Точно и правильно составленная внутренняя опись дела позволяет быстро найти любой документ в архиве компании. Однако многие сотрудники не умеют грамотно ее заполнять. Эта статья научит вас составлять и использовать внутреннюю опись дела по всем правилам. Вы узнаете, какие документы в нее включать, как правильно заполнять все реквизиты, использовать опись в работе с архивом. Следуйте дальнейшим рекомендациям пошагово - и внутренняя опись дела не будет для вас сложной задачей!
Что такое внутренняя опись дела и зачем она нужна
Внутренняя опись дела - это перечень документов, входящих в состав конкретного дела, оформленный по определенным правилам. Она позволяет систематизировать документы в деле и облегчает последующий поиск нужной информации.
Основное назначение внутренней описи дел:
- Учет документов, входящих в дело
- Контроль наличия и движения документов в деле
- Поиск нужных документов в деле
- Проверка полноты дела при его использовании
Таким образом, основные преимущества внутренней описи дела:
- Систематизация документов в деле
- Оперативный поиск документов
- Контроль наличия документов в деле
- Возможность быстрой проверки комплектности дела
Какие документы необходимо включать во внутреннюю опись
Во внутреннюю опись дела рекомендуется включать все документы, которые подшиты в данное дело. Как правило, это:
- Распорядительные документы (приказы, распоряжения)
- Протоколы заседаний, совещаний
- Акты (инвентаризации, списания, экспертизы и пр.)
- Договоры
- Служебные и докладные записки
- Переписка
При небольшом объеме дела в опись можно включать все имеющиеся в деле документы. Если же дело большое по объему, в опись включают наиболее важные документы (см. таблицу).
| Распорядительные документы | Обязательно |
| Протоколы | Обязательно |
| Акты | По решению |
| Переписка | Выборочно |
Во избежание ошибок рекомендуется:
- Не включать в опись документы, которых фактически нет в деле
- Не пропускать документы, имеющиеся в наличии
- Не добавлять в опись документы из других дел
Таким образом, внутренняя опись должна точно соответствовать фактическому составу документов в конкретном деле.
Порядок заполнения внутренней описи дела
Внутренняя опись дела заполняется по определенным правилам. Рассмотрим подробнее порядок заполнения основных реквизитов.
- Заголовок дела
- Крайние даты документов дела
- Количество листов в деле
- Сведения о каждом документе дела
В заголовке дела указывается, какое именно дело описывается данной описью. Например, "Дело № 5. Договоры с поставщиками за 2019 г.".
Крайние даты определяют период, за который сформировано данное дело. Указываются число, месяц и год даты самого раннего и самого позднего документов дела.
Общее количество листов в деле подсчитывается на момент составления описи. При последующих изменениях состава документов общее количество листов может меняться.
Далее в описи перечисляются все документы дела. Для каждого документа указываются:
- Порядковый номер документа по описи
- Индекс документа (если имеется)
- Дата документа
- Заголовок документа
- Номера листов, на которых расположен документ
Расположение документов в описи рекомендуется по хронологии или по видам документов. Это облегчит последующий поиск.
Типичные ошибки при заполнении внутренней описи дела
Чтобы избежать ошибок при заполнении внутренней описи дела, следует помнить:
- Проверять соответствие заголовков документов их содержанию
- Указывать правильные даты на документах
- Не пропускать документы при перечислении
- Следить за порядком нумерации листов и документов
Также недопустимо вносить в опись данные о документах, фактически отсутствующих в деле. Любое несоответствие описи реальному составу дела недопустимо.
Правила хранения внутренней описи дела
Внутренняя опись дела подлежит постоянному хранению. Она может храниться:
- В начале дела
- В конце дела
- На обороте обложки дела
Наиболее распространенный способ - хранение описи в начале дела. Это позволяет сразу при открытии дела видеть его состав и при необходимости быстро находить нужный документ.
Использование внутренней описи для поиска документов в деле
При необходимости найти какой-либо документ в деле следует обратиться к внутренней описи дела. По номеру, дате или заголовку документа по описи определяются номера листов дела, на которых находится нужный документ.
Также при выдаче дела во временное пользование по описи проверяется комплектность и контролируется возврат документов в полном объеме.
Особенности внутренней описи личного дела
Внутренняя опись личного дела имеет свою специфику. В ней отражаются документы, относящиеся к трудовой деятельности и личности конкретного сотрудника.
В опись личного дела вносят:
- Документы, предъявленные при приеме на работу
- Приказы о назначениях, перемещениях
- Аттестационные листы
- Заявления сотрудника
- Другие документы личного характера.