Акты сверки - важный инструмент для контроля расчетов с контрагентами. К сожалению, не все знают, как правильно сформировать и распечатать такой документ в 1С. В этой статье мы подробно разберем, как сделать все быстро и без ошибок.
1. Что такое акт сверки и зачем он нужен
Акт сверки - это документ, который содержит информацию о расчетах между двумя организациями за определенный период. Он позволяет сверить данные и выявить возможные расхождения.
Составление актов сверки регулируется следующими нормативными документами:
- Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ;
- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н;
- План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н.
Основными целями составления акта сверки являются:
- Контроль расчетов с контрагентами
- Выявление неучтенных операций
- Исправление ошибок в учете
- Подтверждение остатков на начало и конец периода
- Подготовка к сдаче отчетности
Регулярное проведение сверки расчетов имеет ряд преимуществ:
- Позволяет своевременно обнаружить и устранить ошибки
- Снижает риск возникновения разногласий с контрагентами
- Дисциплинирует сотрудников бухгалтерии
- Является требованием для сдачи годовой отчетности
Отсутствие регулярных сверок чревато следующими рисками:
- Накопление ошибок и искажение отчетности
- Возникновение долгов и штрафов из-за расхождений с контрагентами
- Неверное отражение НДС
- Проблемы при проведении налоговых проверок
Бухгалтерскими стандартами рекомендуется проводить сверку расчетов с контрагентами не реже одного раза в квартал. При больших объемах работ лучше делать ежемесячную сверку.
Например, акты сверки часто применяют при подготовке к сдаче квартальной и годовой бухгалтерской отчетности. Это позволяет выявить и исправить ошибки, чтобы отчетность была максимально достоверной.
2. Где найти документ в 1С и как создать новый акт
Чтобы создать акт сверки в 1С, нужно зайти в раздел "Продажи" или "Покупки", в подраздел "Расчеты с контрагентами". Там находится пункт "Акты сверки расчетов".
После нажатия на этот пункт откроется список уже существующих актов сверки. Чтобы создать новый документ, нажимаем кнопку "Создать".
Далее заполняем реквизиты в шапке документа:
- Дата составления акта
- Организация
- Контрагент
- Договор
- Период, за который производится сверка
Особое внимание стоит уделить правильному выбору договора и периода. От этого зависит, какие данные подтянутся в документ.
Далее переходим на вкладку с данными по нашей организации. Чтобы заполнить ее автоматически, нажимаем кнопку "Заполнить".
Программа сама подтянет информацию из проведенных документов по выбранному договору и периоду. При необходимости данные можно отредактировать вручную.
Чтобы получить данные от контрагента для сверки, нужно отправить ему один экземпляр акта. Контрагент в свою очередь присылает акт с заполненными данными со своей стороны.
Полученный от контрагента акт загружается в 1С на вкладку "По данным контрагента". После этого можно сверить обе стороны и внести необходимые исправления.
3. Как согласовать акт сверки с контрагентом
После автоматического заполнения акта в 1С по своей организации, его нужно отправить контрагенту на согласование. Это можно сделать по электронной почте или иным способом.
Контрагент проверяет полученный акт и при наличии замечаний присылает ответ с необходимыми исправлениями. Могут быть расхождения в суммах, остатках, реквизитах и перечне документов.
Все замечания контрагента нужно внимательно проанализировать. При обоснованности замечаний вносятся изменения в акт сверки в 1С.
Если по каким-то позициям стороны не могут прийти к согласию, рекомендуется зафиксировать расхождения в документе. Это позволит в дальнейшем проанализировать спорные моменты.
После устранения всех расхождений и согласования итоговых сумм, акт подписывается обеими сторонами. В 1С нужно установить флажок "Сверка согласована". Это заблокирует возможность редактирования.
Таким образом будет подтверждено, что обе стороны согласны с данными в акте сверки. Это важно для сдачи отчетности и проведения проверок.
4. Как распечатать акт сверки в 1С 8.3
Чтобы распечатать акт сверки в 1С, нужно в форме документа нажать кнопку "Печать". Доступны следующие печатные формы:
- Акт сверки расчетов
- Акт сверки расчетов (краткий вариант)
- Акт сверки расчетов с детализацией по договорам
Варианты различаются детализацией данных. Для согласования с контрагентом, как правило, используется полная форма.
Перед печатью рекомендуется посмотреть предварительный просмотр и при необходимости изменить параметры страницы.
