Журналы регистрации приказов по основной деятельности являются важным инструментом учета документооборота в организациях. Давайте разберемся, для чего они нужны, какие приказы в них регистрируются, и как правильно организовать работу с такими журналами.
Назначение журнала регистрации приказов по основной деятельности
Основное предназначение журнала регистрации приказов по основной деятельности - это учет и контроль исполнения всех распорядительных документов, издаваемых в организации и регламентирующих ее текущую работу.
В журнал вносятся следующие виды приказов:
- по основной деятельности;
- по личному составу;
- распоряжения.
Хотя прямого указания о необходимости ведения такого журнала в законодательстве нет, на практике его наличие дает ряд преимуществ:
- Порядок и систематизация в документообороте организации;
- Облегчение поиска нужных документов;
- Помощь во взаимодействии с контролирующими органами.
Какие приказы регистрируют в журнале
В журнал регистрации приказов по основной деятельности вносятся те распорядительные документы, которые регламентируют деятельность организации в целом и устанавливают общие правила для всех или большинства сотрудников.
К таким приказам относятся:
- Приказы, устанавливающие различные нормы, правила и регламенты деятельности, обязательные для исполнения всеми работниками;
- Приказы, регулирующие основные направления деятельности организации;
- Приказы о назначении на должность руководителя организации и его заместителей;
- Приказы о создании новых структурных подразделений;
- Приказы об утверждении внутренних документов компании (правил, положений, регламентов).
Также в журнал могут вноситься другие приказы, затрагивающие деятельность организации в целом.
Кто отвечает за ведение журнала регистрации приказов
За ведение журнала регистрации приказов по основной деятельности, как правило, отвечает секретарь руководителя или сотрудник кадровой службы.
Ответственное лицо может быть назначено специальным организационно-распорядительным документом.
На лицо, осуществляющее регистрацию приказов в журнале, возлагаются следующие обязанности:
- Своевременное и правильное заполнение журнала;
- Контроль за исполнением приказов;
- Обеспечение хранения журнала;
- Недопущение потери журнала.
Такое лицо несет ответственность за достоверность вносимых в журнал данных.
Порядок заполнения журнала регистрации приказов
При заполнении журнала регистрации приказов по основной деятельности указываются следующие реквизиты:
- порядковый номер приказа;
- дата приказа;
- заголовок (краткое содержание) приказа;
- подпись лица, зарегистрировавшего приказ.
Приказы вносятся в журнал строго в хронологическом порядке.
Исправления в журнале допускаются только путем аккуратного зачеркивания неверных данных и внесения правильных. Подчистки и помарки недопустимы.
Рекомендуется ежегодно оформлять новый журнал регистрации приказов, нумерация в котором начинается заново.
Таким образом, журнал регистрации приказов является важным элементом организации документооборота на предприятии. Правильное его оформление и ведение позволяет обеспечить учет и сохранность всех управленческих решений.
Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
Рассмотрим образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. Он обычно состоит из титульного листа и самих страниц для записей.
На титульном листе указывают:
- Название журнала
- Период, на который он ведется (календарный год)
- Наименование организации
- Сведения об ответственном за ведение лице (ФИО, должность)
Сами страницы журнала представляют собой таблицу со следующими графами:
- порядковый номер;
- дата приказа;
- краткое содержание;
- отметка об исполнении;
- примечания.
Форма журнала регистрации приказов
Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности не унифицирована и может разрабатываться организацией самостоятельно с учетом особенностей ее работы.
Главное, чтобы форма журнала обеспечивала запись всех необходимых реквизитов приказов и позволяла вести их учет и контроль исполнения. Также важно предусмотреть графы для внесения исправлений.
Журнал регистрации приказов основной деятельности можно приобрести в типографии или скачать готовый образец в интернете.
Бланки журналов обычно имеют титульный лист, лист с указанием ответственных лиц, а также основные страницы в виде таблицы с предусмотренными графами.
Использование готового бланка журнала регистрации приказов позволяет экономить время на разработку формы и обеспечивает соответствие установленным требованиям.
