное письмо должно содержать:
- Данные о лице, предоставляющем адрес (ФИО и паспортные данные для граждан, полное наименование, ИНН, ОГРН - для юридических лиц)
- Данные о предоставляемом объекте недвижимости (адрес, кадастровый номер, площадь)
- Данные о лице, которому предоставляется адрес (наименование организации)
- Срок, на который предоставляется адрес
Содержание гарантийного письма
Текстовая часть письма обычно начинается словами «Настоящим письмом гарантирую предоставление адреса...» далее идет суть самой гарантии.
В тексте гарантийного письма обязательно должны быть слова, подтверждающие право лица предоставить указанный адрес. Например, ссылка на документы о праве собственности.
Приложения
К гарантийному письму в обязательном порядке должны прилагаться копии документов, подтверждающих права лица на объект недвижимости по этому адресу.
Это может быть:
- Выписка из ЕГРН
- Свидетельство о праве собственности
- Договор аренды с собственником (если письмо предоставляет арендатор)
Подпись и печать
В конце гарантийного письма обязательно должна стоять собственноручная подпись лица, предоставляющего адрес, с расшифровкой подписи. Если это юрлицо - подпись генерального директора или иного уполномоченного лица.
Также если у лица есть печать, гарантийное письмо заверяется печатью в установленном месте.
Куда и как подавать гарантийное письмо
Гарантийное письмо подается непосредственно в налоговый орган вместе с остальным пакетом документов на государственную регистрацию организации или ИП.
Соответственно порядок подачи такой:
- Лицо, регистрирующее компанию, получает от арендодателя или собственника гарантийное письмо и пакет других документов
- Подает документы в регистрирующий орган (как правило, это ФНС)
Способы подачи:
- Лично
- Почтой с уведомлением и описью
- Через банк или нотариуса
- В электронном виде через портал Госуслуг (для ряда случаев)
Образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса от арендодателя
Рассмотрим конкретный пример гарантийного письма для офиса от юрлица-арендодателя.
Как видно из образца, присутствуют все обязательные реквизиты - сведения об арендодателе, арендуемом помещении, лице которому предоставляется адрес, а также указан срок.
Текстовая часть начинается стандартной фразой, далее идет суть гарантии и ссылка на право предоставить адрес.
В конце - подпись гендиректора и печать организации-арендодателя.
Данный образец гарантийного письма можно взять за основу и внести необходимые изменения применительно к вашему случаю.