Изменение фамилии работника - распространенная ситуация в кадровом делопроизводстве. Чаще всего фамилию меняют женщины после замужества. При этом работодатель обязан внести соответствующие правки во все кадровые документы, включая трудовую книжку. Актуальность и достоверность данных о сотрудниках - залог успешного взаимодействия с контролирующими органами. Давайте разберемся, как правильно оформить смену фамилии в трудовой книжке и сопутствующих документах.
1. Обязанность работодателя по ведению трудовых книжек
В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ, каждый работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, если эта работа является для работника основной.
Исключение составляют только те работодатели, которые являются физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями. Например, если вы работаете у частного лица по устному договору, трудовая книжка вам вестись не будет.
Однако подавляющее большинство работодателей в России обязаны заполнять трудовые книжки на своих работников. Это касается:
- организаций любой организационно-правовой формы;
- индивидуальных предпринимателей;
- адвокатских кабинетов;
- нотариальных контор;
- иных лиц, чья предпринимательская деятельность подлежит государственной регистрации.
Трудовая книжка ведется по установленной форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225. В ней отражается вся история трудовой деятельности работника с даты, когда она была оформлена.
Порядок заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек регулируется Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.
За нарушение правил работы с трудовыми книжками работодатель несет административную ответственность в виде штрафа:
- от 3000 до 5000 рублей для должностных лиц;
- от 30000 до 50000 рублей для организаций.
Кроме того, работодатель обязан возместить работнику моральный вред, если из-за ненадлежащего ведения кадровых документов работнику был причинен ущерб.
2. Основания для изменения фамилии работника
Наиболее распространенной причиной изменения фамилии работника является вступление в брак. Согласно Семейному кодексу РФ, супруги вправе при заключении брака выбрать общую фамилию, либо сохранить свои добрачные фамилии. При этом выбор фамилии осуществляется супругами по их желанию.
Таким образом, после регистрации брака женщина может:
- сохранить свою добрачную фамилию;
- присоединить фамилию мужа к своей фамилии;
- полностью сменить фамилию на фамилию мужа.
Смена фамилии при вступлении в брак подтверждается свидетельством о регистрации брака, выданным органами ЗАГС.
Помимо замужества, основаниями для изменения фамилии работника могут быть:
- расторжение брака и возвращение добрачной фамилии;
- замена паспорта при достижении 20-ти и 45-ти лет;
- утрата паспорта и получение нового;
- смена фамилии в 14 лет и старше по желанию работника.
Во всех этих случаях изменение фамилии работника влечет обязанность работодателя внести соответствующие правки в трудовую книжку и иные кадровые документы.
3. Порядок изменения фамилии в кадровых документах
Изменение фамилии в трудовой книжке - ответственная процедура, требующая соблюдения установленных правил и фиксации обосновывающих документов. Давайте разберем пошагово, как все должно выглядеть.
Прежде всего, у ответственного за кадры сотрудника должны быть в наличии подтверждающие документы на смену фамилии, а именно:
- паспорт работника;
- свидетельство о браке или его расторжении;
- иные документы (при необходимости).
На основании этих документов в трудовой книжке делается следующая запись:
- Прежняя фамилия зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутый текст.
- Рядом пишется новая фамилия работника.
- На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на реквизиты подтверждающих документов.
- Ссылка на документы заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
Аналогичным образом новая фамилия вносится и в другие кадровые документы, такие как трудовой договор, личная карточка и т.д. При этом важно фиксировать обосновывающие документы и даты внесения изменений.
Такой порядок позволяет прозрачно и корректно оформить смену фамилии работника, избежав ошибок в кадровом делопроизводстве.
Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества - один из наиболее частых случаев корректировки данных о работниках. Чтобы все было оформлено правильно, кадровику нужно следовать вышеописанному алгоритму и тщательно фиксировать подтверждающие сведения.
4. Образец заполнения трудовой книжки при изменении фамилии
Чтобы наглядно продемонстрировать, как должны выглядеть правки в трудовой книжке при смене фамилии работника, давайте рассмотрим конкретный пример.
Допустим, сотрудница организации Иванова Анна Петровна вышла замуж за Иванчина Ивана Сергеевича. После регистрации брака она решила взять фамилию мужа.