Электронный журнал регистрации приказов основной деятельности
В настоящее время все чаще применяется электронный журнал регистрации приказов основной деятельности.
Он может вестись с использованием специальных программ документооборота или в виде электронных таблиц.
Преимущества электронного журнала регистрации:
- Быстрый поиск документов по различным параметрам
- Экономия бумаги и места для хранения
- Удобство резервного копирования и архивирования данных
Таким образом, переход на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу с журналами регистрации приказов.
Рекомендации по работе с журналом регистрации приказов
Рассмотрим основные рекомендации по работе с журналом регистрации приказов по основной деятельности.
Во-первых, важно правильно организовать сам процесс регистрации приказов. Необходимо:
- Регистрировать приказы своевременно, в день их подписания или поступления.
- Соблюдать хронологический порядок.
- Проверять правильность реквизитов перед внесением записи.
- Следить за исполнением приказов.
Типичные ошибки при работе с журналом регистрации приказов
Чтобы избежать ошибок при работе с журналом регистрации приказов, нельзя:
- Допускать неполное заполнение обязательных реквизитов.
- Нарушать хронологию внесения записей.
- Делать исправления, подчистки, помарки.
- Терять листы журнала или вырывать их.
Контроль за ведением журнала регистрации приказов
Важно организовать контроль за ведением журнала регистрации приказов. Это позволит:
- Избежать ошибок и нарушений.
- Выявить проблемные места в работе.
- Повысить исполнительскую дисциплину.
Контроль можно возложить на определенное должностное лицо или осуществлять в рамках внутренних аудитов.
Автоматизация процесса регистрации приказов
Эффективным решением является автоматизация процесса регистрации приказов с использованием специальных программных средств, которые позволяют:
- Снизить трудозатраты.
- Минимизировать ошибки.
- Оптимизировать документооборот.
Как контролировать исполнение зарегистрированных приказов?
Важным вопросом является контроль за исполнением приказов, зарегистрированных в журнале. Существует несколько основных способов.
Во-первых, в журнале может быть предусмотрена специальная графа для отметок об исполнении, куда вносится информация о факте исполнения приказа и дате.
Во-вторых, исполнение приказов может контролироваться путем составления отдельных актов или справок об исполнении, которые прилагаются к приказу.
В-третьих, может вестись журнал контроля, куда заносятся все зарегистрированные приказы для отслеживания хода их исполнения.
Какие меры принимаются при обнаружении ошибок в журнале регистрации приказов?
Если при проверке журнала регистрации приказов обнаруживаются различного рода ошибки, то принимаются следующие меры:
- Ошибочные записи аккуратно зачеркиваются.
- Рядом вносятся правильные данные.
- Вносятся соответствующие исправления в сами приказы.
- Фиксируются причины возникновения ошибок.
- Проводится служебное расследование.
- Принимаются меры по недопущению подобных ошибок.
Как осуществляется переход на электронный журнал регистрации приказов?
Переход на электронный журнал регистрации приказов осуществляется в несколько этапов:
- Выбирается программное обеспечение.
- Разрабатываются формы электронного журнала.
- Обучаются ответственные сотрудники.
- Утверждается регламент ведения электронного журнала.
- Производится тестовое заполнение.
- Электронный и бумажный журналы ведутся параллельно.
- По итогам тестирования принимается решение о полном переходе на электронный документооборот.
Как организовать хранение журналов регистрации приказов?
Для правильной организации хранения журналов регистрации приказов необходимо:
- Составить номенклатуру дел с указанием сроков хранения.
- Обеспечить наличие специально оборудованного помещения.
- Соблюдать условия хранения (температурный режим, влажность).
- Проводить регулярную проверку наличия и состояния журналов.
- Обеспечить защиту от несанкционированного доступа.
Архивное хранение журналов регистрации приказов
Оформленные в установленном порядке и полностью заполненные журналы регистрации приказов должны передаваться на архивное хранение в соответствии с номенклатурой дел.