Акт можно напечатать сразу в 2-х экземплярах - по одному для каждой стороны. Экономить расходные материалы можно, если у контрагента есть электронный документооборот.
Таким образом, в 1С можно легко сформировать и распечатать акт сверки с нужными параметрами и данными. Это позволяет оперативно и без ошибок подготовить документ для согласования с контрагентом.
5. Электронный документооборот для актов сверки
С недавнего времени появилась возможность создавать акты сверки в электронном виде без использования бумажных носителей. Это существенно упрощает процесс согласования с контрагентами.
Основными преимуществами электронного документооборота для актов сверки являются:
- Высокая скорость обмена информацией
- Снижение трудозатрат на ручные операции
- Удобство внесения правок и отслеживания версий
- Экономия бумаги и тонера для принтера
Электронные акты сверки, подписанные ЭЦП, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.
Для обмена электронными документами в 1С используется сервис "1С-ЭДО". Он позволяет отправлять акты сверки прямо из программы контрагенту и получать от него ответ для загрузки данных.
Таким образом, благодаря электронному документообороту процесс сверки становится максимально простым и удобным для обеих сторон. Акты можно согласовывать за считанные минуты, не выходя из 1С.
6. Особенности работы с актами сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3
Рассмотрим некоторые нюансы работы с актами сверки в конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3, которые стоит учитывать.
Во-первых, в данной версии возможно автоматическое заполнение акта только по документам из нашей организации. Для внесения данных контрагента потребуется ручной ввод.
Во-вторых, после заполнения акта по своей организации рекомендуется сразу проводить документ, иначе данные могут не сохраниться. Также после проведения акт уже нельзя будет редактировать.
В-третьих, для максимально полного отражения операций лучше использовать разделение по договорам в печатной форме. Это позволит контролировать расчеты по каждому договору в отдельности.
В-четвертых, флажок "Сверка согласована" лучше ставить уже после получения подписанного акта от контрагента. Иначе не получится внести имеющиеся у него корректировки.
В-пятых, проводить сверку взаиморасчетов рекомендуется не реже 1 раза в квартал, а при больших объемах работ - ежемесячно. Это позволит оперативно находить и устранять ошибки.
7. Ручное заполнение акта сверки
Хотя в 1С предусмотрено автоматическое заполнение актов сверки, в некоторых случаях требуется ручной ввод данных. Это может потребоваться:
- При отсутствии электронного обмена с контрагентом
- Для внесения данных контрагента в акт
- При наличии ошибок в автозаполнении
- При заполнении акта за прошлые периоды
Ручной ввод требует внимательности и аккуратности, чтобы не допустить ошибок, неточностей и искажения информации. Рекомендуется делать его на основании первичных документов по расчетам.
Также вручную могут вноситься данные об остатках на начало периода, если они отличаются у сторон. Остатки на конец автоматически пересчитаются после заполнения всех операций.
8. Хранение актов сверки в 1С
Сформированные акты сверки рекомендуется хранить непосредственно в базе 1С в специальном журнале документов. Это обеспечит:
- Быстрый поиск нужного акта
- Удобство просмотра и печати
- Защиту от потери данных
- Простоту создания новых актов на основе
Также для удобства можно создать специальный справочник контрагентов и договоров, по которым проводилась сверка расчетов. Это ускорит отбор данных при заполнении актов.
Наряду с хранением в 1С рекомендуется дублировать акты сверки в виде файлов вне информационной базы. Это позволит восстановить данные в случае технических сбоев.
9. Настройка рассылки актов сверки
Чтобы автоматизировать процесс отправки актов сверки контрагентам, в 1С можно настроить соответствующие уведомления и рассылки:
- Уведомление ответственным сотрудникам по e-mail о необходимости сверки с контрагентом
- Автоматическая отправка акта сверки контрагенту по заранее заполненным реквизитам
- Напоминание о необходимости получения ответных документов от контрагента
Такая автоматизация позволит избежать пропуска сроков сверки и своевременно обнаруживать возможные расхождения в расчетах с контрагентами.
10. Особенности сверки расчетов с иностранными контрагентами
При сверке взаиморасчетов с иностранными контрагентами в 1С есть ряд особенностей:
- Необходимость отражения операций в иностранной валюте
- Учет курсовых разниц при пересчете валют
- Отражение сумм НДС по ставкам другой страны
- Увеличенные сроки согласования и отправки документов
Требуется тщательная проработка данных по каждой операции в иностранной валюте при заполнении акта. Это позволит избежать расхождений и неточностей при сверке.