В трудовой книжке Анны Петровны должна быть сделана следующая запись:
Иванова Анна Петровна
На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается отметка:
"Фамилия "Иванова" изменена на "Иванчина" на основании Свидетельства о заключении брака серия I-ВМ No 488273 от 03.06.2022 г., выданного Отделом ЗАГС Ленинского района г. Владивостока."
Данная запись заверяется подписью начальника отдела кадров и печатью организации.
Таким образом, изменение фамилии запись в трудовой книжке образец выглядит максимально прозрачно, с четкой ссылкой на обосновывающие сведения.
5. Оформление смены фамилии в трудовом договоре
Помимо трудовой книжки, новые персональные данные работника нужно внести в трудовой договор.
Существует два способа отразить изменение фамилии в трудовом договоре:
- Непосредственно в текст договора внести исправления и заверить их подписями сторон.
- Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
На практике чаще используется второй вариант, как более привычный и удобный.
Дополнительное соглашение к трудовому договору должно содержать следующие пункты:
- ссылку на трудовой договор, к которому заключается соглашение;
- фамилию, имя, отчество сторон;
- новые персональные данные работника;
- дату вступления изменений в силу;
- подписи сторон.
Такое соглашение позволяет юридически грамотно оформить изменение фамилии работника в трудовых правоотношениях с работодателем.
6. Корректировка данных в прочих документах
Помимо вышеперечисленных основных документов, смена фамилии работника должна найти отражение в других кадровых документах, где указываются его персональные данные.
В частности, новая фамилия вносится в:
- личную карточку работника (при ее наличии);
- приказ о предоставлении отпуска;
- приказ о направлении в командировку;
- доверенности, выданные работнику;
- график работы;
- учет рабочего времени и т.д.
Везде также необходимо сделать соответствующие отметки со ссылкой на подтверждающие изменение фамилии документы.
7. Уведомление госорганов о смене фамилии
Помимо внутренних кадровых документов, работодатель обязан проинформировать об изменении фамилии работника государственные органы, в которые ранее были переданы его данные.
В первую очередь, это касается Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования. Новые сведения о фамилии сотрудника нужно предоставить в эти ведомства в установленные сроки.
Кроме того, информация о смене фамилии работника может понадобиться ФНС, Росстату и другим госорганам в зависимости от специфики деятельности организации.
За несвоевременное информирование о смене персональных данных сотрудника работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
8. Порядок уведомления ПФР о смене фамилии
Об изменении фамилии работник может сообщить в ПФР самостоятельно, подав заявление и подтверждающие документы. Однако на практике часто эту обязанность берет на себя работодатель.
Чтобы уведомить ПФР о смене фамилии работника, работодатель должен направить:
- заявление об изменении анкетных данных по форме АДВ-2;
- копию документа, подтверждающего изменение фамилии (свидетельство о браке, паспорт и т.п.).
Документы передаются в ПФР лично, по почте или через электронный сервис. Срок - не позднее 3 рабочих дней со дня получения информации об изменении фамилии.
9. Информирование ФСС о смене фамилии работника
О факте изменения фамилии работника также необходимо сообщить в Фонд социального страхования. Это нужно сделать в течение 3 рабочих дней после получения подтверждающих сведений.
Для информирования ФСС могут использоваться такие каналы как:
- личное обращение в клиентскую службу ФСС;
- заказное письмо;
- электронный сервис «Онлайн-страхователь ФСС».
Важно соблюсти срок и избежать штрафов за несвоевременное предоставление данных о работнике в Фонд социального страхования.
10. Корректировка данных в бухгалтерских документах
Помимо кадровых документов и госорганов, о смене фамилии сотрудника нужно проинформировать и бухгалтерию организации.
В частности, новые персональные данные работника должны быть внесены в такие документы как:
- табель учета рабочего времени;
- расчетно-платежные ведомости;
- платежные поручения на перечисление зарплаты;
- карточки учета сумм начисленных выплат;
- и т.д.
Это необходимо для корректного начисления и уплаты налогов, страховых взносов, а также получения работником причитающихся выплат.
11. Актуализация данных в информационных системах
Если в компании используются информационные системы по управлению персоналом, данные о смене фамилии работника также должны быть обновлены в соответствующих базах.
Это касается таких популярных кадровых систем как:
- 1С:Зарплата и управление персоналом;
- SAP HCM;
- Bitrix24;
- ELMA и др.
Актуализация данных в ИС позволит избежать ошибок и некорректного отражения информации о работнике в отчетности и аналитике.