Грамотное внесение исправлений в документацию имеет колоссальное значение. От этого зависит юридическая сила бумаг, возможность получения компенсаций, избежание штрафов и других неприятных последствий ошибок. Давайте разберемся, как правильно делать пометку "Исправленному верить".
Основные правила исправления документов
Существует ряд документов, где внесение исправлений запрещено или ограничено. К таким относятся:
- Кассовые документы
- Банковские документы
- Учредительные документы
В этих случаях исправление ошибок невозможно - документ придется переоформлять полностью. В остальных документах правки разрешены при соблюдении определенных правил:
- Неверную информацию зачеркивают одной тонкой чертой
- Рядом пишут верные данные
- Делают надпись "Исправлено" или "исправленному верить"
- Указывают дату исправления
- Ставят подписи ответственных лиц
Например:
Важный момент - исправления должны быть понятны для прочтения. Нельзя замазывать ошибки или стирать их полностью. Рассмотрим нюансы внесения правок для наиболее распространенных документов.
Больничный лист
В больничном листе исправления допустимы, если ошибка допущена работодателем. Например, неверно указано название организации или расчет суммы пособия.
Чтобы внести исправления в больничный лист, нужно:
- Перечеркнуть неверную запись
- Сделать верную запись на оборотной стороне листа
- Поставить пометку "Исправленному верить" и дату
- Заверить подписью ответственного лица и печатью организации
| Неверная запись | Иванов Иван Иванович |
| Правильная запись | Иванов Иван Сергеевич |
Если ошибка допущена медработником, то исправлять больничный запрещено. Придется получать новый.
Трудовая книжка
Чаще всего ошибки в трудовой книжке возникают при смене фамилии сотрудника. Исправления вносят на титульном листе:
- Зачеркнуть неверную фамилию
- Записать новую
- Сделать отметку со ссылкой на документ, подтверждающий изменение фамилии
- Поставить подпись и печать
Например: "Фамилия Иванова исправлена на Петрова на основании свидетельства о браке от 11.05.2018 No 483"
Если ошибка обнаружена в разделе "Сведения о работе", то зачеркивать запись нельзя. Нужно сделать новую правильную запись под следующим порядковым номером.
На данный момент мы разобрали основные правила исправления документов и нюансы для больничных листов и трудовых книжек. Эта информация позволит избежать типичных ошибок при внесении правок и поможет сохранить юридическую силу важных документов.
Работа с электронным документооборотом
В последнее время многие организации переходят на электронный документооборот. Это вносит определенные особенности в процесс внесения исправлений.
Оформление электронных исправительных документов
Для исправления электронных документов нужно составлять отдельный файл исправительных записей. В нем указывают:
- Ссылку на оригинальный документ
- Порядковый номер исправления
- Дату исправления
- Правильные данные
Этот документ подписывают электронной подписью ответственных лиц.
Рекомендуемые программы
Для удобной работы с электронным документооборотом рекомендуем использовать такие программы как СБИС, Directum, DocsVision. Они автоматизируют контроль версий документов и позволяют грамотно оформлять электронные правки.
Восстановление утраченных документов
Иногда из-за разных причин могут быть утеряны оригиналы важных документов. Как правильно действовать в таких ситуациях?
В первую очередь руководитель организации должен создать комиссию для выяснения обстоятельств утраты. В нее могут входить юристы, бухгалтеры, сотрудники документооборота. При необходимости привлекают правоохранительные органы.
Сбор объяснительных записок
Комиссия опрашивает сотрудников, которые могли иметь доступ к утерянным документам или отвечали за их хранение. От них берут письменные объяснения с подробным описанием известных им обстоятельств.
На основании собранных данных комиссия восстанавливает содержание утраченных документов. Это может быть сделано путем сверки с копиями, данными из информационных систем, другими источниками.
Таким образом можно минимизировать ущерб от утери документов и избежать санкций контролирующих органов.
Дополнительные возможности
Рассмотрим несколько сложных ситуаций, с которыми можно столкнуться при исправлении документов, и как правильно действовать в таких случаях.
Иногда на самом документе не хватает места, чтобы разместить исправленную информацию. Тогда можно использовать дополнительные листы, на которых продолжить фиксацию данных.
На основном документе в конце делается запись, что продолжение следует на дополнительном листе. Этот лист также подписывается и заверяется.
Исправление ошибки контрагента
Если ошибка обнаружена в документе, которым вы обменялись с другой организацией, нужно:
- Уведомить контрагента
- Согласовать с ним порядок исправлений
- Внести правки в два экземпляра документа - у себя и у контрагента
Чтобы исправить ошибочно указанную сумму больничных выплат, не нужно править сам лист нетрудоспособности. Следует подать отдельное заявление о перерасчете в ФСС вместе с изначальным больничным листом.